Tuyển dụng thư ký đi làm ngay T4/2024

Tuyển dụng thư ký luôn là nhu cầu quan trọng đối với các công ty. Thư ký không chỉ hỗ trợ quản lý công việc hành chính mà còn là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận. Trong bối cảnh hiện nay, việc tuyển dụng thư ký ngày càng trở nên cấp thiết, ngoài kỹ năng chuyên môn thì khả năng thích ứng và giao tiếp là những kỹ năng cần phải có của một thư ký. Theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về tính chất công việc và tình hình tuyển dụng việc làm thư ký.

Nhu cầu tuyển dụng thư ký ngày càng tăng cao tại các thành phố lớn

1. Cơ hội việc làm thư ký hiện nay

Cơ hội việc làm cho vị trí thư ký hiện nay đang mở rộng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Điểm đặc biệt là nhiều công ty hiện nay không đặt ra yêu cầu quá cao về kinh nghiệm làm việc cho vị trí này, tạo điều kiện cho các bạn mới tốt nghiệp có cơ hội thể hiện và phát triển. Đối với vị trí thư ký, các công ty thường chỉ yêu cầu bằng cấp từ đại học hoặc cao đẳng, cùng với đó là khả năng giao tiếp, tổ chức công việc và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.

Cơ hội việc làm thư ký ngày càng mở rộng khi nhiều ngành nghề đang cần tuyển dụng

Cơ hội việc làm trong lĩnh vực này không chỉ dừng lại ở những công việc hành chính thông thường mà còn mở ra cánh cửa để phát triển kỹ năng quản lý, tham gia vào các dự án lớn và có cơ hội học hỏi từ các chuyên gia trong ngành. Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu tuyển dụng thư ký có khả năng sử dụng công nghệ hiện đại, linh hoạt trong giao tiếp cũng như xử lý thông tin đang ngày càng tăng.

Với một thị trường lao động sôi động, việc tìm kiếm và ứng tuyển vào vị trí thư ký tại các công ty, tổ chức sẽ mở ra nhiều cơ hội cho những người trẻ, năng động, có mong muốn phát triển sự nghiệp của mình trong môi trường chuyên nghiệp.

2. Một số việc làm thư ký phổ biến hiện nay

Trong thị trường tuyển thư ký đa dạng loại hình như hiện nay, vị trí thư ký không còn giới hạn trong các công ty hành chính thông thường mà đã phát triển theo nhiều hướng khác nhau, phù hợp với từng ngành nghề cụ thể. Mỗi vị trí thư ký mang lại sẽ có những yêu cầu và kinh nghiệm chuyên môn khác nhau. Dưới đây là 1 số công việc thư ký được tuyển dụng phổ biến hiện nay:

Một số việc làm thư ký phổ biến hiện nay

2.1. Thư ký giám đốc

Đầu tiên đó là loại hình tuyển dụng thư ký tổng giám đốc, hay còn được biết đến với tên gọi trợ lý tổng giám đốc. Đây được xem là người đảm nhận hỗ trợ trực tiếp cho tổng giám đốc trong việc xử lý các công việc hành chính, thực hiện cuộc gọi và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên. Vị trí này không chỉ giới hạn ở việc hỗ trợ cá nhân mà còn là đại diện cho khối văn phòng, đóng vai trò khá quan trọng khi họ là mắt xích liên kết giữa tổng giám đốc và các bộ phận khác trong công ty, giúp thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và chính xác.

Thư ký giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc và có thể hỗ trợ quản lý dự án

Trong môi trường công ty lớn và các tập đoàn, vị trí này thường được xem là cần thiết để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra được ổn định. Ngược lại, ở các công ty nhỏ hơn, vị trí này có thể không xuất hiện, thay vào đó là sự hiện diện của các phó giám đốc hoặc các vị trí quản lý khác. Trợ lý tổng giám đốc cần có kỹ năng tổ chức, giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của vị trí đa nhiệm này.

2.2. Thư ký công trình

Thư ký công trình đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án tại các công trình xây dựng. Công việc của họ bao gồm nhiều nhiệm vụ đa dạng như xử lý giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và quản lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp lịch trình công tác cho các thành viên khác trong nhóm. Họ cũng chịu trách nhiệm cập nhật tình hình hoạt động và tiến độ thi công của dự án.

Thư ký công trình hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án tại các công trình xây dựng

Thời gian làm việc của loại hình việc làm thư ký công trình thường làm việc tại văn phòng, có thể làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian. Đặc biệt, họ có thể tăng ca khi dự án đang trong giai đoạn nước rút để hoàn thành. Vị trí này rất phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm, giao tiếp hiệu quả và luôn sẵn sàng đưa ra các sáng kiến tạo động lực trong công việc.

Vai trò và trách nhiệm cụ thể của một thư ký công trình có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình tổ chức mà họ làm việc cho. Đây là công việc đòi hỏi ứng viên phải có trình độ chuyên môn tốt cùng với kỹ năng mềm phù hợp để đáp ứng nhu cầu của công việc.

2.3. Thư ký y khoa

Việc làm thư ký y khoa là được xem là một vị trí tuyển dụng mang tính chất khá đặc thù và ngày càng quan trọng trong ngành y tế. Trước đây, các công việc này thường được thực hiện bởi các điều dưỡng viên, gây ra không ít khó khăn trong quản lý và làm tăng gánh nặng cho nguồn nhân lực tại các cơ sở y tế. Tuy nhiên, với sự phát triển của xã hội, nhu cầu về chất lượng phục vụ trong ngành y tế đã tăng lên, dẫn đến sự ra đời của ngành nghề thư ký y khoa. Vai trò của họ không chỉ giới hạn ở hỗ trợ hành chính mà còn là cầu nối giữa người bệnh và các chuyên gia y tế, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Công việc thư ký khoa ngày càng được quan tâm nhiều hơn trong thời gian gần đây

Các thư ký y khoa cần có kỹ năng hành chính, hiểu biết về thuật ngữ y tế và quen thuộc với các quy trình y tế cũng như thực hành kinh doanh trong lĩnh vực y tế. Hiện nay, có nhu cầu cao trong việc tuyển dụng thư ký y khoa tại các cơ sở y tế và các khóa học đào tạo thư ký y khoa được tổ chức nhằm cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao, giảm tải công việc cho bác sĩ và điều dưỡng, đồng thời cải thiện chất lượng phục vụ người bệnh.

3. Mô tả công việc thư ký

Vị trí thư ký không chỉ đơn giản là công việc hành chính thông thường, mà còn yêu cầu sự linh hoạt, tỉ mỉ và khả năng tổ chức công việc hiệu quả.

Mô tả công việc thư ký

Dưới đây là mô tả chi tiết về các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể mà một thư ký cần thực hiện:

• Sắp xếp lịch làm việc hàng ngày tại văn phòng, lịch công tác và lịch họp.

• Tổ chức và ghi chép biên bản các cuộc hội ý và họp, tổng hợp nội dung để phục vụ quản lý điều hành.

• Ghi lại ý kiến của lãnh đạo và truyền đạt thông tin tới các đơn vị liên quan.

• Phân loại và xử lý văn bản, công việc trong thời hạn sớm nhất.

• Đảm bảo các văn bản được giải quyết một cách chính xác, nhanh chóng và bảo mật.

• Thu thập thông tin, số liệu và tra cứu tài liệu tham khảo.

• Biên – phiên dịch tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.

• Sắp xếp chỗ ngồi đợi cho khách, chuẩn bị nước uống và thức ăn nhẹ trước cuộc gặp.

• Hỗ trợ ghi chép thông tin các cuộc họp với khách hàng.

• Soạn thảo lịch trình chuyến đi, bao gồm mục đích, địa điểm, thời gian và các tài liệu cần thiết.

• Đặt vé phương tiện giao thông và khách sạn.

• Lập hồ sơ chuyến đi và quản lý chi phí liên quan.

4. Kỹ năng cần có của một thư ký

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhà tuyển dụng và tạo dấu ấn nổi bật so với các ứng viên khác, việc nắm vững kiến thức chuyên môn là không đủ. Bạn cần trang bị thêm một loạt các kỹ năng mềm và kỹ năng quản lý thực tế, giúp bạn không chỉ hoàn thành công việc tốt hơn mà còn giúp bạn dễ dàng thăng tiến sự nghiệp. Dưới đây là 1 số kỹ năng cần có của 1 thư ký:

Kỹ năng cần có của một thư ký

4.1. Kỹ năng nghiệp vụ

Thư ký cần phải thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn như kế toán, tài chính, nhân sự, văn thư. Họ phải có kỹ năng ghi chép biên bản, chuẩn bị hồ sơ và tài liệu dựa trên yêu cầu của cấp trên, cũng như kỹ năng truyền đạt, giải thích vấn đề và tham vấn.

Kỹ năng nghiệp vụ là một trong những kỹ năng mà thư ký cần phải có

4.2. Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề

Thư ký cần có khả năng giải quyết vấn đề một cách đơn giản và hợp lý. Điều này đòi hỏi sự rèn luyện và kinh nghiệm thực tế trong công việc.

Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp mọi thứ diễn ra thuận lợi, giúp tối ưu hóa chất lượng công việc

4.3. Kỹ Năng Giao Tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt cho một thư ký. Họ cần biết cách xây dựng mối quan hệ, tạo thiện cảm với đối tác, cũng như khả năng đàm phán và xử lý tình huống khẩn cấp một cách linh hoạt và khéo léo.

4.4. Kỹ năng sắp xếp công việc

Kỹ năng sắp xếp công việc đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với một thư ký, đặc biệt khi phải đối mặt với hàng trăm công việc cần được xử lý mỗi ngày. Khả năng tổ chức và sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý không chỉ giúp thư ký quản lý được lượng công việc lớn mà còn đảm bảo hiệu quả công việc cho lãnh đạo và toàn bộ đội ngũ.

4.5. Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những yếu tố không thể thiếu đối với công việc của một thư ký. Khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm như Word, PowerPoint, và Excel không chỉ giúp thư ký soạn thảo và lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên máy tính một cách dễ dàng mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc chuẩn bị nội dung thuyết trình, báo cáo thu chi và quản lý dữ liệu.

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng sẽ giúp các ứng viên có lợi thế lớn trong quá trình ứng tuyển

5. Tìm việc làm thư ký ở đâu?

Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm trong lĩnh vực thư ký, có rất nhiều nguồn thông tin hữu ích mà bạn có thể tham khảo. Hai trang web phổ biến và được nhiều người sử dụng là Vieclam.net và Muaban.net, nơi bạn có thể tìm thấy nhiều cơ hội việc làm đa dạng từ các công ty khác nhau.

Tìm việc làm thư ký tại Vieclam.net hoặc Muaban.net

Trên Vieclam.net với đa dạng nhiều tin đăng tìm việc làm, bạn có thể lọc tìm kiếm theo vị trí, mức lương, và yêu cầu kinh nghiệm để tìm ra những công việc phù hợp nhất với bản thân. Trang web này cung cấp thông tin chi tiết về mô tả công việc, yêu cầu cụ thể và thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng.

Tương tự, Muaban.net cũng là một nguồn thông tin tốt để tìm kiếm việc làm thư ký. Trang web này không chỉ cung cấp danh sách việc làm mà còn có các bài viết hữu ích về kỹ năng nghề nghiệp và mẹo tìm việc.

Trên đây là toàn bộ thông tin tuyển dụng việc làm thư ký, hy vọng rằng với những thông trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính chất và những yêu cầu công việc. Đừng quên truy cập thường xuyên vào Vieclam.net để cập nhât tin tức tuyển dụng thư ký TP.HCM hoặc những khu vực lân cận. Bên cạnh đó, bạn có thể tạo hồ sơ xin việc tại đây để giúp nhà tuyển dụng có thể tìm thấy bạn nhanh chóng hơn. Chúc các bạn có những trải nghiệm thú vị tại Vieclam.net