Hướng dẫn cách viết sơ yếu lý lịch tự thuật chi tiết

Sơ yếu lý lịch tự thuật thường xuất hiện trong hồ sơ xin việc, hồ sơ nhập học hoặc khi thực hiện các thủ tục hành chính. Việc kê khai đầy đủ, chính xác sẽ giúp hồ sơ hạn chế sai sót và nhanh chóng được tiếp nhận. Trong bài viết dưới đây, Vieclam.net sẽ được hướng dẫn chi tiết cách viết sơ yếu lý lịch tự thuật theo mẫu 4 trang đang được sử dụng phổ biến hiện nay.

I. Các phần cơ bản trong sơ yếu lý lịch tự thuật

Một bản sơ yếu lý lịch tự thuật tiêu chuẩn sẽ bao gồm các phần nội dung cơ bản sau đây:

• Ảnh chân dung: 1 ảnh thẻ 4x6cm (dành cho hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, khối doanh nghiệp ngoài nhà nước) hoặc 3x4cm (dành cho khối doanh nghiệp ngoài nhà nước). Ảnh phải được chụp rõ mặt, đầu tóc gọn gàng, trang phục lịch sự, phông nền màu xanh hoặc trắng.
• Thông tin cá nhân: Bao gồm các nội dung như họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, nơi thường trú, số CCCD, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày gia nhập Đoàn/Đảng (nếu có) và tình trạng hôn nhân.
• Thông tin gia đình: Bao gồm họ tên, năm sinh, nghề nghiệp và nơi ở hiện tại của các thành viên trong gia đình như bố, mẹ, vợ hoặc chồng, con cái, anh chị em ruột.
• Quá trình học tập và làm việc: Trình bày tóm tắt các mốc thời gian liên quan đến quá trình học tập và công tác, bao gồm tên trường học, cơ quan hoặc doanh nghiệp và chức vụ đã đảm nhiệm.
• Khen thưởng và kỷ luật: Liệt kê các danh hiệu, bằng khen hoặc thành tích nổi bật (nếu có). Đối với nội dung kỷ luật, người khai nên cân nhắc để cập đến để giữ ấn tượng tốt.
• Lời cam đoan và xác nhận: Đây là phần cuối cùng của sơ yếu lý lịch, nơi người khai ký tên và cam kết các thông tin đã kê khai là hoàn toàn đúng sự thật.

II. Cách điền thông tin trên sơ yếu lý lịch tự thuật

Ở phần này, Vieclam.net sẽ hướng dẫn cách điền từng mục trong Sơ yếu lý lịch tự thuật theo đúng trình tự của mẫu, giúp bạn hiểu rõ cần ghi gì và ghi như thế nào. Các nội dung đều được trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, kèm ví dụ minh họa để bạn thuận tiện đối chiếu và hoàn thiện sơ yếu lý lịch một cách chính xác.

Mục 1: Thông tin cá nhân

Phần thông tin cá nhân trong sơ yếu lý lịch giúp cơ quan tiếp nhận nhận diện và xác minh người kê khai. Khi điền mục này, bạn cần ghi đầy đủ, rõ ràng và thống nhất với các giấy tờ tùy thân hiện có. Dưới đây là hướng dẫn điền cụ thể cho mục này:

• Họ và tên: Viết in hoa, có dấu toàn bộ tên của bạn.
• Giới tính: Ghi “Nam” hoặc “Nữ” theo giới tính sinh học.
• Ngày sinh: Ghi theo dạng dd/mm/yy trùng khớp với giấy tờ tuỳ thân.
• Quê quán/Nguyên quán: Theo giấy khai sinh/CCCD, ghi đủ xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành.
• Số CCCD, ngày cấp, nơi cấp: Đối chiếu với CCCD để ghi chính xác.
• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Địa chỉ theo sổ hộ khẩu hoặc thông tin trên CCCD, không viết tắt.
• Chỗ ở hiện nay: Địa chỉ bạn đang sinh sống tại thời điểm kê khai, có thể trùng hoặc khác với nơi thường trú.
• Điện thoại liên hệ: Ghi số đang sử dụng để tiện liên hệ khi cần thiết.
• Dân tộc: Ghi rõ dân tộc của bản thân như Kinh, Tày, Dao, Khmer…, chính xác nhất thì ghi theo giấy khai sinh.
• Tôn giáo: Ghi tôn giáo của bạn, nếu không theo tôn giáo ghi “Không”.
• Trình độ văn hoá: Ghi theo bậc học phổ thông cao nhất đã hoàn thành, thường là 12/12 (tốt nghiệp THPT), hoặc 9/12, 5/12, hoặc 10/10 (hệ 10 năm).
• Kết nạp Đoàn TNCS HCM: Ghi rõ ngày tháng năm kết nạp và nơi kết nạp Đoàn giống trong sổ đoàn hoặc thẻ đoàn viên.
• Kết nạp Đảng: Nếu kết nạp Đảng rồi thì ghi rõ ngày tháng năm kết nạp và nơi kết nạp Đảng. Nếu chưa thì ghi “Chưa kết nạp”.
• Khen thưởng/Kỷ luật: Với khen thưởng, ghi rõ danh hiệu, bằng khen, năm nhận. Kỷ luật ghi rõ hành vi vi phạm, hình thức xử lý, ngày tháng vi phạm.
• Sở trường: Liệt kê 3-5 sở trường, kỹ năng liên quan công việc.
• Khi cần báo tin cho ai: Cung cấp thông tin người thân bao gồm địa chỉ, số điện thoại để liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, thường là bố, mẹ hoặc anh/chị ruột.
• Trình độ chuyên môn: Ghi bậc đào tạo cao nhất (Thạc sĩ, Cử nhân, Kỹ sư, Cao đẳng…), kèm theo loại hình đào tạo (Chính quy, Từ xa, Vừa làm vừa học, Đào tạo ngắn hạn), tên ngành học và trường.
• Tình hình sức khoẻ: Ghi tình hình sức khoẻ trong 6 tháng gần nhất (Tốt, Khá, Trung bình), kèm theo chiều cao và cân nặng nếu được yêu cầu.

Mục 2: Hoàn cảnh gia đình

Phần hoàn cảnh gia đình giúp đơn vị tiếp nhận nắm được thông tin nhân thân và bối cảnh gia đình của người kê khai. Khi điền mục này, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản sau theo đúng mẫu sơ yếu lý lịch:

• Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên bố/mẹ/anh (chị, em), không viết tắt, đúng theo giấy tờ tùy thân hoặc sổ hộ khẩu.
• Năm sinh/Tuổi: 

• • Nếu yêu cầu ghi năm sinh, điền đúng năm sinh theo giấy khai sinh hoặc CCCD (ví dụ: 1977).
  • Nếu yêu cầu ghi tuổi, tính theo tuổi hiện tại tại thời điểm kê khai (lấy năm hiện tại trừ năm sinh, không ghi tuổi mụ).

• Nghề nghiệp/cơ quan công tác: Ghi nghề nghiệp chính của từng thành viên.
• Chỗ ở hiện tại: Ghi chỗ ở của thành viên trong gia đình đang sống tại thời điểm kê khai, có thể trùng hoặc khác với nơi thường trú.
• Họ và tên vợ (hoặc chồng): Nếu có thì điền và ghi cụ thể tuổi, nghề nghiệp, nơi làm việc, chỗ ở hiện tại của vợ (hoặc chồng), còn không thì để trống.
• Họ và tên các con: Nếu có thì điền đầy đủ họ và tên, tuổi và nghề nghiệp, còn không thì để trống.
• Trường hợp người thân đã mất: Vẫn ghi đầy đủ họ và tên, năm sinh của người đó, phần nghề nghiệp hoặc chỗ ở ghi “Đã mất”.

Mục 3: Quá trình hoạt động của bản thân

Mục Quá trình hoạt động của bản thân là nơi tóm tắt các cột mốc học tập và làm việc theo trình tự thời gian, được thể hiện trong bảng làm sẵn trong mẫu:

• Từ tháng/năm đến tháng/năm: Ghi đầy đủ tháng và năm để thể hiện khoảng thời gian bạn tham gia vào từng hoạt động.
• Làm công tác gì?: Nên mô tả ngắn gọn nhiệm vụ chính hoặc vai trò đảm nhiệm.
• Ở đâu?: Ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cơ sở bạn đã học tập, làm việc
• Giữ chức vụ gì?: Nếu bạn từng đảm nhiệm một chức danh cụ thể tại nơi làm việc hay tổ chức, hãy ghi rõ chức vụ đó.

Mục 4: Khen thưởng và kỷ luật

Mục phần thưởng và kỷ luật dùng để ghi nhận quá trình rèn luyện, công tác của bạn tại các đơn vị đã từng làm việc hoặc học tập. Nếu trong quá trình công tác bạn không có khen thưởng và cũng không bị kỷ luật, có thể để trống mục này.

• Khen thưởng: Ghi rõ các danh hiệu, bằng khen hoặc thành tích đã đạt được, kèm theo thời gian và tên đơn vị khen thưởng.
• Kỷ luật: Thông thường không bắt buộc phải ghi. Chỉ nên đề cập khi có yêu cầu cụ thể hoặc khi bạn cần làm rõ thông tin liên quan trong hồ sơ để tránh phát sinh vướng mắc sau này.

III. Hướng dẫn chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch

Nhiều người hiện nay vẫn nhầm lẫn giữa khái niệm công chứng và chứng thực khi làm sơ yếu lý lịch. Trên thực tế, cơ quan có thẩm quyền không công chứng nội dung sơ yếu lý lịch mà chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người kê khai.

Bản chất của việc chứng thực là cán bộ có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong sơ yếu lý lịch đúng là của bạn. Toàn bộ nội dung đã khai bên trong do người kê khai tự chịu trách nhiệm, cơ quan chứng thực không kiểm tra và không chịu trách nhiệm về tính đúng sai của thông tin đó.

1. Địa điểm thực hiện chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch

Theo quy định tại Điều 2 và Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch có thể được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dưới đây. Nghị định này quy định cụ thể thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan thực hiện chứng thực chữ ký.

• Phòng Tư pháp cấp huyện: Người thực hiện là Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng thực hiện.
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Người thực hiện là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND.
• Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng: Người thực hiện là Công chứng viên.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Người thực hiện là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.

Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ khẩu hoặc nơi cư trú, vì vậy bạn có thể lựa chọn cơ quan có thẩm quyền tại bất kỳ địa phương nào thuận tiện cho việc công chứng sơ yếu lý lịch.

2. Giấy tờ cần chuẩn bị khi đi chứng thực

Căn cứ Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, khi đi chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng như CCCD hoặc hộ chiếu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).
• Sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ thông tin nhưng chưa ký tên.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, người chứng thực sẽ yêu cầu bạn ký trực tiếp chữ ký của mình vào sơ yếu lý lịch trước mặt họ. Sau đó, cán bộ có thẩm quyền sẽ ghi lời chứng theo mẫu, đóng dấu xác nhận và ghi vào sổ chứng thực để lưu trữ.

Trường hợp sơ yếu lý lịch có từ hai trang trở lên, lời chứng được ghi ở trang cuối và phải đóng dấu giáp lai. Nếu thực hiện tại bộ phận một cửa, công chức tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ, yêu cầu ký tên và chuyển cho người có thẩm quyền ký, đóng dấu chứng thực.

3. Thời hạn và lệ phí chứng thực Sơ yếu lý lịch

Về thời hạn giải quyết, hồ sơ thường được xử lý trong ngày nếu nộp trước 15 giờ. Trường hợp nộp sau 15 giờ, kết quả sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Về lệ phí, mức phí chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch là 10.000 đồng/trường hợp, mức phí này được quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC. Trường hợp ở đây được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

IV. Những lưu ý quan trọng khi điền sơ yếu lý lịch tự thuật

Để hoàn thiện một bản sơ yếu lý lịch tự thuật chuẩn, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau:

• Chọn mẫu sơ yếu lý lịch phù hợp: Tùy theo mục đích sử dụng, cần chọn đúng loại mẫu như mẫu xin việc phổ thông, mẫu hồ sơ công chức – viên chức, mẫu hồ sơ dự tuyển Học viện Tư pháp, mẫu hồ sơ xin học bổng hoặc mẫu song ngữ dùng cho doanh nghiệp nước ngoài…
• Thống nhất về màu mực: Toàn bộ nội dung chỉ viết bằng một màu mực xanh hoặc đen. Không sử dụng bút chì, bút đỏ hoặc pha trộn nhiều màu mực trong cùng một bản khai.
• Không gạch xóa, sửa chữa: Trường hợp ghi sai thông tin, nên viết lại trên tờ sơ yếu lý lịch mới. Việc tẩy xóa hoặc gạch đè dễ khiến hồ sơ bị đánh giá thiếu nghiêm túc và có thể bị từ chối.
• Ảnh thẻ nghiêm túc: Sử dụng ảnh cỡ 4×6 chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, trang phục lịch sự, tóc tai gọn gàng. Ảnh cần được dán chắc chắn để đóng dấu giáp lai theo quy định.
• Thông tin trùng khớp giấy tờ gốc: Các nội dung như ngày sinh, nơi sinh, nguyên quán, số CCCD phải trùng khớp hoàn toàn với Căn cước công dân và Giấy khai sinh. Sai lệch dù nhỏ cũng có thể phải xác nhận lại tại địa phương.
• Ngày ký và chữ ký: Ngày ký sơ yếu lý lịch nên trùng hoặc sát với ngày xin xác nhận, ngày nộp hồ sơ. Chữ ký phải là chữ ký trực tiếp, không dùng chữ ký in sẵn hay dấu tên.
• Thời hạn xác nhận: Bản sơ yếu lý lịch cần có dấu xác nhận còn hiệu lực, thông thường không quá 06 tháng. Quá thời hạn này, hồ sơ có thể không còn giá trị pháp lý khi nộp xét tuyển hoặc nhập học.

V. Tải mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật chuyên nghiệp tại Vieclam.net

Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi kê khai, bạn có thể tải mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật chuẩn tại Vieclam.net. Các mẫu tại đây được thiết kế với bố cục rõ ràng, thông tin sắp xếp logic, phù hợp cho nhiều mục đích như xin việc, nộp hồ sơ hành chính hay nhập học, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Không chỉ cung cấp các mẫu sơ yếu lý lịch, Vieclam.net còn là nền tảng hỗ trợ người lao động tìm kiếm việc làm hiệu quả. Tại đây, bạn có thể dễ dàng tiếp cận nhiều tin tuyển dụng được cập nhật thường xuyên, đa dạng ngành nghề và vị trí, từ lao động phổ thông đến công việc yêu cầu chuyên môn. Đặc biệt, toàn bộ quá trình tra cứu thông tin và tìm việc trên Vieclam.net đều hoàn toàn miễn phí

VI. Các câu hỏi thường gặp khi điền sơ yếu lý lịch

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cách viết sơ yếu lý lịch tự thuật đúng chuẩn, cùng những lưu ý quan trọng khi kê khai hồ sơ này. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn làm thủ tục nhanh chóng và hạn chế sai sót khi hoàn thiện. Đừng quên ghé thăm Vieclam.net thường xuyên để không bỏ lỡ những cơ hội việc làm hấp dẫn nhé!

Nguồn tham khảo: Thư viện pháp luật, Cổng thông tin điện tử Chính phủ

Có thể bạn quan tâm:

• Hướng dẫn viết sơ yếu lý lịch đi xin việc đầy đủ từng bước
• Cách viết quá trình đào tạo trong sơ yếu lý lịch chuẩn chỉnh
• Cách viết thành phần bản thân trong sơ yếu lý lịch chính xác