Các giấy tờ cần mang theo khi công chứng hồ sơ xin việc

Khi đi xin việc, nhiều công ty yêu cầu nộp bộ hồ sơ có công chứng để đảm bảo tính xác thực. Để tránh sai sót và phải đi lại nhiều lần, bạn cần chuẩn bị đúng giấy tờ và nắm rõ quy trình chứng thực. Bài viết này tổng hợp đầy đủ giấy tờ cần mang theo khi đi công chứng hồ sơ xin việc, cũng như giới thiệu địa điểm và chi phí khi đi công chứng.

I. Các giấy tờ cần mang theo khi công chứng hồ sơ xin việc

Hiện tại, pháp luật không quy định bắt buộc về việc công chứng hay chứng thực bất kỳ giấy tờ nào trong hồ sơ xin việc. Việc này hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, để tăng tính xác thực và chuyên nghiệp, hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu ứng viên nộp các bản sao có chứng thực. Khi đi công chứng và chứng thực, bạn cần chuẩn bị các nhóm giấy tờ sau:

• Giấy tờ bản gốc cần xác minh thông tin: Căn cước công dân, Sổ hổ khẩu, Giấy khai sinh, Bằng tốt nghiệp, Các chứng chỉ liên quan.
• Giấy tờ bản sao cần được công chứng: Bản sao căn cước công dân, Bản sao sổ hộ khẩu, bản sao bằng tốt nghiệp, bản sao các chứng chỉ liên quan.
• Giấy tờ cần chứng thực chữ ký: Sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ thông tin chưa ký tên. Khi chứng thực bạn sẽ ký tên trước mặt người chứng thực, họ sẽ xác nhận chữ ký trong sơ yếu lý lịch là của bạn.

Lưu ý: 

• Theo Điều 13 Nghị định 59/2022/NĐ-CP, bạn có thể sử dụng VNeID mức độ 2 để đối chiếu, xác minh thông tin cá nhân thay cho một số giấy tờ bản gốc khi thực hiện các thủ tục hành chính, bao gồm cả việc chứng thực. 
• Tuy nhiên, việc chấp nhận VNeID mức 2 trong quy trình công chứng hồ sơ xin việc cụ thể còn tùy thuộc vào quy định của từng cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và yêu cầu của nhà tuyển dụng. Bạn nên hỏi rõ trước khi thực hiện.

II. Các trường hợp không được chứng thực

Để đảm bảo tính hợp lệ của các giấy tờ khi công chứng, bạn cần biết những trường hợp mà bản sao từ bản chính hoặc chữ ký sẽ không được chứng thực. Căn cứ Điều 22 và Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp không được chứng thực bao gồm:

Đối với chứng thực bản sao từ bản chính:

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.
• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.
• Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức hoặc không được phép sao chụp.
• Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá Tổ quốc Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
• Bản chính là giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

Đối với chứng thực chữ ký:

• Người yêu cầu chứng thực không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình (không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ).
• Người yêu cầu chứng thực xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

III. Địa điểm, chi phí và thời gian công chứng hồ sơ xin việc

Để quá trình công chứng diễn ra thuận lợi, bạn cần nắm rõ các thông tin về địa điểm, chi phí và thời gian thực hiện.

1. Địa điểm công chứng

Căn cứ Điều 5 và Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các địa điểm tiếp nhận chứng thực bao gồm:

• Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, đặc khu): Là cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và chứng thực chữ ký trong hồ sơ xin việc.
• Phòng công chứng: Là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Nhà nước, nơi các công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tương đương với thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Văn phòng công chứng: Là tổ chức hành nghề công chứng được xã hội hóa (tư nhân), có đầy đủ thẩm quyền pháp lý để thực hiện chứng thực bản sao và chữ ký trên các giấy tờ xin việc tương tự như các cơ quan nhà nước.

2. Chi phí công chứng

Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức thu phí chứng thực đối với các giấy tờ trong hồ sơ xin việc được quy định như sau đây:

Đối với Sơ yếu lý lịch (Chứng thực chữ ký):

• Mức phí: 10.000 đồng/trường hợp. 
• Lưu ý: Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản. Dù trong tờ sơ yếu lý lịch phải ký tên ở nhiều chỗ thì mức phí vẫn chỉ là 10.000 đồng.

Đối với các giấy tờ photo (CCCD, Bằng cấp, Giấy khai sinh…):

• Mức phí cơ bản: 2.000 đồng/trang.
• Với tài liệu nhiều trang: Từ trang thứ 3 trở đi, mức phí giảm còn 1.000 đồng/trang.
• Mức thu tối đa: Không quá 200.000 đồng/bản

3. Thời gian công chứng

Theo Khoản 2 Điều 45 Luật Công chứng 2024 và các quy định hành chính hiện hành:

• Đối với các giao dịch thông thường: Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ.
• Đối với các giao dịch có nội dung phức tạp: Thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
• Các trường hợp đặc biệt: Nếu có sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan hoặc nguyên nhân từ phía người yêu cầu công chứng dẫn đến không đảm bảo thời hạn trên, người yêu cầu có thể thỏa thuận bằng văn bản với tổ chức hành nghề công chứng về thời hạn thực hiện.

Lưu ý: Thời gian để tiến hành xác minh, giám định nội dung liên quan đến giao dịch hoặc thời gian niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản sẽ không được tính vào thời hạn công chứng nêu trên.

IV. Lưu ý khi mang giấy tờ để công chứng trong hồ sơ xin việc

Để đảm bảo quá trình công chứng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ: Mang theo cả bản gốc và bản photo của tất cả các giấy tờ cần công chứng để tránh việc phải đi lại nhiều lần.
• Kiểm tra thời hạn giấy tờ: Đảm bảo các giấy tờ như Căn cước công dân, bằng cấp, chứng chỉ còn thời hạn sử dụng và có giá trị pháp lý.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Các thông tin cá nhân trên Sơ yếu lý lịch và các bản photo phải trùng khớp hoàn toàn với bản gốc.
• Không ký trước khi đến nơi chứng thực: Đối với các giấy tờ cần chứng thực chữ ký (như sơ yếu lý lịch), bạn phải ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực. Bạn không thể nhờ người khác đi chứng thực thay
• Đảm bảo tính hợp pháp của giấy tờ: Chỉ sử dụng giấy tờ hợp pháp, không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có nội dung trái pháp luật để tránh bị từ chối công chứng.
• Kiểm tra dấu và chữ ký trước khi rời đi: Hãy đảm bảo tất cả các bản sao đều có dấu giáp lai (nếu có nhiều trang) và chữ ký tươi của người có thẩm quyền.

V. Tải mẫu bộ hồ sơ xin việc mới nhất tại Vieclam.net

Nhằm hỗ trợ ứng viên hoàn thiện giấy tờ nhanh chóng, Vieclam.net cung cấp danh sách các mẫu bộ hồ sơ xin việc file Word có sẵn. Bạn có thể trực tiếp tải về, chỉnh sửa thông tin phù hợp với năng lực cá nhân và in ra để nộp cho nhà tuyển dụng. Đặc biệt, Vieclam.net còn cung cấp hướng dẫn cách viết từng loại giấy tờ, đảm bảo hồ sơ của bạn đạt chất lượng tốt nhất.

Ngoài việc cung cấp các mẫu hồ sơ tham khảo, Vieclam.net còn là nền tảng tổng hợp thông tin tuyển dụng, được cập nhật thường xuyên cho nhiều nhóm công việc, từ lao động phổ thông đến các vị trí chuyên môn tại nhiều khu vực trên cả nước. Việc chuẩn bị hồ sơ và tìm việc làm trên cùng một nền tảng giúp người lao động chủ động hơn trong quá trình tìm việc và tiết kiệm thời gian ứng tuyển.

VI. Câu hỏi thường gặp

Hy vọng những thông tin được chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn nắm rõ các giấy tờ cần thiết, địa điểm, chi phí và những lưu ý quan trọng khi đi công chứng hồ sơ xin việc. Để tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp và cập nhật các hướng dẫn viết sơ yếu lý lịch, làm hồ sơ xin việc chuyên nghiệp, hãy truy cập Vieclam.net ngay hôm nay!

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách công chứng hồ sơ xin việc khi ở tỉnh khác
• Cách làm hồ sơ xin việc tại nơi tạm trú khi không có ở quê
• Công chứng sơ yếu lý lịch ở đâu? Địa điểm công chứng cụ thể