Khi xin việc ở tỉnh khác, nhiều người lo lắng phải quay về quê quán để thực hiện các thủ tục công chứng giấy tờ. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, bạn có thể đến bất kỳ Cơ quan có thẩm quyền gần nhất để được hỗ trợ. Sau đây, Vieclam.net cung cấp thông tin chi tiết về việc công chứng hồ sơ xin việc khác tỉnh, giải đáp một số thắc mắc liên quan về chi phí và thủ tục.
Mục lục
- I. Công chứng hồ sơ xin việc khác tỉnh được không?
- II. Những giấy tờ cần công chứng trong hồ sơ xin việc
- III. Địa điểm có thể công chứng hồ sơ xin việc tại các tỉnh
- IV. Cách công chứng hồ sơ xin việc tại tỉnh khác
- V. Chi phí và thời gian công chứng hồ sơ xin việc
- VI. Lưu ý khi làm hồ sơ xin việc và công chứng giấy tờ
- VII. Tải mẫu bộ hồ sơ xin việc mới nhất tại Vieclam.net
- VIII. Các câu hỏi thường gặp
- Không có sổ tạm trú có được công chứng hồ sơ tại nơi ở mới không?
- Bản công chứng ở tỉnh này có nộp cho công ty ở tỉnh khác được không?
- Có thể nhờ người thân ở quê đi công chứng hộ sơ yếu lý lịch không?
- Chứng thực sơ yếu lý lịch dùm người khác được không?
- Trường hợp nào bị từ chối chứng thực hồ sơ xin việc?
I. Công chứng hồ sơ xin việc khác tỉnh được không?
Được. Bạn hoàn toàn có thể công chứng hồ sơ xin việc tại Cơ quan có thẩm quyền ở bất kỳ tỉnh/thành phố trên toàn quốc. Căn cứ theo Khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2025), việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú) của người yêu cầu.
Tuy nhiên, dù không phụ thuộc vào nơi cư trú, quyền công chứng khác tỉnh chỉ được thực hiện khi bạn đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Người yêu cầu phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo Điều 47 Luật Công chứng 2014 để tự mình thực hiện và chịu trách nhiệm pháp lý đối với các yêu cầu chứng thực.
- Phải chuẩn bị bản gốc các loại giấy tờ gốc để đối chiếu khi chứng thực bản sao. Đối với Sơ yếu lý lịch, bạn phải thực hiện ký trực tiếp trước mặt công chứng viên hoặc cán bộ có thẩm quyền tại UBND/Văn phòng công chứng.
- Thời điểm công chứng phải ghi rõ ngày, tháng, năm (có thể ghi thêm giờ, phút nếu cần, theo Điều 45 Luật Công chứng 2014) để làm căn cứ xác định tính hiệu lực của hồ sơ.
II. Những giấy tờ cần công chứng trong hồ sơ xin việc
Thực tế, không phải mọi thành phần trong hồ sơ xin việc đều bắt buộc phải công chứng. Bộ phận nhân sự tại doanh nghiệp thường chủ yếu sẽ yêu cầu ứng viên chứng thực các loại giấy tờ, hồ sơ sau đây:
- Sơ yếu lý lịch (Chứng thực chữ ký, phải ký trực tiếp trước mặt cán bộ/công chứng viên).
- Bản sao Căn cước công dân (Chứng thực bản sao từ bản chính).
- Bản sao Sổ hộ khẩu (Chứng thực bản sao từ bản chính).
- Bản sao Giấy đăng ký khai sinh (Chứng thực bản sao từ bản chính).
- Bản sao Văn bằng tốt nghiệp và các chứng chỉ liên quan (Chứng thực bản sao từ bản chính).
Lưu ý:
- Kể từ ngày 01/01/2023, Sổ hộ khẩu giấy đã chính thức không còn giá trị sử dụng. Bạn có thể chứng thực bản sao Căn cước công dân gắn chíp, sử dụng Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc xuất trình thông qua ứng dụng VNeID mức độ 2, tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng.
- Bạn nên công chứng mỗi loại giấy tờ từ 3 – 5 bản. Việc này giúp dễ dàng hơn khi ứng tuyển nhiều nơi cùng lúc, vì đa số các doanh nghiệp sẽ không trả lại hồ sơ nếu bạn không trúng tuyển. Tránh được tình trạng phải tốn công sức và thời gian đi công chứng nhiều lần.
III. Địa điểm có thể công chứng hồ sơ xin việc tại các tỉnh
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (trừ trường hợp người yêu cầu già yếu, đau ốm không thể đi lại). Để giải quyết thủ tục công chứng các loại giấy tờ trong Hồ sơ xin việc, người lao động có thể liên hệ các cơ quan sau đây:
- Ủy ban nhân dân xã/phường: Người lao động có thể đến UBND gần nhất nơi sinh sống để làm thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ xin việc và chữ ký trong sơ yếu lý lịch. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã/phường sẽ là người trực tiếp ký xác nhận và đóng dấu “Sao y bản chính” cho các loại giấy tờ này.
- Phòng Tư pháp cấp huyện: Đơn vị này có thẩm quyền tương đương UBND cấp xã/phường. Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng sẽ là người trực tiếp ký xác nhận và đóng dấu vào các văn bản chứng thực. Đặc biệt, Cơ quan này còn được phép chứng thực các loại bằng cấp, văn bản do cơ quan nước ngoài cấp hoặc giấy tờ song ngữ.
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng: Bạn có thể đến các tổ chức hành nghề công chứng tư nhân hoặc công lập. Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký có giá trị pháp lý như UBND. Dịch vụ tại đây thường có thời gian làm việc linh hoạt hơn, phù hợp cho những ai cần xử lý hồ sơ gấp.
IV. Cách công chứng hồ sơ xin việc tại tỉnh khác
Căn cứ theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trình tự các bước công chứng hồ sơ tại tỉnh khác được quy định chi tiết như sau:
| Bước | Công việc | Nội dung chi tiết |
|---|---|---|
| 1 | Người lao động chuẩn bị và xuất trình hồ sơ |
|
| 2 | Cán bộ kiểm tra hồ sơ |
|
| 4 | Người lao động thực hiện ký tên |
Người yêu cầu ký trực tiếp vào Sơ yếu lý lịch trước mặt cán bộ hoặc công chứng viên. |
| 5 | Cán bộ thực hiện ghi lời chứng, đóng mộc và đóng dấu giáp lai |
|
Lưu ý:
- Nếu công chứng bằng cấp bằng tiếng nước ngoài, bạn cần nộp kèm bản dịch tiếng Việt. Bản dịch không bắt buộc phải công chứng nhưng bạn phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung dịch thuật.
- Nếu nộp tại bộ phận “Một cửa”, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn bạn ký tên, sau đó mới chuyển vào bên trong cho lãnh đạo có thẩm quyền ký đóng dấu chính thức.
V. Chi phí và thời gian công chứng hồ sơ xin việc
Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, người lao động cũng cần phải nắm rõ các quy định về chi phí và thời gian để chủ động hơn khi chuẩn bị ngân sách cũng như sắp xếp lịch trình phù hợp. Cụ thể, chi phí và thời gian làm thủ tục công chứng hồ sơ xin việc được quy định như sau:
1. Chi phí công chứng
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang và chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Với các loại giấy tờ cần công chứng và chứng thực trong hồ sơ xin việc, người lao động cần chuẩn bị theo bảng phí sau đây:
| Loại giấy tờ | Hình thức chứng thực | Mức phí quy định |
|---|---|---|
| Sơ yếu lý lịch | Chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp (Một trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một văn bản) |
| CCCD, Giấy khai sinh, Bằng cấp, Chứng chỉ | Chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang (Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, Tối đa không quá 200.000 đồng/bản) |
Lưu ý:
- Số trang để thu phí được tính dựa trên số trang của bản chính, không phải bản photo.
- Nếu bạn lựa chọn làm tại các Văn phòng công chứng tư nhân, ngoài mức lệ phí cứng nêu trên, bạn có thể phải chi trả thêm thù lao dịch vụ (như phí photo, in ấn, soạn thảo…) theo bảng giá niêm yết riêng của từng văn phòng.
2. Thời gian công chứng
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 43 Luật Công chứng 2014, thời hạn giải quyết thủ tục công chứng sẽ dao động từ 02 đến 10 ngày làm việc, tùy theo tính chất của từng loại giấy tờ và khối lượng hồ sơ. Cụ thể như sau:
- Đối với giấy tờ đơn giản: Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc.
- Đối với tài liệu phức tạp: Trường hợp hồ sơ có nội dung cần xác minh, làm rõ thêm hoặc khối lượng giấy tờ quá lớn, thời hạn có thể kéo dài tối đa đến 10 ngày làm việc.
Lưu ý: Các loại giấy tờ thông thường trong hồ sơ xin việc như chứng thực bản sao bằng cấp, giấy tờ hay chứng thực chữ ký sơ yếu lý lịch thường được Văn phòng công chứng hoặc UBND xử lý rất nhanh, đa số có thể lấy ngay trong ngày.
VI. Lưu ý khi làm hồ sơ xin việc và công chứng giấy tờ
Để quá trình hoàn thiện hồ sơ diễn ra thuận lợi và tránh việc phải đi lại nhiều lần tại các cơ quan công chứng, bạn cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau đây:
- Thông tin phải chính xác và đồng nhất: Mọi thông tin kê khai trong Sơ yếu lý lịch phải khớp hoàn toàn với bản gốc. Nếu có bất kỳ sai lệch nào về ngày sinh, quê quán hay số định danh, cán bộ tư pháp sẽ từ chối chứng thực chữ ký ngay lập tức.
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ gốc khi công chứng: Công chứng viên chỉ thực hiện chứng thực bản sao khi có bản chính để đối chiếu. Bạn không được phép dùng ảnh chụp màn hình, file PDF hoặc bản photo để yêu cầu công chứng.
- Kiểm tra tình trạng và thời hạn giấy tờ: Đảm bảo bản gốc giấy tờ không bị rách nát, tẩy xóa hay nhòe, mờ không nhận dạng được. Đối với các loại chứng chỉ, bằng cấp có thời hạn, hãy chắc chắn chúng vẫn còn giá trị sử dụng tại thời điểm yêu cầu chứng thực.
- Tuyệt đối không ký trước khi đến nơi chứng thực: Đối với các văn bản cần chứng thực chữ ký (như Sơ yếu lý lịch), bạn phải để trống phần ký tên. Việc ký tên bắt buộc phải thực hiện trực tiếp trước mặt công chứng viên.
- Nắm rõ các trường hợp bị từ chối: Hãy đảm bảo bạn đi làm thủ tục công chứng trong trạng thái tỉnh táo, minh mẫn. Những giấy tờ có nội dung vi phạm pháp luật hoặc xâm phạm bí mật đời tư sẽ bị cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận theo quy định.
VII. Tải mẫu bộ hồ sơ xin việc mới nhất tại Vieclam.net
Để sở hữu một bộ hồ sơ chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn có thể tham khảo và tải ngay Trọn bộ hồ sơ xin việc File Word đúng chuẩn tại Vieclam.net. Tất cả các giấy tờ trong hồ sơ đều được trình bày đúng chuẩn với bố cục rõ ràng và có hướng dẫn chi tiết cho từng phần, giúp bạn hoàn thiện nội dung, hạn chế sai sót.
Sau khi đã hoàn thiện và công chứng đầy đủ các giấy tờ liên quan, nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp mới, hãy tham khảo ngay các tin đăng tuyển dụng việc làm tại Vieclam.net. Nền tảng này cập nhật liên tục hàng ngàn tin đăng mới mỗi ngày của hơn 40 ngành nghề khác nhau, phù hợp cho cả lao động phổ thông lẫn những người có học vấn và chuyên môn cao.
VIII. Các câu hỏi thường gặp
-
Không có sổ tạm trú có được công chứng hồ sơ tại nơi ở mới không?
Hoàn toàn được. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú. Bạn chỉ cần mang CCCD gốc và các loại giấy tờ cần công chứng đến bất kỳ cơ quan nào thuận tiện nhất.
-
Bản công chứng ở tỉnh này có nộp cho công ty ở tỉnh khác được không?
Được. Con dấu của Cơ quan có thẩm quyền trên văn bản chứng thực có giá trị pháp lý trên toàn quốc theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Do đó, bạn có thể công chứng hồ sơ tại quê hoặc bất kỳ địa phương nào rồi mang đi nộp ở tỉnh thành khác. -
Có thể nhờ người thân ở quê đi công chứng hộ sơ yếu lý lịch không?
Không được. Sơ yếu lý lịch và đơn xin việc (chứng thực chữ ký) yêu cầu bạn bắt buộc phải có mặt trực tiếp để ký tên trước mặt cán bộ thẩm quyền tại UBND, Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng.
-
Chứng thực sơ yếu lý lịch dùm người khác được không?
Tuyệt đối không được. Theo quy định về chứng thực chữ ký tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu bắt buộc phải có mặt và ký trực tiếp trước mặt cán bộ tư pháp hoặc công chứng viên.
Nếu bạn không tự tay ký trước sự chứng kiến của họ, yêu cầu chứng thực sẽ bị từ chối ngay lập tức. -
Trường hợp nào bị từ chối chứng thực hồ sơ xin việc?
Căn cứ Điều 22, 25, 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn sẽ bị từ chối chứng thực hồ sơ trong các trường hợp sau đây:
(1) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng cũ nát không xác định được nội dung, hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, hết hạn sử dụng.
(2) Giấy tờ có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc tuyên truyền chống phá Nhà nước.
(3) Người yêu cầu không xuất trình được bản chính để công chứng viên đối chiếu với bản sao.
(4) Người yêu cầu chứng thực chữ ký không làm chủ được hành vi dân sự, không minh mẫn hoặc thực hiện trong tình trạng bị ép buộc.
Trên đây là bài viết tổng hợp thông tin và giải đáp chi tiết câu hỏi công chứng hồ sơ xin việc khác tỉnh được không. Hãy nhớ rằng, dù thực hiện thủ tục ở bất kỳ Cơ quan nào, bạn cũng đều cần chuẩn bị kỹ lưỡng và đảo bảo tính xác thực, thống nhất của các giấy tờ được kê khai. Đừng quên truy cập Vieclam.net để tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích hướng dẫn cách viết Hồ sơ xin việc chính xác và đúng chuẩn nhé.
Nguồn tham khảo: Thư viện Pháp luật, Luật Minh Khuê, Cổng thông tin Điện tử Chính Phủ và Luật công chứng 2014
Xem thêm:
