Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, đảm bảo tổ chức tuân thủ đúng các quy định về kế toán, thuế, báo cáo lợi nhuận và đưa ra định hướng tài chính cho ban lãnh đạo. Vậy kế toán bán hàng là gì? Công việc của kế toán bán hàng có gì đặc biệt. Cùng Vieclam.net tìm hiểu nhé.
Mục lục
I. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là một bộ phận chuyên trách thực hiện những nhiệm vụ về quản lý sổ sách mua bán, thu ngân, lưu trữ hóa đơn và những nghiệp vụ khác liên quan đến hoạt động bán hàng của công ty, doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng đóng vai trò đầu mối quan trọng đối với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp , đặc biệt là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ. Cụ thể:
- Cung cấp thông tin, số liệu bán hàng để ban lãnh đạo nắm tình hình tài chính và doanh số hiện tại, từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất.
- Ghi chép các khoản chi phí bán hàng, xác định chi phí thực tế để phân tích và tìm ra các giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí.
- Lập báo cáo số lượng, giá trị hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát nhằm tránh tình trạng thiếu hàng hoặc bị tồn kho quá nhiều.
- Báo cáo số liệu bán hàng để thấy được tình trạng chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng, từ đó có sự điều chỉnh hợp lý.
- Kế toán bán hàng đảm bảo các hoạt động bán hàng, tuân thủ mọi quy định về an toàn, bảo vệ người tiêu dùng và quyền lợi của khách hàng.
Tham khảo: Key Account Manager là gì? Yêu cầu và tố chất cần có của vị trí Key Account Manager
II. Mô tả công việc của kế toán bán hàng
Công việc của kế toán bán hàng thường tập trung vào nhiệm vụ ghi chép hóa đơn, quản lý tiền thu chi trong bán hàng. Tuy nhiên tùy từng doanh nghiệp mà chi tiết công việc cũng như phân bổ trách nhiệm cũng có sự khác nhau. Một số công việc cụ thể của một kế toán bán hàng theo từng ngày, từng tháng, từng kỳ như sau:
1. Công việc hàng ngày
Công việc hàng ngày của một kế toán bán hàng thường đảm nhận những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, ghi nhận các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa. Nhập thông tin vào phần mềm hoặc số sách kế toán để quản lý hoạt động bán hàng theo báo giá, đơn hàng và hợp đồng.
- Kiểm tra chứng từ, số lượng thực xuất, giá bán sản phẩm theo quy định của doanh nghiệp, lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.
- Quản lý chứng từ, sổ sách liên quan đến các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, đảm bảo tính toàn vẹn và sắp xếp các loại tài liệu một cách hợp lý.
- Tham gia vào việc quản lý chính sách giá, chính sách bán hàng đảm bảo bán hàng theo quy định và ghi nhận doanh thu phù hợp.
- Quản lý công nợ của khách hàng như ghi nhận số tiền nợ, theo dõi thời hạn nợ, đôn đốc công nợ nếu không có kế toán công nợ riêng.
- Kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện hoạt động bán hàng, tuân thủ mọi quy trình và quy định của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ công nghệ và liên kết số liệu với phần mềm kế toán, đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa các thông tin kế toán.
- Phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế liên quan đến những hoạt động bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, ghi nhận thông tin vào sổ sách để quản lý và theo dõi hoạt động bán hàng.
- Nhập thông tin từ bảng kê chi tiết của các hóa đơn bán hàng và tính toán tổng doanh thu, thuế VAT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày một cách chính xác.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu xuất, tồn kho cuối ngày với thủ kho.
Tìm hiểu thêm: Product Manager là gì? Tổng quan về vị trí Product Manager
2. Công việc hàng tháng
Hàng tháng kế toán bán hàng cần thực hiện những công việc cụ thể sau:
- Tính toán giá vốn hàng bán cho sản phẩm/dịch vụ đã được cung cấp
- Tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế GTGT cho từng nhóm hàng và đơn vị trực thuộc như đại lý, cửa hàng, chi nhánh… để quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh của từng nhóm hàng và từng đơn vị cụ thể.
- Hỗ trợ lập, kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ đã bán ra, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin trong bảng kê.
- Lập báo cáo bán hàng, doanh thu, công nợ phải thu, lãi gộp, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng. Báo cáo này sẽ được trình lên ban giám đốc doanh nghiệp để họ nắm rõ thông tin và đưa ra những quyết định liên quan đến công tác bán hàng kịp thời.
3. Công việc cuối kỳ
Chi tiết công việc mà kế toán bán hàng cần thực hiện cuối kỳ gồm có:
- Nắm rõ thông tin liên quan đến chi phí bán hàng như giá vốn hàng hóa, chi phí vận chuyển, chi phí bán hàng và quản lý, chi phí marketing…. Tổng hợp và làm báo cáo chi phí bán hàng.
- Cung cấp các thông tin chi phí bán hàng cho phòng kế toán để lập báo cáo tài chính.
- Cung cấp thông tin bán hàng và doanh số cho ban giám đốc để đánh giá kết quả thực hiện và lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
- Tham mưu cho giám đốc về những vấn đề liên quan đến bán hàng như giá cả, sản phẩm, thị trường, chiến lược bán hàng….
- Phối hợp với kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ quỹ… để quản lý tiền mặt và công nợ.
- Thực hiện những công việc theo yêu cầu của cấp trên như phân tích dữ liệu, lập báo cáo….
Đọc thêm: Line Manager là gì? Vai trò và kỹ năng cần có của Line Manager
III. Nhiệm vụ của một kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng đảm nhận việc tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ chính của kế toán bán hàng cần thực hiện đó là:
1. Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng
Kế toán bán hàng cần giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu, tuân thủ tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra trước đó. Điều này sẽ đóng vai trò quyết định đến doanh thu của các doanh nghiệp.
Ngoài ra kế toán bán hàng sẽ thực hiện việc giám sát kế hoạch lợi nhuận. Thông qua việc ghi chép đầy đủ về khối lượng sản phẩm đã bán ra, hàng hóa tiêu thụ nội bộ, tính toán giá trị vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng… để phân tích và đánh giá dữ liệu, theo dõi hiệu suất kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.
2. Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng
Lợi nhuận từ doanh thu bán hàng sẽ được phân phối để thực hiện các tác vụ khác nhau trong doanh nghiệp. Kế toán bán hàng sẽ đảm nhận việc phân phối lợi nhuận đó cho những nhiệm vụ đã được xác định từ trước như chi trả lương, nghĩa vụ nộp thuế, trả nợ, đầu tư và phát triển về sau….
3. Theo dõi chi phí phát sinh
Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng là điều khó tránh khỏi. Kế toán bán hàng có trách nhiệm thực hiện việc thống kê đầy đủ, chính xác và kịp thời những chi phí đã phát sinh.
Ngoài ra kế toán bán hàng còn thực hiện việc kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa tiêu thụ, giúp xác định kết quả bán hàng và đánh giá được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cho doanh nghiệp trong tương lai.
4. Quản lý tiền hàng
Kế toán bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng. Quản lý tiền hàng giúp đánh giá được khả năng bán hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp. Nếu phát sinh nợ với doanh nghiệp, kế toán bán hàng sẽ theo dõi những thông tin liên quan như lô hàng đã mua, số tiền nợ của khách hàng, thời hạn nợ, tình hình trả nợ của khách hàng. Kế toán sẽ có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời trong trường hợp hàng hóa bán ra bị lỗi.
5. Làm báo cáo bán hàng
Kế toán bán hàng sẽ đảm nhận việc lập báo cáo bán hàng, cung cấp thông tin cho ban quản lý và các bộ phận liên quan để đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp. Báo cáo này còn được dùng để so sánh hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, theo dõi sự phát triển của thị trường và đưa ra các biện pháp cải thiện hoạt động bán hàng phù hợp.
Báo cáo bán hàng sẽ được lập định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm tùy vào yêu cầu và quy định của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng có thể tùy chỉnh cấu trúc và nội dung của báo cáo để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.
IV. Yêu cầu cần có cho vị trí kế toán bán hàng
Nhân viên kế toán bán hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ kế toán liên quan đến bán hàng. Vì thế để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, nhân viên kế toán bán hàng cần có kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết bổ trợ cho công việc.
1. Kiến thức chuyên môn về kế toán
Kiến thức chuyên môn là yếu tố bắt buộc với nhân viên kế toán bán hàng. Nhân viên kế toán bán hàng cần nắm vững những kiến thức liên quan đến nghiệp vụ kế toán, thuế, thương mại, marketing… để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cho công việc.
2. Sử dụng các phần mềm kế toán thành thạo
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng các phần mềm kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức. Nhân viên kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng đều cần có khả năng sử dụng phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm quản lý doanh thu, các công cụ báo cáo để ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu hiệu quả.
3. Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất cần thiết đối với vị trí kế toán bán hàng. Việc lập kế hoạch chi tiết, phân chia các đầu công việc càng rõ ràng, cụ thể thì khả năng thực hiện hóa mục tiêu càng cao. Nếu kế toán bán hàng biết cách lên kế hoạch, tổ chức công việc khoa học thì sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có, tối ưu doanh thu cho doanh nghiệp.
4. Kỹ năng giao tiếp
Kế toán bán hàng thường phải làm việc với nhiều bên liên quan như đồng nghiệp, khách hàng, ban quản lý…. Do vậy kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là điểm cộng giúp kế toán trao đổi, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, rành mạch để các thành viên khác dễ dàng tiếp thu, hiểu rõ hơn về những yếu tố kế toán, báo cáo quan trọng.
5. Kỹ năng quản lý thời gian
Kế toán bán hàng phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc nên cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt để phân chia công việc hợp lý, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
6. Kỹ năng phân tích số liệu và giải quyết vấn đề
Bên cạnh kiến thức chuyên môn thì kế toán bán hàng cần có kỹ năng phân tích số liệu và giải quyết vấn đề tốt. Nhờ khả năng phân tích dữ liệu để kế toán bán hàng nhận diện ra vấn đề và tìm phương hướng xử lý thích hợp. Ngoài ra khả năng giải quyết vấn đề sẽ hỗ trợ họ xem xét các thông tin tài chính, phân tích số liệu, nhận diện ra những sai sót và đưa ra giải pháp khắc phục, hạn chế sai sót tương tự xảy ra.
7. Kỹ năng ngoại ngữ
Đối với ngành kế toán, nếu bạn có kỹ năng ngoại ngữ đặc biệt là ngoại ngữ chuyên ngành thì đây sẽ là một lợi thế giúp bạn chủ động hơn trong công việc và có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong nghề.
V. Mức lương và lộ trình thăng tiến của kế toán bán hàng
Mức lương của vị trí kế toán bán hàng sẽ phụ thuộc vào số năm kinh nghiệm và cấp bậc hiện tại của bạn. Tương ứng với từng cấp bậc bạn sẽ nhận được mức lương tương xứng:
- Kế toán thực tập sinh/mới ra trường: Ở vị trí này bạn chưa có kinh nghiệm nên mức lương mà bạn nhận được sẽ dao động trong khoảng từ 3-5 triệu đồng. Nếu có thế mạnh ngoại ngữ thì mức lương có thể cao hơn.
- Nhân viên/chuyên viên kế toán: Đối với những ứng viên có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên và thành thạo các nghiệp vụ kế toán cơ bản như kế toán nội bộ, kế toán thuế…, sử dụng tốt các phần mềm kế toán như MISA, FAST, Bravo… thì mức lương sẽ dao động từ 7-18 triệu đồng.
- Kế toán trưởng nhóm/ quản lý/ trưởng phòng: Vị trí này yêu cầu về kinh nghiệm và sự am hiểu về nghiệp vụ, phần mềm, hạch toán, quản lý. Ở vị trí này bạn có thể nhận được mức lương từ 10 – 20 triệu đồng.
- Kế toán trưởng: Đây là vị trí quan trọng, đóng vai trò chủ chốt của doanh nghiệp nên yêu cầu rất cao về kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng tốt để cân đối, quản lý tài chính một cách khoa học. Mức lương ở vị trí này có thể lên đến 30 triệu đồng.
- Giám đốc tài chính kế toán: Đây được xem là vị trí cấp cao trong doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ quản lý phòng ban, đội nhóm liên quan, thực hiện công việc phân tích tài chính, xu hướng tăng trưởng của doanh nghiệp. Mức lương tại vị trí này sẽ dao động từ 20-45 triệu đồng.
Mỗi người sẽ có năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng khác nhau nên lộ trình thăng tiến cũng sẽ khác biệt. Kế toán là lĩnh vực đòi hỏi sự kiên nhẫn, cần thời gian dài để trau dồi, tiến bộ và hoàn thiện cả trình độ chuyên môn lẫn kỹ năng mềm. Sau khi tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học kế toán chính quy thì sinh viên mới ra trường sẽ bắt đầu với vai trò nhân viên kế toán sau đó thăng tiến dần lên những vị trí cao hơn như chuyên viên kế toán tổng hợp… trong khoảng từ 3-5 năm.
Để trở thành kế toán trưởng bạn cần có kinh nghiệm dày dặn từ 7-10 năm, đồng thời đáp ứng thêm nhiều yêu cầu khác về bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn như ACCA,…. Do vậy trong quá trình làm việc bạn cần không ngừng học hỏi, trau dồi thêm kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết để có thể đạt được mục tiêu thăng tiến trong lĩnh vực kế toán.
VI. Một số câu hỏi thường gặp về kế toán bán hàng
Bên cạnh những thắc mắc về nghề nghiệp kế toán bán hàng là gì thì còn vô vàn những câu hỏi khác liên quan đến nghiệp vụ của lĩnh vực này. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp đối với vị trí kế toán bán hàng:
1. Kế toán bán hàng làm việc với ai?
Kế toán bán hàng thường phải làm việc với nhiều bên liên quan như khách hàng, đối tác, đồng nghiệp thuộc các phòng ban khác, ban lãnh đạo của doanh nghiệp.
2. Các chứng từ liên quan đến công việc kế toán bán hàng?
Những chứng từ quan trọng mà kế toán bán hàng phải biết như:
- Hóa đơn VAT
- Hóa đơn bán hàng
- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán cho các đại lý
- Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng hóa và thanh toán hàng ngày
- Biên bản giảm giá hàng bán, hàng hóa thừa thiếu hoặc trả lại, cùng các loại biên bản khác theo yêu cầu của doanh nghiệp
- Các phiếu thu và giấy báo có.
3. Các công cụ, phần mềm nào hỗ trợ kế toán bán hàng?
Các công cụ và phần mềm sẽ hỗ trợ kế toán bán hàng theo dõi và quản lý thông tin hiệu quả. Dưới đây là một số công cụ và phần mềm phổ biến được sử dụng trong lĩnh vực kế toán:
- Phần mềm kế toán tổng hợp: QuickBooks, Xero,…
- Phần mềm quản lý doanh thu: Salesforce, Zoho CRM,…
- Phần mềm quản lý chi phí và tài chính: Expensify, Mint,…
- Phần mềm quản lý thuế: Avalara
Lời kết
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và ghi nhận những thông tin liên quan đến chi phí, doanh thu bán hàng, từ đó đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra những chiến lược thông minh cho doanh nghiệp. Vieclam.net hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn đọc giải đáp những thắc mắc về nghề kế toán bán hàng là gì để từ đó có thể định hướng tốt cho nghề nghiệp tương lai của bản thân. Đừng quên truy cập Vieclam.net để tìm kiếm thông tin tuyển dụng kế toán bán hàng mới nhất nhé.
Xem thêm:
