Kế toán mua hàng được xem là vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ mua hàng cho mỗi công ty với chi phí tối ưu nhất. Như vậy, kế toán mua hàng là gì? Công việc và thu nhập của kế toán mua hàng ra sao? Cùng tìm hiểu với Vieclam.net ngay qua bài viết này nhé!
Mục lục
I. Kế toán mua hàng là gì?
Kế toán mua hàng là một trong 6 nghiệp vụ cơ bản của kế toán. Trong đó, người làm kế toán mua hàng sẽ đảm nhận vai trò ghi chép, phân loại và xử lý các giao dịch mua sắm tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, họ còn là người theo dõi sát sao quá trình luân chuyển hàng hóa, trong chuỗi cung ứng. Giúp doanh nghiệp kiểm tra và đánh giá chất lượng đầu vào của mỗi lô hàng.
II. Mô tả chi tiết về công việc kế toán mua hàng.
Ngoài việc ghi chép số liệu, kế toán mua hàng còn thực hiện nhiều công việc khác nằm trong quy trình làm việc của mình. Cụ thể, kế toán mua hàng sẽ cần đảm nhiệm:
1. Nhận thông tin và kiểm tra thủ tục đầu vào
Khi hàng về nhập kho doanh nghiệp sẽ xảy ra hai trường hợp là: hàng về có hóa đơn và hàng về chưa có hóa đơn, lúc này kế toán mua hàng sẽ dựa vào điều kiện của hàng hóa mà có cách làm việc khác nhau như:
- Trường hợp 1: Hàng về chưa có hóa đơn
Hàng chưa có hóa đơn thường có hai dạng, một là công ty chưa thanh toán nên nhà cung cấp chưa xuất được hóa đơn, hai là hóa đơn chưa về. Đối với các trường hợp này, kế toán mua hàng cần liên hệ với người bán để biết các thông tin về giá hàng nhập, nội dung hàng. Đồng thời nếu hóa đơn chưa về thì cần hỏi lại thời điểm mà công ty mình sẽ nhận được hóa đơn, sau đó thực hiện tính giá nhập kho, ghi vào sổ sách.
- Trường hợp 2: Hàng về có hóa đơn
Đối với trường hợp đã có hóa đơn khi mua hàng, tức là công ty đã thanh toán tiền cho người bán. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng là kiểm tra các thông tin trên hóa đơn đính kèm, chẳng hạn như số lượng hàng, nội dung hàng, số tiền ghi trên hóa đơn, dấu mộc của nhà cung cấp.
2. Làm thủ tục nhập hàng vào kho
Sau khi đối chiếu thông tin mua hàng, kế toán tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa, ghi chép lại số lượng hàng đạt yêu cầu và số lượng hàng bị lỗi. Tiếp theo là tạo phiếu nhập kho cho hàng hóa trên hệ thống công ty hay các phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng.
3. Làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp/nhà phân phối
Ở thủ tục thanh toán, tùy vào hình thức giao dịch của công ty mà sẽ có 3 trường hợp là: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, và chưa thanh toán.
- Khi thanh toán bằng tiền mặt, kế toán mua hàng sẽ tiến hành lập phiếu chi theo mẫu có sẵn, ghi đầy đủ cả chữ và số. Ngoài ra, cần đảm bảo các số liệu được ghi phải đúng với các định khoản kế toán theo đúng quy định pháp luật.
- Đối với hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán mua hàng sẽ làm phiếu “ủy nhiệm chi”, đây là tấm phiếu yêu cầu bên ngân hàng trích tiền từ toàn khoản doanh nghiệp, thanh toán cho bên thụ hưởng. Sau khi làm xong, kế toán gửi lên cấp trên để được phê duyệt rồi mới gửi thẳng qua ngân hàng.
- Trường hợp doanh nghiệp chưa thanh toán, kế toán có nhiệm nhập số tiền vào sổ công nợ, đảm bảo đầy đủ thông tin để thuận tiện cho việc theo dõi các giao dịch về sau.
4. Làm nghiệp vụ kế toán: Ghi sổ, hoàn thiện chứng từ
Kế toán mua hàng cần lập phiếu nhập kho, ghi chép đầy đủ số lượng hàng nhập kho vào sổ. Nếu công ty chưa cần thanh toán ngay, thì kế toán sẽ phải ghi các khoản phải trả cho người bán vào trong sổ công nợ.
Thông thường, các tài khoản sẽ dùng ở mục này gồm TK 156 (hàng hóa), TK 133 (thuế giá trị gia tăng), TK 131 (khoản phải thu). Lưu ý, người làm kế toán mua hàng luôn phải nắm rõ các tài khoản trong bảng hệ thống kế toán theo quy định của nhà nước.
Xem thêm tại: Học giỏi toán thì làm nghề gì? Top 9 nghề có thu nhập tốt hiện nay?
III. Quy trình làm việc của kế toán mua hàng là gì?
Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có các quy trình làm việc riêng cho kế toán mua hàng. Nhưng nhìn chung, các quy trình cơ bản sẽ gồm:
- Bước 1: Khi doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị bao gồm tên hàng, số lượng hàng, … sau đó gửi cho kế toán mua hàng để phê duyệt. Trường hợp công ty quy không có bộ phận mua hàng thì kế toán chỉ cần làm đúng nghiệp vụ của mình.
- Bước 2: Hàng về đến kho doanh nghiệp thì kế toán có nhiệm vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ. Kiểm kê lại số lượng hàng hóa và tiến hành ghi chép số liệu hoàn thành thủ tục nhập kho.
- Bước 3: Kế toán mua hàng tiến hành làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp (trường hợp doanh nghiệp chưa trả khoản này). Sau đó ghi vào sổ kế toán theo đúng các định khoản được quy định và hoàn thiện các chứng từ, giấy tờ có liên quan.
Xem thêm tại: Kế toán tổng hợp là gì? Bảng mô tả công việc kế toán tổng hợp mới nhất
IV. Yêu cầu đối với kế toán mua hàng
Kế toán là công việc đòi hỏi người làm phải có trình độ chuyên môn cao, không chỉ riêng người làm kế toán mua hàng mà cả các nghiệp vụ khác cũng vậy. Bạn cần được đào tạo qua trường lớp có các văn bằng, chứng chỉ liên quan thì mới có thể đảm nhận được công việc này. Dưới đây là một vài yêu cầu cơ bản ở một nhân viên kế toán mua hàng mà bạn cần biết:
1. Kỹ năng chuyên môn
Yêu cầu về chuyên môn đối với kế toán mua hàng là bạn phải có kiến thức về các nguyên tắc kế toán, nắm được hệ thống kế toán theo thông tư quy định của nhà nước, cách thức ghi chép, lập báo cáo tài chính, lập bảng cân đối, thu chi trong doanh nghiệp. Nếu bạn chưa từng được đào tạo qua trường lớp sẽ rất khó để các doanh nghiệp có thể nhận, vì họ phải mất thêm thời gian hướng dẫn lại từ đầu. Do đó, để ứng tuyển vị trí này, bạn cần có bằng tốt nghiệp ít nhất là Trung cấp và phổ biến nhất là hệ Cao đẳng, Đại học và cao hơn là bằng kế toán trưởng hoặc Thạc sĩ.
2. Trung thực, tỉ mỉ, cẩn thận
Điều kiện tiên quyết ở một kế toán là sự trung thực, bạn có thể hiểu kế toán mua hàng là người đảm nhận việc thu chi, liên quan đến tiền và lợi ích của doanh nghiệp. Để giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, kế toán mua hàng cần là người trung thực trong các khoản thanh toán để tránh gặp rắc rối không đáng có sau này.
Bên cạnh đó, kế toán mua hàng tiếp làm việc với rất nhiều con số và dữ liệu mật của doanh nghiệp nên cần có sự tỉ mỉ, cẩn thận trong cách làm việc. Vì nếu lơ là, hời hợt kế toán mua hàng rất có thể ghi sai số liệu, làm ảnh hưởng đến công ty. Đơn giản khi bạn ghi thêm hoặc thiếu một số 0 trong các phiếu chi, chứng từ sẽ khiến doanh nghiệp thất thoát tài sản nghiêm trọng có khả năng bị sa thải khi bạn mắc phải.
3. Tinh thần trách nhiệm
Tinh thần trách nhiệm giúp kế toán mua hàng làm việc nghiêm túc, hoàn thành tốt các công việc được giao và hiệu suất làm việc hiệu quả. Tinh thần trách nhiệm cao là khi bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn, dũng cảm nhận trách nhiệm về những sai lầm mắc phải. Điều này cũng giúp con đường sự nghiệp của bạn thăng tiến hơn trong tương lai, được nhiều người tôn trọng và yêu quý hơn.
Xem thêm tại: Kế toán nội bộ là gì? Vai trò và các yêu cầu cần có của kế toán nội bộ
V. Tìm việc kế toán mua hàng nhanh chóng, lương cao
Sự phát triển của công nghệ và mạng lưới internet hiện nay, việc tìm kiếm các thông tin về tìm việc làm kế toán mua hàng là không khó. Bạn có thể dễ dàng tìm được công việc này tại các trang mạng xã hội, các hội nhóm tìm việc hay trên các website tuyển dụng. Tuy nhiên, các kết quả trả về là rất nhiều, thông tin lan man, nhiều đối tượng giả mạo khiến bạn có sự nghi ngờ và khó phân biệt.
Để chắc chắn, bạn có thể truy cập vào website Vieclam.net để tìm việc làm kế toán mua hàng. Đây là một website đăng tin tuyển dụng uy tín, được nhiều người tin tưởng vì chất lượng thông tin đăng tải. Không có tính năng tạo hồ sơ trực tuyến, Vieclam.net còn được tích hợp bộ lọc thông minh, giúp lọc nhanh các thông tin như vị trí công việc. mức lương và khu vực,… Để bạn tìm được công việc phù hợp một cách ưng ý nhất, đồng thời có nhiều cơ hội để tiếp xúc với các doanh nghiệp tuyển dụng nhiều hơn.
Bài viết trên Vieclam.net đã giúp bạn giải đáp được phần nào những thắc mắc xoay quanh câu hỏi Kế toán mua hàng là gì? Hy vọng, đây sẽ là những thông tin bổ ích, giúp cho những bạn có định hướng trở thành kế toán mua hàng hiểu thêm về ngành này. Đừng quên truy cập website Vieclam.net mỗi ngày để cập nhật thêm các tin tức việc làm kế toán và một số công việc khác bạn nhé!
Xem thêm tại:
