Những loại giấy tờ cần có khi làm hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp

Bảo hiểm thất nghiệp là chế độ an sinh xã hội quan trọng giúp người lao động ổn định cuộc sống trong thời gian chưa có việc làm. Tuy nhiên, nhiều người không biết làm bảo hiểm thất nghiệp cần giấy tờ gì, khiến hồ sơ bị từ chối hoặc quá hạn giải quyết. Trong bài viết này, Vieclam.net sẽ tổng hợp thông tin chi tiết về giấy tờ và quy trình nộp hồ sơ, đừng bỏ qua nhé!

I. Các giấy tờ cần có khi làm bảo hiểm thất nghiệp

Theo Điều 14 Nghị định số 374/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp gồm 3 loại giấy tờ chính kèm theo giấy tờ tùy thân và một số giấy tờ bổ sung trong trường hợp cần ủy quyền. Dưới đây là thông tin chi tiết từng loại để bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. 

1. Đơn đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp

Đây là giấy tờ bắt buộc để thể hiện nguyện vọng nhận trợ cấp thất nghiệp của người lao động. Bạn cần sử dụng mẫu đơn số 10 theo Nghị định 374/2025/NĐ-CP và điền đầy đủ các thông tin như: họ tên, số CCCD, quá trình đóng bảo hiểm, số tài khoản ngân hàng để nhận tiền.

Lưu ý: Một số trung tâm dịch vụ việc làm có sẵn mẫu đơn, bạn có thể đến trực tiếp để điền. Khi điền xong, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp để tránh sai sót.

2. Giấy tờ xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động

Đây là giấy tờ chứng minh bạn đã nghỉ việc đúng quy định và đủ điều kiện để nhận bảo hiểm xã hội. Bạn cần chuẩn bị một trong các giấy tờ sau:

• Hợp đồng lao động đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc
• Quyết định thôi việc
• Quyết định sa thải
• Quyết định kỷ luật buộc thôi việc 
• Thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
• Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động về việc chấm dứt hợp đồng . 

Lưu ý: Bạn cần chuẩn bị 01 bản sao có chứng thực hoặc 01 bản photo kèm theo bản chính để đối chiếu khi nộp hồ sơ trực tiếp. Tùy từng địa phương, có nơi yêu cầu bản photo phải được công chứng, nhưng cũng có nơi chỉ cần bản photo kèm bản chính để đối chiếu tại chỗ.

3. Sổ bảo hiểm xã hội

Bạn cần nộp bản chính sổ BHXH đã được cơ quan BHXH chốt quá trình đóng đến tháng cuối cùng nghỉ việc. Thông thường chỉ nộp bản chính để đối chiếu, nhưng nên chuẩn bị thêm 01 bản photo tất cả các trang (bao gồm bìa sổ và tờ rời ghi quá trình đóng bảo hiểm thất nghiệp).

Lưu ý: Sổ bảo hiểm xã hội cần được chốt đủ đến tháng làm việc cuối cùng, nên bạn hãy kiểm tra kĩ các tờ rời và đối chiếu với ứng dụng VssID trước khi nộp hồ sơ.

4. Giấy tờ tùy thân và ảnh chân dung

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, ảnh chân dung để nhân viên trung tâm việc tiến hành xác thực. Thông thường sẽ cần:

• Bản photo CCCD còn hiệu lực.
• 02 ảnh chân dung (3×4 hoặc 4×6, nền trắng, chụp gần đây). Không phải nơi nào cũng bắt buộc nộp kèm ảnh, nhưng chuẩn bị sẵn sẽ giúp bạn tránh mất thời gian bổ sung.

Lưu ý: Một số nơi sẽ yêu cầu người lao động chuẩn bị thêm bản sao CCCD có công chứng kèm theo giấy tờ gốc, bạn nên mang đầy đủ để không phải đi lại nhiều lần.

5. Giấy tờ bổ sung trong trường hợp ủy quyền

Trong trường hợp không thể trực tiếp nộp hồ sơ (do ốm đau, thai sản, tai nạn…), bạn có thể ủy quyền cho người khác nộp thay. Khi đó, bạn cần chuẩn bị thêm Giấy ủy quyền (Mẫu số 13-HSB). 

Lưu ý: Văn bản ủy quyền bằng tiếng nước ngoài cần được nộp kèm bản dịch tiếng Việt có chứng thực theo quy định của pháp luật.

II. Quy trình nộp hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp

Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bạn có thể làm theo quy trình bên dưới để nộp hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp.

Bước 1: Kiểm tra kỹ lưỡng lần nữa, bao gồm cả lỗi chính tả trong các văn bản để tránh thiếu sót khi nộp. 

Bước 2: Chọn hình thức nộp trực tiếp hoặc nộp online:

• Nộp trực tiếp: Đến Trung tâm dịch vụ việc làm tại địa phương. Cán bộ sẽ kiểm tra hồ sơ và đối chiếu bản chính. Sau khi hợp lệ, bạn sẽ nhận giấy hẹn trả kết quả.
• Nộp trực tuyến: Thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia bằng cách chụp ảnh giấy tờ và tải lên hệ thống. Cách này giúp tiết kiệm thời gian đi lại nhưng nếu hồ sơ sai sót, bạn phải chờ lâu hơn để nhận thông tin yêu cầu bổ sung thay vì được cán bộ kiểm tra trực tiếp.

Bước 3: Chờ xử lý và nhận kết quả. Trong khoảng 10 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ xét duyệt hồ sơ và ra quyết định hưởng trợ cấp.  

Bước 4: Nhận tiền trợ cấp:

• Tháng đầu tiên: Nhận tiền trong vòng 5 ngày sau khi có quyết định
• Các tháng tiếp theo: Trong vòng 12 ngày kể từ ngày được nhận trợ cấp của tháng đó, cơ quan BHXH sẽ tiến hành chi trả tiền trợ cấp nếu không nhận được quyết định tạm dừng từ người lao động.

Lưu ý: Bạn phải nộp hồ sơ trong vòng 03 tháng kể từ ngày nghỉ việc, nếu quá thời hạn này thì các tháng đã đóng sẽ được bảo lưu cho đợt hưởng bảo hiểm thất nghiệp tiếp theo. 

III. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp

Trong quá trình làm hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp, chỉ cần thiếu một giấy tờ nhỏ hoặc điền sai thông tin, bạn phải mất nhiều thời gian đi lại và bổ sung. Dưới đây là các lưu ý để đảm bảo hồ sơ của bạn được tiếp nhận nhanh chóng và đúng quy định:

• Gọi điện hỏi trước trung tâm: Mỗi Trung tâm dịch vụ việc làm có thể có yêu cầu khác nhau về giấy tờ hoặc hình thức nộp. Hãy chủ động liên hệ trước để chuẩn bị đúng ngay từ đầu, tránh thiếu sót.
• Kiểm tra thông tin trên VssID: Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên đăng nhập ứng dụng VssID để kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm thất nghiệp đã được chốt đầy đủ hay chưa. Nếu chưa được chốt đủ, cơ quan BHXH sẽ không thể tiếp nhận hồ sơ và bạn sẽ không được hưởng trợ cấp thất nghiệp.
• Photo rõ ràng, đầy đủ: Các bản photo cần đảm bảo rõ nét, không bị mờ hoặc mất thông tin quan trọng như mã số, ngày tháng, dấu xác nhận. 
• Chuẩn bị hồ sơ riêng nếu ủy quyền: Trong trường hợp nhờ người khác nộp hồ sơ, người được ủy quyền cần mang theo đầy đủ giấy tờ của bạn (bản photo và bản chính để đối chiếu).
• Chú ý thời hạn công chứng: Nếu sử dụng bản sao có chứng thực, cần đảm bảo giấy tờ còn hiệu lực (trong vòng 6 tháng). 

IV. Tìm việc làm ổn định tại Vieclam.net khi chưa có việc

Trong thời gian chờ xét duyệt và nhận trợ cấp thất nghiệp, người lao động có thể chủ động tìm kiếm công việc mới để sớm ổn định thu nhập và duy trì quá trình tham gia bảo hiểm. Hiện nay, Vieclam.net là một trong những nền tảng tuyển dụng uy tín mà bạn nên tham khảo.

Website có bộ lọc tìm việc theo khu vực, mức lương, kinh với đa dạng ngành nghề như văn phòng, bán lẻ, dịch vụ, sản xuất… Nhờ đó, quá trình tìm việc trở nên nhanh chóng hơn. Đặc biệt, các tin tuyển dụng sẽ được kiểm duyệt kỹ lưỡng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Khi tìm được việc phù hợp, bạn có thể ứng tuyển miễn phí qua website hoặc liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng. 

V. Câu hỏi thường gặp 

Bài viết đã giải đáp thắc mắc làm bảo hiểm thất nghiệp cần giấy tờ gì và hướng dẫn quy trình nộp chuẩn để người lao động không mất thời gian bổ sung hồ sơ nhiều lần. Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ nhận trợ cấp, đừng quên ghé thăm Vieclam.net để cập nhật tin tuyển dụng mỗi ngày. Tại đây, nhiều cơ hội việc làm đa dạng ngành nghề sẽ được cập nhật mỗi ngày trên website, giúp ứng viên nhanh chóng tìm được công việc phù hợp.

Nguồn tham khảo: Cổng thông tin điện tử Chính phủ, Thư viện pháp luật

Có thể bạn quan tâm:

• Điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp theo quy định mới nhất
• Mức hưởng bảo hiểm thất nghiệp theo quy định mới nhất
• Làm bảo hiểm thất nghiệp ở đâu? Danh sách các địa điểm hỗ trợ làm BHTN