Quy trình tuyển dụng là những chuỗi hoạt động liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự giúp thu hút nhân tài, nâng cao thương hiệu cho các Doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng Vieclam.net tham khảo ngay quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp được áp dụng cho các Doanh nghiệp qua bài viết dưới đây!
Mục lục
- I. Quy trình tuyển dụng là gì?
- II. Vì sao cần có quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp?
- III. Yếu tố tạo nên một quy trình tuyển dụng thành công
- IV. Quy trình tuyển dụng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
- V. Ví dụ về quy trình tuyển dụng nhân sự ở các tập đoàn lớn
- VI. Một số điều cần lưu ý trong quy trình tuyển dụng nhân sự
I. Quy trình tuyển dụng là gì?
Quy trình tuyển dụng là một chuỗi các hoạt động được thực hiện liên tục khi doanh nghiệp cần tuyển nhân sự. Từ các bước xác định nhu cầu tuyển dụng -> tìm và sàng lọc thông tin ứng viên -> liên hệ để phỏng vấn -> đến lựa chọn ứng viên phù hợp và quyết định tuyển dụng. Quy trình này được đánh giá là hiệu quả khi tìm được những nhân viên giỏi, gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.
II. Vì sao cần có quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp?
Tuyển dụng được xem là hoạt động quan trọng nhất trong tất cả các quy trình của Bộ phận Nhân sự. Vì đây là quá trình giúp doanh nghiệp tìm ra được nhân viên giỏi, phù hợp. Dưới đây là một số lý do mà các Doanh nghiệp cần phải có quy trình tuyển dụng:
- Quy trình tuyển dụng giúp cho doanh nghiệp thu hút được hồ sơ ứng tuyển của các ứng viên có năng lực
- Quy trình tuyển dụng là cơ sở để xây dựng được đội ngũ Nhân sự lớn mạnh hơn
- Giúp cho Doanh nghiệp tối ưu được chi phí và thời gian tuyển dụng
- Nâng cao chất lượng công việc và cải thiện được hiệu suất làm việc
- Giúp đưa hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp đến gần với khách hàng
- Giúp cho doanh nghiệp chủ động trong quá trình tuyển dụng
Tìm hiểu thêm: Mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ và chính xác nhất
III. Yếu tố tạo nên một quy trình tuyển dụng thành công
Để xây dựng được một quy trình tuyển dụng nhân sự bài bản, chuyển nghiệp nhất thì doanh nghiệp cần đảm bảo 2 yếu tố sau:
- Yếu tố bên trong: Bao gồm quy mô, tổ chức, tầm nhìn sứ mệnh, văn hóa doanh nghiệp, quy trình tuyển dụng của chính Công ty/Doanh nghiệp đó. Ngoài ra, các yếu tố nội bộ khác như chiến lược nhân sự dài hạn, chi phí, cơ cấu cũng cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng.
- Yếu tố bên ngoài: Bao gồm vị trí tuyển dụng trên thị trường lao động, các chính sách tuyển dụng của công ty đối thủ, mức lương…
Các yếu tố bên trong và bên ngoài sẽ tạo nên những quy trình tuyển dụng nhân sự khác nhau trong các lĩnh vực và ngành nghề cụ thể. Vì thế, để đạt được kết quả tuyển dụng tốt nhất, nhà tuyển dụng cần phải lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng, nhìn nhận dựa trên tình hình thực tế.
IV. Quy trình tuyển dụng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình tuyển dụng riêng để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng trong thực tế của họ. Tuy nhiên, thông thường các doanh nghiệp vẫn sẽ tuân thủ theo quy trình tuyển dụng với các bước cụ thể sau:
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là bước đầu tiên cần phải thực hiện trong quy trình tuyển dụng. Phải xác định được nhu cầu tuyển dụng của Doanh nghiệp thì mới lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết và hợp lý được. Một số công việc cần làm để xác định nhu cầu tuyển dụng cho Doanh nghiệp như:
- Phân tích kỹ và xác định được vị trí nào, bộ phận nào đang cần tuyển nhân sự
- Xác định được các kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ cần phải có cho vị trí tuyển dụng
- Nên xem xét nhu cầu thực tế của Doanh nghiệp để xác định chính xác số lượng nhân viên cần tuyển
2. Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng của Doanh nghiệp, Bộ phận nhân sự cần phải lập kế hoạch tuyển dụng. Dưới đây là một số công việc cần làm của Bộ phận nhân sự:
- Cần lập ra kế hoạch tuyển dụng chi tiết nhất, với các bước thực hiện, thời gian tuyển dụng và ngân sách dành cho tuyển dụng
- Sử dụng những công cụ, phương pháp tuyển dụng để quy trình tuyển dụng được hiệu quả
- Theo dõi quá trình tuyển dụng, đánh giá để đạt được mục tiêu đã đặt ra
3. Phác thảo mô tả công việc
Bảng mô tả công việc chính là cơ sở để nhà tuyển dụng tìm kiếm và đánh giá các ứng viên cho công việc. Để phác thảo mô tả công việc, nhà tuyển dụng cần phải:
- Đặt tên cho vị trí cần tuyển dụng: Cần đặt tên chính xác như “Nhân viên hành chính văn phòng”, “Nhân viên Chăm sóc khách hàng”….
- Mô tả thông tin về vị trí tuyển dụng: Mục tiêu, nhiệm vụ trong công việc, việc làm cụ thể…
- Nêu rõ yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm: Ví dụ, cần yêu cầu kỹ năng gì, bao nhiêu năm kinh nghiệm, trình độ học vấn đối với vị trí tuyển dụng…
- Mô tả môi trường làm việc: Các hoạt động và văn hóa trong Doanh nghiệp
- Ghi rõ các mức lương thưởng: Đưa ra chế độ đãi ngộ, phúc lợi, lương thưởng…
4. Tìm kiếm ứng viên
Đây là công việc đòi hỏi nhà tuyển dụng cần phải có sự đầu tư, xác định được các phương thức tuyển dụng phù hợp nhất để tìm ứng viên như:
- Tuyển dụng trong nội bộ: Là hình thức tuyển dụng từ nguồn nhân sự đang làm tại Doanh nghiệp hoặc liên hệ lại với các ứng viên cũ trước đó
- Tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài: Sử dụng các kênh tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên tiềm năng như Muaban.net, Vieclam.net hoặc các trang mạng xã hội…
- Tuyển dụng từ bên thứ 3: Đây là hình thức thuê các đơn vị tuyển dụng bên ngoài, Headhunter… để tìm kiếm, sàng lọc và tuyển dụng nhân sự theo các tiêu chí Doanh nghiệp đưa ra.
5. Sàng lọc hồ sơ
Ở bước này, nhân sự sẽ xem xét và sàng lọc các ứng viên cho buổi phỏng vấn dựa vào các yếu tố về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, các văn bằng chứng chỉ có liên quan đến vị trí tuyển dụng… Quá trình sàng lọc hồ sơ sẽ giúp tiết kiệm thời gian phỏng vấn và giúp Bộ phận nhân sự tìm ra được các ứng viên tiềm năng nhất.
6. Tổ chức phỏng vấn
Các nhà tuyển dụng sẽ tiến hành tổ chức phỏng vấn để tìm hiểu kỹ hơn và có sự đánh giá thực tế hơn đối với ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn hình thức phỏng vấn qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp. Một số điều nhà tuyển dụng cần làm trong quá trình tổ chức phỏng vấn:
- Cần chuẩn bị kỹ cho buổi phỏng vấn và tạo ra môi trường phỏng vấn thật thân thiện và thoải mái
- Chỉ đưa các câu hỏi có liên quan đến vị trí tuyển dụng
- Lắng nghe các câu trả thật kỹ, đưa ra những câu hỏi nhỏ để hiểu rõ hơn về ứng viên
- Đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm cũng như thái độ của ứng viên trong suốt thời gian phỏng vấn
- Cảm ơn ứng viên sau khi kết thúc và cho họ lời hẹn về thời gian trả lời kết quả phỏng vấn.
7. Đánh giá ứng viên
Thông qua buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành tổng hợp các thông tin thu nhập được từ hồ sơ, phỏng vấn, bài kiểm tra năng lực… để đưa ra quyết định. Một số vấn đề cần làm khi đánh giá ứng viên:
- Sử dụng những tiêu chí đánh giá cụ thể đối với vị trí cần tuyển
- Đánh giá ứng viên thông qua kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, thái độ cũng như các yếu tố khác
- So sánh các ứng viên đã tham gia phỏng vấn để tìm được ứng viên phù hợp nhất
- Lấy ý kiến từ người quản lý trực tiếp hoặc từ các đồng nghiệp có liên quan
Việc đánh giá ứng viên chính xác sẽ giúp tuyển dụng được nhân sự phù hợp nhất cho vị trí đang cần tuyển, giảm thiểu được những rủi ro không đáng có.
8. Gửi thư mời nhận việc
Khi quyết định lựa chọn ứng viên, thì bộ phận Nhân sự sẽ gửi thư mời nhận việc. Thư mời là lời thông báo cho ứng viên rằng họ đã được chọn và mời họ đến nhận việc. Lúc này, Nhân sự cần phải:
- Gửi thư mời đến cho ứng viên trong thời gian sớm nhất sau khi có quyết định tuyển dụng
- Thư mời cần phải rõ ràng, đầy đủ các thông tin như tên Doanh nghiệp, vị trí tuyển dụng, mức lương, quyền lợi và phúc lợi, ngày nhận việc…
- Nhân sự có thể gửi thư mời bằng email hoặc bằng đường bưu điện
- Hãy liên hệ để xác thực với ứng viên rằng họ đã nhận được thư mời hay chưa
9. Onboarding
Đây là quá trình chào đón nhân viên mới, giúp họ hòa nhập vào môi trường làm việc một cách nhanh chóng, giúp họ hiểu được văn hóa và các quy định của công ty. Dưới đây là những việc mà Bộ phận nhân sự cần làm:
- Lên kế hoạch giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp, quản lý, các phòng ban, giới thiệu cho họ về quy trình và quy định của Doanh nghiệp
- Cung cấp các tài liệu cần thiết như quy định nội bộ, chế độ bảo hiểm, thời gian làm việc…
- Tổ chức hoạt động để nhân viên mới có thể gặp, giao lưu với đồng nghiệp
- Trong thời gian nhân viên mới nhận việc, cần theo dõi và hỗ trợ họ.
Tìm hiểu thêm: Các kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả mà bạn nên biết
V. Ví dụ về quy trình tuyển dụng nhân sự ở các tập đoàn lớn
Nếu bạn muốn tham khảo quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp nhất, hãy tham khảo quy trình tuyển dụng tại các tập đoàn lớn này:
1. Viettel
Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông – Quân đội còn được gọi tắt là Tập đoàn Viettel. Đây à một trong những môi trường làm việc mơ ước của rất nhiều ứng viên quy trình tuyển dụng tại Viettel được rất nhiều người quan tâm. Dưới đây là những bước trong quy trình tuyển dụng tại Viettel mà bạn có thể tham khảo:
- Bước 1 – Tiếp nhận hồ sơ ứng viên: Ứng viên tiến hành gửi hồ sơ đến Viettel thông qua nhiều hình thức khác nhau như qua website, fanpage Viettel, hoặc trang tuyển dụng thứ trung gian.
- Bước 2 – Sàng lọc hồ sơ: Sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa theo các yêu cầu của vị trí tuyển dụng cụ thể và thông báo kết quả cho ứng viên
- Bước 3 – Thực hiện Test IQ, TOEIC, chuyên môn: Các ứng viên có hồ sơ đạt tiêu chuẩn sẽ tiến hành các bài kiểm tra năng lực, chuyên môn và trình độ tiếng Anh.
- Bước 4 – Thực hiện phỏng vấn: Sau khi vượt qua được bài kiểm tra, ứng viên sẽ tham gia 2 vòng phỏng vấn cụ thể với Ban Giám đốc các đơn vị trực thuộc, và với Tổng Giám đốc Tổng Công ty.
- Bước 5 – Thông báo kết quả, thỏa thuận hợp đồng: Phỏng vấn đạt, Bộ phận nhân sự sẽ thông báo kết quả và thỏa thuận nội dung hợp đồng với ứng viên.
- Bước 6 – Ứng viên nhận thư mời và chuẩn bị hồ sơ: Gửi thư mời nhận việc và thông báo ứng viên chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định của Viettel.
Viettel luôn tập trung vào việc sàng lọc kỹ ứng viên để kiểm tra và đánh giá năng lực chính xác nhằm đảm bảo chất lượng của nhân lực mới phù hợp với công việc, nhu cầu phát triển của Công ty.
2. Vinamilk
Vinamilk là thương hiệu sữa có từ lâu và rất nổi tiếng tại Việt Nam nên quy trình tuyển dụng của họ cũng được rất nhiều ứng viên quan tâm. Dưới đây là các bước trong quy trình tuyển dụng của Vinamilk:
- Bước 1 – Lập kế hoạch tuyển dụng: Xây dựng bảng mô tả công việc và các tiêu chuẩn của các vị trí cần tuyển.
- Bước 2 – Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng: Tuyển dụng nội bộ từ sự giới thiệu của nhân viên hiện tại. Hoặc sử dụng các phương pháp khác như đăng tuyển dụng trực tiếp hoặc tổ chức sự kiện tại các trường Đại học/Cao đẳng.
- Bước 3 – Chuẩn bị các thủ tục và thông báo tuyển dụng: Xác định các thông tin liên quan đến tuyển dụng và đăng tải thông báo tuyển dụng trên các kênh tuyển.
- Bước 5 – Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Tiến hành sàng lọc hồ sơ để tìm kiếm các ứng viên phù hợp cho vị trí đang cần tuyển.
- Bước 6 – Kiểm tra năng lực: Sử dụng các bài kiểm tra để đánh giá và kiểm tra năng lực của ứng viên qua các yếu tố như khả năng phân tích, giải quyết vấn đề….
- Bước 7 – Phỏng vấn và đánh giá trực tiếp: Thực hiện đánh giá kỹ năng chuyên môn, năng lực, các kỹ năng… của ứng viên thông qua các bài kiểm tra và phỏng vấn.
- Bước 8 – Thử việc và đánh giá thử việc: Cho ứng viên khoảng thời gian thử việc nhất định để tiến hành đánh giá các khả năng trong thực tế.
- Bước 9 – Tuyển dụng chính thức: Nếu ứng viên thử việc thành công, Vinamilk sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức và chuẩn bị kế hoạch onboard để chào đón nhân viên mới.
3. FPT
FPT là tập đoàn công nghệ hàng với hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ – Truyền thông. Nếu muốn ứng tuyển vào FPT, bạn có thể tham khảo quy trình tuyểnd ụng dưới đây:
- Bước 1 – Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ: Bộ phận Nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ qua website tuyển dụng của FPT, mail và tiến hành sàng lọc để chọn ứng viên phù hợp.
- Bước 2 – Thi tuyển: Sau khi nạp hồ sơ, ứng viên sẽ nhận thông qua tài khoản FPT Jobs và email. Tùy vào vị trí mà ứng viên có thể thi tuyển đầu vào với các bài thi liên quan đến tiếng Anh, chuyên môn, tư duy logic…
- Bước 3 – Sàng lọc CV: Các ứng viên vượt qua vòng sàng lọc sẽ nhận được email và SMS, thời gian nhận kết quả là trong vòng 15 ngày từ ngày nộp hồ sơ
- Bước 4 – Phỏng vấn: Ứng viên có thể tham gia phỏng vấn Online hoặc trực tiếp. Nội dung phỏng vấn thường liên quan đến kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, tổ chức và giải quyết vấn đề.
- Bước 5 – Thông báo kết quả: Ứng viên sẽ biết kết quả trong vòng 7 ngày làm việc, từ ngày phỏng vấn. Bộ phận Nhân sự sẽ thảo luận, thỏa thuận về hợp đồng lao động với các ứng viên được nhận việc
- Bước 6 – Nhận việc: Ứng viên sẽ hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu và bổ sung thông tin cần thiết để tiếp nhận làm nhân viên mới.
Tìm hiểu thêm: TOP 7 các trang web tuyển dụng miễn phí, thu hút ứng viên nhất
VI. Một số điều cần lưu ý trong quy trình tuyển dụng nhân sự
Để quy trình tuyển dụng diễn ra theo đúng kế hoạch và thuận lợi, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau.
1. Tránh đưa ra bản công việc mơ hồ
Khi xây dựng quy trình tuyển dụng, nhân sự cần tránh đưa ra bản mô tả bản công việc mơ hồ. Một bản mô tả mơ hồ, không rõ ràng vừa khiến ứng viên không hiểu được việc cần làm ở vị trí tuyển dụng, mà việc đánh giá ứng viên của nhân sự cũng sẽ không được chính xác, và thống nhất với công việc.
2. Tạo trải nghiệm tích cực cho ứng viên
Để thu hút ứng viên giỏi và tiềm năng, nhân sự nên tạo trải nghiệm tích cực cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Chẳng hạn như cung cấp đầy đủ thông tin tuyển dụng, thiết kế giao diện tuyển dụng thân thiện dễ sử dụng, và tạo môi trường phỏng vấn thoải mái cho ứng viên.
3. Sử dụng phần mềm tuyển dụng 4.0
Trong quy trình tuyển dụng, nhân sự nên áp dụng các phần mềm tuyển dụng 4.0 để nâng cao hiệu quả giám sát, quản lý, và đánh giá ứng viên. Hiện nay có khá nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như hệ thống Quản trị tuyển dụng ATS. Phần mềm này sẽ giúp cho các nhà tuyển dụng cập nhật được thông tin dữ liệu chính xác, đầy đủ hơn.
Lời kết
Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tuyển dụng trong các Doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt, nếu đang có nhu cầu tuyển dụng hoặc tìm việc làm, hãy thử tham khảo các thông tin tuyển dụng trên website Vieclam.net từ các Doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn còn có thể chủ động tạo hồ sơ xin việc trên Vieclam.net để các nhà tuyển dụng liên hệ khi hồ sơ đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng của họ.
Nguồn: Tổng hợp Internet
Xem thêm:
