Hiện nay, Back office là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau. Vậy Back office là gì? Vị trí này đảm nhận vai trò như thế nào trong tổ chức? Hãy cùng Vieclam.net tìm hiểu rõ hơn trong bài viết sau.
Mục lục
I. Back office là gì?
Back Office thường được viết tắt là BO, là một bộ phận chuyên thực hiện những công việc hành chính, hậu cần trong các doanh nghiệp. Back office không phải làm việc trực tiếp với khách hàng như Front office nhưng có nhiệm vụ hỗ trợ họ thực hiện công việc tốt hơn. Vậy nên Back office cũng được nhắc đến là một công việc không mang lại doanh thu trực tiếp.
Nhân sự của Back office thường có mối quan hệ tốt với các phòng ban khác. Nhiều doanh nghiệp xem Back office là bộ phận chuyên cung cấp những thông tin thiết yếu giúp bộ máy tổ chức hoạt động được trơn tru hơn.
Ngày nay, đa phần các vị trí Back office đều sẽ làm việc khá xa trụ sở chính vì xu hướng tiết kiệm chi phí khi thuê văn phòng. Bên cạnh đó, nhiều tổ chức cũng lựa chọn thuê ngoài bộ phận Back office để tối ưu lợi nhuận. Cũng có những nơi thuê cộng tác viên làm việc từ xa qua quản lý phần mềm để hỗ trợ bộ máy.
II. Back office quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?
Không thể phủ nhận Back office đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, cụ thể:
1. Thúc đẩy năng suất của công ty
Những bộ phận thuộc Back office sẽ là nguồn cung cấp thông tin chính để công việc duy trì được hiệu quả. Nhờ vậy mà các cá nhân trong doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong từng nhiệm vụ và cải thiện hiệu suất làm việc.
2. Bảo mật tất cả dữ liệu
Back office cũng là bộ phận đảm nhận trách nhiệm trong việc quản lý, lưu trữ và bảo mật tất cả các thông tin quan trọng trong doanh nghiệp. Đây được xem là một trong những trọng trách nặng nề nhất mà bộ phận Back office tiếp nhận.
3. Là xương sống của công ty
Back office cũng được xem là bộ phận xương sống cốt lõi của mỗi tổ chức. Bởi đây là những cá nhân sẽ trực tiếp quản lý, sắp xếp công việc quan trọng tại nhiều khía cạnh như tuyển dụng, trả lương, điều động nhân sự,…
Xem thêm: Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì? 12 mẫu mục tiêu ghi điểm
III. Phân biệt Front office và Back office
Sau khi hiểu được Back office là gì, vậy làm thế nào để phân biệt với Front office? Sau đây là những so sánh được Vieclam.net tổng hợp giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
| Back office | Front office |
| Đảm nhận những công việc liên quan đến nội bộ bên trong doanh nghiệp. | Thực hiện những nhiệm vụ bên ngoài doanh nghiệp như tiếp xúc với đối tác, khách hàng. |
| Bộ phận không trực tiếp tạo ra doanh thu. | Bộ phận trực tiếp mang lại lợi nhuận và doanh thu cho tổ chức. |
| Thực hiện một số nhiệm vụ như chuẩn bị trà nước, phòng họp, chịu trách nhiệm đặt vé đi công tác, tổ chức thăm hỏi khi có người ốm đau,… | Thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu như đưa ra hướng giải quyết khi khách hàng gặp vấn đề, giải quyết thắc mắc và khó khăn khi khách hàng cần. |
Mặc dù công việc của hai vị trí này có sự khác biệt nhưng mỗi bộ phận đều quan trọng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Back office sẽ hỗ trợ cho Front office trong quá trình làm việc, giúp năng suất được cải thiện và đạt được doanh số cao cho tổ chức.
IV. Những vị trí của bộ phận Back office
Sau khi tìm hiểu Back office là gì hẳn là một số bạn cũng thắc mắc đâu là những công việc cụ thể cho vị trí này. Hãy cùng Vieclam.net tìm hiểu ngay sau đây.
1. Kế toán
Kế toán là vị trí thuộc bộ phận Back office và có vai trò cực kỳ quan trọng trong mỗi tổ chức. Công việc của kế toán viên thường sẽ liên quan đến các cá nhân và cán bộ, cụ thể như:
- Kê khai những chi phí đã phát sinh trong quá trình mua bán, trao đổi kinh doanh.
- Tính toán và lập báo cáo kết quả kinh doanh cũng như các báo cáo tài chính cần thiết.
- Lập chứng từ, hồ sơ cần thiết để quản lý, chứng minh nguồn vốn kinh doanh.
- Phân tích khả năng biến động và mức độ biến động của các dòng tài sản trong các giai đoạn cụ thể.
Để đảm nhận vị trí này, bạn cần có khả năng tổ chức, sắp xếp, định hướng chi tiết công việc và phân tích thành thạo. Với vị trí này nếu chưa có kinh nghiệm, thu nhập của bạn sẽ dao động từ 5 – 7 triệu đồng/tháng.
2. Quản lý điều hành
Để thực hiện và phát triển những chính sách hoạt động của doanh nghiệp, quản lý điều hành thường sẽ làm việc trong nhóm quản lý doanh nghiệp. Họ sẽ hỗ trợ bộ phận tuyển dụng và đảm bảo năng suất làm việc của nhân viên luôn được tốt nhất.
Vị trí quản lý điều hành cũng đòi hỏi khả năng lãnh đạo tài tình, có thể hiểu được các chính sách văn bản pháp lý và quy định liên quan.
Có thể thấy rằng quản lý điều hành không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, việc sắp xếp quản lý các tác vụ sẽ mất rất nhiều thời gian. Vậy nên nếu lãnh đạo biết cách quản lý một đội ngũ chất lượng thì doanh nghiệp đó sẽ có khả năng đạt được nhiều thành công trong tương lai.
Đây là vị trí đòi hỏi yêu cầu khá cao nên thu nhập cũng tương ứng, thường sẽ dao động từ 22 – 25 triệu đồng/tháng.
Xem thêm: Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, ghi điểm 2024
3. Phân tích rủi ro
Những chuyên viên phân tích rủi ro đảm nhận vai trò trong việc giám sát các khoản đầu tư của doanh nghiệp và phải tìm ra những vấn đề tiềm ẩn liên quan có thể tác động trực tiếp đến danh mục đầu tư. Đồng thời họ cũng là người đưa ra những đánh giá chính xác cũng như giải pháp ngăn ngừa phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Để làm tốt vị trí này, bạn cần có khả năng phân tích chuyên sâu, lập chiến lược toàn diện cũng như kỹ năng đàm phán với cấp trên. Thu nhập tại vị trí này được đánh giá là khá ổn với dao động từ 14 – 16 triệu đồng/tháng.
4. Phân tích dữ liệu
Các chuyên viên phân tích dữ liệu sẽ đảm nhận việc thu thập và diễn giải dữ liệu. Bên cạnh đó là thực hiện những báo cáo và hỗ trợ cập nhật kho dữ liệu trong suốt quá trình làm việc.
Nhân sự làm việc trong bộ phận này phải là những người giỏi toán, có kỹ năng phân tích chính xác số liệu và giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Mức lương trung bình cho vị trí này sẽ từ 8 – 12 triệu đồng/tháng tùy kinh nghiệm.
5. Kỹ thuật
Kỹ thuật là những bộ phận thực hiện những việc liên quan đến thiết bị máy móc trong nội bộ doanh nghiệp. Các chuyên viên kỹ thuật cần đảm bảo máy móc luôn hoạt động ổn định trong tình trạng tốt nhất. Ngoài ra, nhân sự kỹ thuật cũng có trách nhiệm giám sát sửa chữa để giảm bớt những thiệt hại không đáng có, nhờ vậy tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp.
Thu nhập trung bình của vị trí này trong tổ chức sẽ tùy thuộc vào khối lượng công việc và kinh nghiệm, nhưng thông thường sẽ từ mức 7 – 10 triệu đồng/tháng.
6. Công nghệ thông tin
Nhân viên công nghệ thông tin nhận trách nhiệm quản lý cơ sở dữ liệu và các phần mềm khác nhau. Việc cài đặt hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp, quản lý các nhóm mạng cũng được họ đảm nhận. Ngoài ra, khi cần thiết để hỗ trợ công việc, nhân viên công nghệ thông tin cũng có thể sửa chữa kỹ thuật máy tính giúp đồng nghiệp.
Nhân sự vị trí này thông thường sẽ có mức lương từ 10 – 25 triệu đồng/tháng tùy vào năng lực và có thể tăng dần theo kinh nghiệm.
7. Nhân sự
Nhiệm vụ chính của hành chính nhân sự là thực hiện những tác vụ liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp và tổ chức cán bộ, cụ thể:
- Quản lý nhân sự trong công ty.
- Triển khai công tác tuyển dụng, bổ sung nhân lực khi cần thiết.
- Lập ra các quy tắc, quy chế trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
- Giải quyết những vấn đề liên quan đến chế độ lương thưởng, bảo hiểm cho người lao động khi làm việc,…
Mức lương hiện tại của vị trí nhân sự sẽ trong khoảng 6 – 8 triệu đồng/tháng và các khoản thưởng thêm (nếu có) khi tuyển dụng thành công.
V. Làm việc trong bộ phận Back office gặp những khó khăn gì?
Mỗi công việc đêu sẽ có những áp lực và khó khăn nhất định, Back office cũng không ngoại lệ. Vậy những vấn đề có thể gặp phải trong suốt quá trình làm việc tại Back office là gì?
1. Sức khỏe
Sức khỏe luôn là một trong những vấn đề bị ảnh hưởng nhiều nhất khi làm việc tại bộ phận Back office. Đơn giản là những hoạt động nội bộ của doanh nghiệp diễn ra hằng ngày và xuyên suốt nên tần suất làm việc luôn dày đặc.
Tuy nhiên bộ máy doanh nghiệp sẽ không thể dừng lại chờ đến khi bạn hồi phục sức khỏe rồi mới tiếp tục. Vậy nên hãy chú ý quan tâm nhiều hơn đến sức khỏe của mình để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách tối ưu.
2. Thời gian
Khối lượng công việc của nhân sự Back office tương đối nhiều nhưng thời gian hoàn thành thì luôn có hạn. Do đó người làm việc ở vị trí này thường xuyên gặp phải những áp lực về mặt thời gian rất lớn.
Bạn có thể hoàn toàn khắc phục được khó khăn này nếu biết cách sắp xếp, quản lý công việc một cách hợp lý. Ngoài ra, bạn cũng đừng nên nhìn nhận đây là áp lực mà hãy xem đó như một công cụ đo lường khả năng của bản thân. Nhờ vậy mà bạn sẽ làm được nhiều việc hơn và nỗ lực vượt qua khó khăn.
Xem thêm: Top 16 công việc lương cao cho nữ ở Việt Nam nhất định phải biết
3. Cấp trên
Ban lãnh đạo quản lý luôn là người đặt ra những yêu cầu khắt khe về công việc và giao phó nhiệm vụ cũng như deadline cho bộ phận Back office. Điều này vô tình khiến cấp trên trở thành một trong những áp lực khó tránh khỏi khi làm việc trong bộ phận này.
4. Đồng nghiệp
Có đôi lúc, nhân sự Back office phải chịu áp lực từ chính những người làm cùng tổ chức với mình. Chẳng hạn như, đôi lúc vì làm việc nội bộ mà bạn cảm thấy mình không đủ giỏi, không đủ sáng tạo như những người khác.
Tuy vậy, bạn hoàn toàn có thể khắc phục tình trạng này bằng việc xây dựng sự tự tin, kiên trì khi theo đuổi công việc. Vì mỗi người đảm nhận một vai trò khác nhau nên đừng xem đồng nghiệp là đối thủ mà hãy cùng nhau xây dựng mối quan hệ thật tốt. Điều này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc về sau.
5. Chuyên môn
Đặc thù làm việc tại khối Back office là bạn phải xử lý lượng lớn công việc từ các bộ phận khác gửi về. Vậy nên bạn cần có nền tảng kiến thức vững chắc cũng như một số chuyên môn để đảm đương những nhiệm vụ đó.
6. Thu nhập
Tùy từng vị trí công việc trong bộ phận Back office mà mỗi người sẽ có mức thu nhập khác nhau. Kinh nghiệm làm việc và năng lực cũng sẽ quyết định ít nhiều đến yếu tố này.
Hiện nay, trung bình mức thu nhập của nhân viên Back office nếu có kinh nghiệm từ 1 – 3 năm sẽ rơi vào khoảng 9 triệu đồng/tháng. Đây cũng được xem là một mức lương ổn định so với mặt bằng chung trên thị trường tuyển dụng.
Lời kết
Bài viết trên đã giải đáp những thắc mắc liên quan đến khái niệm Back office là gì cũng như những thông tin liên quan. Hy vọng nội dung có thể cung cấp đến bạn các kiến thức hữu ích nhất. Truy cập Vieclam.net thường xuyên để đón đọc thêm vô vàn tin tức khác về mẹo tìm việc nhé.
Có thể bạn quan tâm:
