Bạn có hứng thú với công việc liên quan đến lĩnh vực khách sạn? Bạn không biết rõ các vị trí trong khách sạn là như thế nào? Cơ cấu tổ chức ra sao? Đừng lo, hãy để Vieclam.net giúp bạn tìm hiểu các vị trí việc làm cụ thể trong một khách sạn qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
I. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong khách sạn
Khách sạn là một cơ sở lưu trú được thiết kế để cung cấp dịch vụ nghỉ ngơi và ăn uống cho khách hàng, thường dành cho khách đi du lịch hoặc công tác. Khách sạn có thể cung cấp các loại dịch vụ và tiện nghi khác nhau tùy thuộc vào tiêu chuẩn và loại hình.
Khách sạn có rất nhiều bộ phận và phòng ban với chức năng hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, để đem lại hiệu quả tốt nhất, các bộ phận luôn có sự phối hợp ăn ý với nhau, thống nhất hướng đến mục tiêu chung là đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận cho khách sạn.
1. Tại sao khách sạn cần một cơ cấu nhân sự chặt chẽ, khoa học?
Khách sạn cần một cơ cấu nhân sự chặt chẽ và khoa học để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Một hệ thống nhân sự được tổ chức tốt không chỉ tăng cường hiệu suất làm việc của các vị trí trong khách sạn mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, giúp khách sạn duy trì và phát triển uy tín trong mắt khách hàng. Hãy cùng xem những lợi ích cụ thể sau:
- Quản lý và phân công công việc hiệu quả, dễ dàng hơn, đảm bảo mọi nhiệm vụ được phân chia hợp lý.
- Các nhiệm vụ và trách nhiệm được phân chia cụ thể cho từng bộ phận, đội nhóm và cá nhân, làm căn cứ để đánh giá, khen thưởng hoặc xử phạt khi cần thiết.
- Cơ cấu tổ chức giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉnh chu trong hoạt động, đồng thời tạo ra giá trị phục vụ đồng bộ cho khách hàng.
- Nâng cao chất lượng phục vụ: Sự giám sát và đôn đốc của cấp trên và đồng nghiệp giúp đẩy nhanh hiệu suất công việc trong ca.
- Cơ cấu tổ chức tạo cơ hội cho nhân viên trong bộ phận và giữa các bộ phận cạnh tranh lành mạnh trong việc hoàn thành nhiệm vụ, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giá trị cá nhân, cũng như tạo cơ sở cho doanh nghiệp công nhận và khen thưởng.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sự trùng lặp công việc và tăng cường hiệu quả hoạt động
2. Cơ cấu tổ chức tiêu chuẩn của khách sạn 3,4 sao
Cơ cấu tổ chức tiêu chuẩn của khách sạn 3-4 sao bao gồm bộ phận điều hành và các phòng ban có vai trò, chức năng, vị trí khác nhau. Bộ phận điều hành chịu trách nhiệm quản lý tổng thể, trong khi các phòng ban như lễ tân, buồng phòng, ẩm thực, kỹ thuật, an ninh… đảm nhận những nhiệm vụ chuyên biệt. Tuy nhiên, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận này giúp khách sạn vận hành hiệu quả, trơn tru và mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
Xem thêm: Quản lý khách sạn là gì? Mô tả công việc và mức lương
II. Chức năng và nhiệm vụ của các vị trí trong khách sạn
1. Bộ phận điều hành
Bộ phận Điều hành là trung tâm điều phối chính của khách sạn, đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của tất cả các bộ phận. Bộ phận này bao gồm Tổng Giám đốc – người đứng đầu và Phó Tổng Giám là người hỗ trợ và thay thế khi cần.
Chức năng: Bộ phận Điều hành thiết lập các chiến lược và mục tiêu dài hạn cho khách sạn, chịu trách nhiệm lớn về sự thành bại trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Họ đảm bảo mọi hoạt động và quyết định được thực hiện đúng theo kế hoạch và chính sách đã đề ra.
Nhiệm vụ:
- Tổng Giám đốc: chịu trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược tổng thể, giám sát hoạt động của toàn bộ khách sạn và xử lý các vấn đề quan trọng.
- Phó Tổng Giám đốc: hỗ trợ trong việc điều phối hoạt động hàng ngày của các bộ phận, giám sát hiệu suất và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.
2. Bộ phận lễ tân
Bộ phận Lễ tân là điểm tiếp xúc chính với khách hàng ngay từ khi họ bước vào khách sạn. Bộ phận này bao gồm Trưởng bộ phận Lễ tân, Nhân viên Lễ tân và Nhân viên Concierge. Trưởng bộ phận Lễ tân quản lý toàn bộ hoạt động quầy lễ tân, trong khi các nhân viên khác thực hiện các công việc hàng ngày tại quầy.
Xem thêm: Bảng mô tả công việc lễ tân đầy đủ và chi tiết nhất
Chức năng: Bộ phận Lễ tân đóng vai trò then chốt trong việc giao tiếp và thiết lập mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. Lễ tân là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn và giữa các bộ phận nội bộ. Bộ phận này cũng hỗ trợ quản lý bằng cách tư vấn và cung cấp thông tin về tình hình khách sạn, nhu cầu thị trường và xu hướng tương lai.
Nhiệm vụ:
- Trưởng bộ phận Lễ tân: giám sát quy trình nhận và trả phòng, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy định và xử lý khiếu nại của khách.
- Nhân viên Lễ tân: tiếp đón khách, làm thủ tục nhận và trả phòng, cung cấp thông tin và thu phí dịch vụ.
- Nhân viên Concierge: hỗ trợ yêu cầu đặc biệt của khách như đặt vé và tổ chức tour du lịch.
3. Bộ phận buồng phòng
Chức năng: Chức năng của Bộ phận Buồng phòng là đảm bảo tất cả các phòng của khách sạn luôn sạch sẽ và sẵn sàng phục vụ khách. Bộ phận này cũng quản lý việc thay đổi ga trải giường, cung cấp các tiện nghi và đảm bảo chất lượng dịch vụ đạt tiêu chuẩn.
Nhiệm vụ:
- Trưởng bộ phận Buồng phòng: phân công công việc, giám sát quy trình dọn dẹp và bảo trì phòng.
- Nhân viên Buồng phòng: thực hiện dọn dẹp phòng, thay đổi ga trải giường, cung cấp tiện nghi cần thiết và đảm bảo phòng luôn sẵn sàng đón khách.
- Nhân viên Dọn dẹp: hỗ trợ duy trì vệ sinh và tổ chức phòng, đồng thời kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị và vật dụng khi làm vệ sinh. Quan sát và báo cho bộ phận Lễ tân khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.
4. Bộ phận ẩm thực
Bộ phận Ẩm thực quản lý các dịch vụ ăn uống của khách sạn, bao gồm nhà hàng và quầy bar. Bộ phận này gồm có Quản lý nhà hàng, Người giám sát và Nhân viên phục vụ.
Chức năng: Bộ phận Ẩm thực là nơi cung cấp các dịch vụ ăn uống chất lượng cao cho khách hàng. Quản lý Nhà hàng giám sát hoạt động của nhà hàng, điều phối đội ngũ phục vụ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Nhiệm vụ: Bộ phận sẽ phát triển thực đơn, giám sát hoạt động của các khu vực ăn uống và đảm bảo rằng dịch vụ ăn uống đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách .
5. Bộ phận bếp
Bộ phận Bếp là nơi chuẩn bị và nấu các món ăn cho khách sạn. Bộ phận này bao gồm Đầu bếp trưởng, Đầu bếp phụ và Nhân viên bếp.
Xem thêm: Pastry Chef là gì? Cơ hội việc làm cực kỳ hấp dẫn
Chức năng: Chức năng của Bộ phận Bếp là đảm bảo rằng tất cả các món ăn được chuẩn bị và nấu đúng theo tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thực phẩm. Đồng thời, quản lý việc sử dụng nguyên liệu và tối ưu quy trình làm việc trong bếp.
Nhiệm vụ:
- Đầu bếp trưởng lập kế hoạch thực đơn, quản lý các hoạt động trong bếp và đảm bảo chất lượng thực phẩm.
- Đầu bếp phụ hỗ trợ chuẩn bị và nấu các món ăn, thực hiện các công việc theo yêu cầu của Đầu bếp trưởng.
- Nhân viên bếp thực hiện các công việc nấu nướng, chuẩn bị thực phẩm và vệ sinh khu vực bếp.
6. Bộ phận kinh doanh tiếp thị
Bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị (Sale & Marketing) chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các chiến lược tiếp thị và bán hàng của khách sạn. Bộ phận này bao gồm Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị, Nhân viên Kinh doanh và Nhân viên Tiếp thị.
Chức năng: Triển khai các chiến lược quảng bá và bán hàng nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu, tổ chức các chiến dịch quảng cáo, tiếp thị và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị lên kế hoạch và giám sát các hoạt động tiếp thị, thực hiện đúng theo chiến lược đã đề ra.
- Nhân viên Kinh doanh tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với khách hàng, thực hiện các chiến dịch bán hàng.
- Nhân viên Tiếp thị tổ chức các hoạt động quảng bá sự kiện và các hoạt động tiếp thị để nâng cao hình ảnh khách sạn.
7. Bộ phận tài chính kế toán
Bộ phận này phụ trách các quyết định chiến lược về tài chính, tìm kiếm và quản lý nguồn vốn cho khách sạn. Họ theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ, lập chứng từ liên quan đến vốn và kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn bộ khách sạn. Bộ phận này còn có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm và theo dõi sát các hoạt động thu chi.
8. Bộ phận hành chính – nhân sự
Chức năng: Bộ phận Nhân sự trong khách sạn có trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và đánh giá các vấn đề liên quan đến nhân sự và tiền lương. Vai trò của bộ phận này là đảm bảo hoạt động của khách sạn được duy trì ổn định, góp phần vào việc bảo đảm doanh thu và lợi nhuận.
Nhiệm vụ:
- Trưởng phòng Nhân sự (Human Resource Manager) sẽ giám sát các hoạt động của phòng nhân sự và lập kế hoạch ngân sách, theo dõi nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban khác để tìm kiếm nhân sự phù hợp.
- Nhân viên Nhân sự (Human Resource Executive) trực tiếp thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và tính lương thưởng. Đồng thời, quản lý hồ sơ nhân viên trong khách sạn trong suất quá trình làm việc.
9. Bộ phận kỹ thuật bảo trì
Chức năng: Bộ phận Kỹ thuật bảo trì là một phần không thể thiếu trong khách sạn, có nhiệm vụ quản lý và giám sát tất cả các hệ thống và thiết bị kỹ thuật để đảm bảo hoạt động liên tục, hiệu quả. Bộ phận này chịu trách nhiệm duy trì sự vận hành ổn định của hệ thống điện, nước và các thiết bị kỹ thuật khác trong khách sạn.
Nhiệm vụ: kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị như thang máy, máy lạnh, đèn phòng… Đồng thời, sửa chữa ngay khi có yêu cầu từ các bộ phận khác hoặc từ khách hàng. Bên cạnh đó, họ hỗ trợ trang trí sân khấu và chuẩn bị hệ thống âm thanh cho các sự kiện và hội thảo, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
10. Bộ phận công nghệ thông tin
Chức năng: Bộ phận IT có nhiệm vụ quản lý và duy trì hệ thống website, server và các hệ thống máy tính trong văn phòng. Hỗ trợ về công nghệ thông tin cho nhân viên và khách hàng, bên cạnh đó phối hợp với phòng PR & Marketing để thực hiện các chiến dịch.
Nhiệm vụ chính của từng thành viên bộ phận IT:
- Trưởng bộ phận IT (IT Manager): Nắm bắt và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin của khách sạn.
- Nhân viên IT (IT Officer): Vận hành hệ thống máy tính, mạng LAN, internet và các thiết bị ngoại vi khác. Cung cấp và giải đáp mọi thắc mắc về thông tin, quy trình đặt phòng… của khách hàng trên các nền tảng social.
- Nhân viên thiết kế đồ họa (Designer): Chịu trách nhiệm thiết kế các ấn phẩm truyền thông theo yêu cầu và chiến dịch Marketing của khách sạn.
11. Bộ phận an ninh
Bộ phận an ninh là một trong bộ phận cũng rất quan trọng của một khách sạn, đóng vai trò bảo vệ tài sản và sự an toàn cho khách hàng, nhân viên. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của bộ phận này như sau:
Chức năng: giám sát các hoạt động và đảm bảo an toàn về người và tài sản trong khuôn viên khách sạn.
Nhiệm vụ:
- Trưởng bộ phận An ninh (Chief Security) sẽ quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động an ninh của khách sạn.
- Nhân viên An ninh (Security Staff) thực hiện các nhiệm vụ canh gác và xử lý sự cố khi cần thiết. Họ có thể thực hiện các nhiệm vụ khác như trông giữ xe, hỗ trợ bộ phận Lễ tân hướng dẫn và chuyển hành lý của khách hàng…
12. Bộ phận thể thao và giải trí
Chức năng: cung cấp các dịch vụ để nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng tại khách sạn như: tổ chức các hoạt động thể thao, sự kiện, tiệc tùng… đáp ứng nhu cầu giải trí đa dạng và góp phần củng cố sự yêu thích của khách hàng.
Nhiệm vụ: khảo sát và nghiên cứu kỹ về nhu cầu giải trí của khách hàng để thiết kế các chương trình phù hợp. Họ thường tổ chức các sự kiện đặc biệt bao gồm tiệc tùng, liên hoan… nhằm mang đến những trải nghiệm thú vị hơn cho khách.
Lời kết
Bài viết trên là những thông tin về cơ cấu tổ chức và các vị trí trong khách sạn. Hy vọng rằng qua bài viết, bạn đã có thêm những thông tin hữu ích trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu. Ngoài ra, nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào muốn được giải đáp, hãy để lại bình luận phía bên dưới.
Và đừng quên truy cập Vieclam.net để xem thêm các công việc liên quan đến khách sạn hay những tin tức tìm việc làm đa dạng ngành nghề khác nhé!
Có thể bạn quan tâm:
