Hành chính nhân sự là gì? Mức lương, nhiệm vụ và kỹ năng cần có

Bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động và tạo nên thành công của mỗi doanh nghiệp. Vậy cụ thể hành chính nhân sự là gì? Bộ phận này phụ trách những công việc nào và đòi hỏi những kỹ năng ra sao? Trong bài viết sau đây, hãy cùng Vieclam.net tìm hiểu chi tiết về mảng hành chính nhân sự nhé.

I. Hành chính nhân sự là gì?

Công việc hành chính nhân sự (HCNS) bao gồm nhiều nhiệm vụ đa dạng từ quản lý giấy tờ (hành chính) đến quản trị con người (nhân sự). 

Theo đó, nhân viên HCNS sẽ chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng người lao động cho công ty, thực hiện các thủ tục hành chính và lưu trữ văn thư quan trọng. Không chỉ vậy, họ còn phụ trách tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như du lịch thường niên, liên hoan các dịp lễ, tổng kết năm, tổng kết tháng,… nhằm tạo ra môi trường làm việc vui vẻ và gắn kết cho toàn thể nhân viên. Ngoài ra, một số nhiệm vụ khác của nhân viên HCNS có thể kể đến như phối hợp với kế toán để tính lương, thưởng hoặc tổ chức các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự công ty,…

Ở doanh nghiệp quy mô lớn, những nhiệm vụ trên thường được phân chia cho các bộ phận chuyên biệt gồm Bộ phận tuyển dụng, Bộ phận hành chính, Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D), Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B). Còn ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, vị trí Hành chính nhân sự tổng hợp sẽ đảm nhận hầu hết các công việc kể trên. 

Xem thêm: Học tài chính ngân hàng ra làm gì? Cơ hội việc làm có đa dạng không?

II. Thu nhập của nhân viên hành chính nhân sự

Trong mỗi doanh nghiệp, có đa dạng vị trí thuộc bộ phận hành chính nhân sự. Mức lương cũng theo đó mà có sự khác biệt. Ngoài ra, mức lương cụ thể còn phụ thuộc vào số năm kinh nghiệm của nhân viên, chính sách công ty cũng như khu vực làm việc,… Bạn có thể tham khảo cụ thể bảng sau.

(Nguồn tham khảo: TopCV)

Xem thêm: Học giỏi toán thì làm nghề gì? Top 9 nghề có thu nhập tốt hiện nay?

III. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Để hiểu rõ hơn về công việc hành chính nhân sự là gì, hãy cùng Vieclam.net điểm qua danh sách các nhiệm vụ mà bộ phận nhân sự phụ trách bên dưới đây nhé.

1. Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ

• Tiếp nhận và giải quyết công văn, đơn từ, giấy tờ đề nghị, tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp, đồng thời phân loại chúng một cách chính xác và ngăn nắp.
• Tiếp nhận giấy tờ liên quan đến nhân sự như giấy xin nghỉ phép, bản giải trình, hồ sơ xin việc, hợp đồng lao động,…
• Theo dõi và quản lý các hoạt động duy trì văn hóa doanh nghiệp.
• Quản lý các văn bản ghi nhận chế độ lương, thưởng của nhân sự công ty.

2. Lưu trữ các dữ liệu, hồ sơ quan trọng

Đảm bảo lưu trữ tài liệu, thông tin quan trọng cả dưới dạng bản cứng và bản mềm cũng là một phần công việc của nhân viên HCNS. Lưu ý, nhân viên HCNS cần có kỹ năng lưu trữ thông tin sao cho vừa đảm bảo tính chính xác vừa dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Xem thêm: Con gái có nên học Luật Kinh tế? Ra trường làm công việc gì?

3. Quản lý tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp

• Thực hiện công tác theo dõi, quản lý và bàn giao/thu hồi các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan.
• Đảm bảo lịch hẹn bảo trì và đổi mới máy móc, thiết bị định kỳ. Trong trường hợp thiết bị, máy móc bị hư hỏng cần thay mới, bộ phận hành chính nhân sự sẽ lập đề xuất để mua mới thiết bị đó.
• Tiếp nhận ý kiến từ các phòng ban về nhu cầu nâng cấp và cải thiện thiết bị.
• Cung cấp các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban hàng tháng, đảm bảo mọi nhu cầu về vật tư được đáp ứng đầy đủ.
• Kê khai thông tin và chi phí dành cho các thiết bị văn phòng phẩm, máy móc hằng tháng để quản lý và kiểm soát tài chính hiệu quả.

4. Theo dõi và xử lý bảng lương

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên hành chính nhân sự có thể sẽ đảm nhiệm toàn bộ việc quản lý bảng lương. 

Nhưng ở những doanh nghiệp lớn, bộ phận này chỉ cần hỗ trợ phòng kế toán trong việc xử lý bảng lương bằng cách kiểm tra bảng chấm công, lập danh sách lương/thưởng hàng tháng của nhân sự từng phòng ban,…

Xem thêm: Con gái có nên học kiến trúc không? Cơ hội nghề nghiệp ngành kiến trúc

5. Hỗ trợ mảng công tác lễ tân

Nhân viên hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ công ty trong công tác lễ tân với các nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Đón tiếp khách hàng và đối tác khi đến công ty.
• Tiếp nhận và xử lý thông tin qua điện thoại và gặp mặt trực tiếp.
• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ để gắn kết mối quan hệ giữa các nhân viên và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

6. Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Nhắc đến hành chính nhân sự, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến việc tuyển dụng. Do đó, chắc chắn đây là nhiệm vụ tiêu biểu của bộ phận này. 

Thông thường, bộ phận HCNS sẽ lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên nhu cầu của từng phòng ban. Họ sẽ tiến hành các hoạt động tuyển dụng như đăng tin, sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn ứng viên. Sau đó, phối hợp với các phòng ban liên quan để đánh giá và tìm ra ứng viên phù hợp. Cuối cùng, họ sẽ thông báo kết quả và thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới vào công ty.

Xem thêm: Có nên học Ngôn ngữ Anh không? Cơ hội việc làm khi ra trường

IV. Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự

Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản cần có để trở thành nhân viên hành chính nhân sự, bạn có thể tham khảo qua.

1. Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống

Là bộ phận thường xuyên phải làm việc trực tiếp với con người nên có thể nói kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng đối với nhân viên HCNS. Kỹ năng này sẽ giúp bạn tạo dựng mối quan hệ hài hòa giữa tập thể nhân viên, các phòng ban và các cấp lãnh đạo. 

Ngoài ra, nhân viên HCNS cũng cần có khả năng xử lý tình huống khéo léo, linh hoạt. Bởi vì trong công việc, có thể phát sinh những tình huống bất ngờ như sự cố liên quan đến nhân sự, thay đổi chính sách đột ngột hoặc yêu cầu khẩn cấp từ lãnh đạo. Kỹ năng xử lý tình huống lúc này sẽ giúp bạn nhanh chóng đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề, đồng thời đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

2. Kỹ năng làm việc đa chức năng

Hầu hết nhân viên hành chính nhân sự đều cần có khả năng “đa chức năng” hay “đa nhiệm” để có thể xử lý nhiều công việc cùng lúc một cách hiệu quả, từ tuyển dụng, đào tạo đến xử lý các vấn đề hành chính,… Từ đó giúp duy trì hoạt động trơn tru của bộ phận hành chính nhân sự, đồng thời hỗ trợ kịp thời cho các phòng ban khác.

Xem thêm: Con gái có nên học ngành Quản trị khách sạn? Cơ hội việc làm trong ngành

3. Kỹ năng tổ chức công việc

Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc hiệu quả là một yếu tố thiết yếu mà nhân viên hành chính nhân sự cần có. Vì mỗi ngày bạn sẽ phải xử lý hàng trăm hồ sơ, giấy tờ, việc biết cách tổ chức và quản lý thông tin một cách chính xác là rất cần thiết để tránh những sai sót không đáng có, duy trì hiệu quả và chất lượng công việc.

4. Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng chắc chắn là một yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên hành chính nhân sự. Bởi vì bộ phận HCNS thường xuyên phải quản lý và lưu trữ giấy tờ, bảng lương và nhiều tài liệu quan trọng khác. Kỹ năng này sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác trên máy tính nhanh chóng và chính xác, tránh rơi vào tình trạng quá tải.

5. Kỹ năng quản lý thời gian và chịu được áp lực

Khi làm việc, nhân viên HCNS thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, điều này yêu cầu bạn cần biết cách phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc đúng hạn. Ngoài ra, bạn cũng cần có khả năng làm việc dưới áp lực cao để duy trì sự tập trung và hiệu suất làm việc ổn định, ngay cả khi phải xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc gặp khối lượng công việc lớn. 

6. Kỹ năng quan sát và lắng nghe

Để nắm bắt được nhu cầu và mong muốn của tập thể nhân viên trong công ty, bạn cần phải có khả năng lắng nghe và quan sát môi trường làm việc một cách tinh tế. Kỹ năng lắng nghe giúp bạn hiểu rõ những vấn đề và quan điểm của những người xung quanh, trong khi khả năng quan sát cho phép nhận diện tình hình trong môi trường làm việc. 

Kết hợp hai yếu tố này giúp bạn đưa ra những quyết định và hành động phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu của đội ngũ nhân sự và cải thiện chất lượng môi trường làm việc, từ đó làm cho họ hài lòng và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

7. Kỹ năng học hỏi và tinh thần cầu tiến

Bộ phận HCNS sử dụng khá nhiều phần mềm chuyên môn để hỗ trợ công việc, chẳng hạn như phần mềm quản trị nhân sự (HRM). Do đó, bạn sẽ phải luôn không ngừng hỏi học và tiếp thu kiến thức, kỹ năng mới để không chỉ cải thiện khả năng làm việc của bản thân mà còn góp phần vào sự thành công chung của bộ phận và doanh nghiệp.

Xem thêm: Không biết gì về máy tính có nên học CNTT hay không?

V. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, phòng hành chính nhân sự thường được chia thành các bộ phận chuyên biệt với nhiệm vụ rõ ràng như sau:

• Bộ phận tuyển dụng nhân sự: Đây là bộ phận đảm nhận vai trò tuyển dụng nhân viên tiềm năng cho tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Nhân viên ở bộ phận này phải thường xuyên cập nhật các yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban khác, lên kế hoạch đăng tin tìm nhân sự và tham gia trực tiếp vào quá trình chọn lọc ứng viên phù hợp.

• Bộ phận hành chính: Bộ phận này thường phụ trách việc lưu trữ các giấy tờ, văn bản quan trọng, theo dõi và cập nhật tình trạng của các thiết bị trong công ty, sắp xếp lịch họp nội bộ và lịch hẹn với đối tác,…

• Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D): Bộ phận L&D hay Learning & Development chịu trách nhiệm về mảng đào tạo và phát triển năng lực của nhân viên. Họ sẽ thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo về chuyên môn hoặc kỹ năng mềm, giúp đội ngũ nhân viên ngày càng trau dồi và tiến bộ hơn.

• Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B): C&B, viết tắt của Compensation & Benefits, là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống lương thưởng và phúc lợi cho nhân sự của doanh nghiệp, đảm bảo cân bằng giữa quyền lợi của người lao động, nguồn lực của công ty và quy định của pháp luật. Đặc biệt, nhân viên C&B cần có kiến thức vững về các chính sách của luật lao động vì sẽ phải làm việc liên quan trực tiếp đến tiền lương, thuế, bảo hiểm,…

Xem thêm: Con gái có nên học ngành thương mại điện tử? Cơ hội việc làm

VI. Các ngành học ra trường có thể làm hành chính nhân sự

Nếu bạn đang cân nhắc theo đuổi lĩnh vực hành chính nhân sự, việc chọn đúng ngành học là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số ngành học sẽ trang bị cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc trong lĩnh vực này, bạn có thể tham khảo qua. 

• Ngành Quản lý nhân sự

Ngành này tập trung vào việc đào tạo các kiến thức và kỹ năng về quản lý con người, phát triển và duy trì nguồn nhân lực trong tổ chức. Sinh viên sẽ được học về các quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và phát triển nghiệp vụ cho nhân viên. Sau khi tốt nghiệp, bạn có thể làm việc trong bộ phận nhân sự của doanh nghiệp, đảm nhận các vị trí như chuyên viên tuyển dụng, chuyên viên đào tạo và phát triển,…

• Ngành Quản trị hành chính nhân sự

Khi theo học ngành này, sinh viên sẽ được học kiến thức về cả hai lĩnh vực hành chính và nhân sự. Bạn sẽ được trau dồi các kỹ năng tổ chức quản lý và các thủ tục liên quan đến thông tin hồ sơ nhân sự, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bảo hiểm, thuế,… Đồng thời, bạn cũng sẽ được dạy về kỹ năng tuyển dụng, cách tính lương cho nhân viên,… Sinh viên tốt nghiệp ngành này có thể làm việc ở nhiều vị trí như nhân viên hành chính nhân sự, quản lý văn phòng hoặc đảm nhận các vai trò hỗ trợ hành chính trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Con gái có nên học thiết kế đồ họa? Phân tích ưu và nhược điểm

• Ngành Quản lý nguồn nhân lực

Ngành Quản lý nguồn nhân lực tập trung vào việc xây dựng chiến lược và chính sách nhân sự để tối ưu hóa nguồn nhân lực của tổ chức. Sinh viên sẽ được học về các khía cạnh pháp lý, kinh tế và xã hội liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, cùng với các kỹ năng phân tích và hoạch định chiến lược. Một số vị trí như chuyên viên quản lý nguồn nhân lực, chuyên viên phân tích nhân sự hoặc các vai trò tư vấn nhân sự trong các doanh nghiệp sẽ đặc biệt phù hợp dành cho sinh viên tốt nghiệp ngành này.

• Ngành Quản trị nhân lực

Ngành học này cung cấp cho bạn những kiến thức nền tảng về quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực. Sau khi tốt nghiệp, bạn có thể dễ dàng đảm nhận các vị trí như chuyên viên nhân sự, nhân viên phát triển nguồn nhân lực,…

Xem thêm: Nhân viên kinh doanh là gì? Những thông tin tổng quan xoay quanh vị trí nhân viên kinh doanh

Nếu bạn đang có ý định theo học các ngành liên quan đến hành chính nhân sự kể trên, bạn có thể tham khảo một số trường đào tạo uy tín và được đánh giá cao về chất lượng đầu ra hiện nay, có thể kể đến như:

• Khu vực miền Bắc: Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU), Đại học Thương mại (TMU), Đại học Ngoại thương (FTU),…
• Khu vực miền Trung: Đại học Kinh tế Đà Nẵng (DUE), Đại học Duy Tân (DTU),…

• Khu vực miền Nam: Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn (USSH), Đại học Kinh tế TPHCM (UEH), Đại học Kinh tế Luật (UEL),…

VII. Tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu?

Hiện nay, bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin các công việc hành chính nhân sự uy tín trên các trang web tuyển dụng trực tuyến, hội nhóm mạng xã hội hoặc trên website, fanpage chính thức của doanh nghiệp.

Trong đó, một gợi ý website tuyển dụng trực tuyến đáng tin cậy hàng đầu mà bạn có thể lựa chọn đó chính là Vieclam.net. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy hàng nghìn cơ hội việc làm từ các doanh nghiệp lớn nhỏ, cùng với thông tin chi tiết về yêu cầu công việc, mức lương, cách liên hệ ứng tuyển,… 

Vieclam.net cung cấp một giao diện thân thiện, dễ sử dụng cùng với hệ thống bộ lọc thông minh dựa trên khu vực, ngành nghề, loại hình công việc,…, giúp bạn nhanh chóng tiếp cận với những cơ hội nghề nghiệp phù hợp với bản thân. Hãy truy cập vào Vieclam.net và tạo ngay một hồ sơ ứng tuyển chuyên nghiệp để gia tăng cơ hội tìm được công việc mơ ước bạn nhé. 

Lời kết

Như vậy là Vieclam.net đã cung cấp đến bạn một số thông tin xoay quanh lĩnh vực hành chính nhân sự bao gồm lý giải hành chính nhân sự là gì, mức thu nhập trung bình, các nhiệm vụ liên quan,… Hy vọng qua đó, bạn đã hiểu thêm về lĩnh vực này và có những định hướng nghề nghiệp phù hợp cho bản thân.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đọc thêm nhiều bài viết thú vị khác tại các chuyên mục mẹo tìm việc, phát triển bản thân hay chia sẻ kinh nghiệm tại Vieclam.net để có thêm nhiều thông tin hữu ích khi đi làm nhé.

Có thể bạn quan tâm: 

• Có nên học ngành công tác xã hội không? Tiềm năng phát triển của ngành
• Có nên học sư phạm hay không? Triển vọng nghề nghiệp thế nào?
• [Giải đáp] Có nên học Marketing không? Cơ hội nghề nghiệp ngành Marketing