Hướng dẫn cách viết phần kính gửi trong đơn xin việc

Phần “Kính gửi” trong đơn xin việc là một trong những thông tin rất quan trọng nhưng nhiều người thường gặp khó khăn khi xác định nên gửi tới ai. Việc ghi đúng người nhận không chỉ giúp hồ sơ của bạn trở nên chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng ngay từ những dòng đầu tiên. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ghi phần “Kính gửi” một cách chính xác, phù hợp với từng trường hợp, giúp tăng ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

I. Tổng quan về phần Kính gửi trong đơn xin việc

“Kính gửi” là dòng mở đầu trong đơn xin việc, dùng để ghi rõ người hoặc bộ phận sẽ nhận và đọc đơn của bạn. Nội dung này thường được đặt ngay dưới tiêu đề “ĐƠN XIN VIỆC” và trước phần giới thiệu bản thân.

Đây là phần giúp xác định bạn đang gửi đơn đến ai, chẳng hạn như Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự hoặc người phụ trách tuyển dụng cụ thể. Việc ghi đúng và rõ ràng đối tượng sẽ giúp đơn xin việc trở nên chuyên nghiệp hơn, đồng thời thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng.

II. Cách ghi “Kính gửi” trong đơn xin việc theo từng trường hợp

Tùy theo việc bạn đã biết rõ người nhận hay chưa, cách ghi “Kính gửi” sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết trong đơn xin việc theo từng trường hợp:

1. Trường hợp biết rõ người nhận

Đây là trường hợp phổ biến nhất, thường xảy ra khi bạn đã liên hệ trước với người phụ trách hoặc thông tin được cung cấp rõ ràng trong tin tuyển dụng.

Cấu trúc: Kính gửi: Ông/Bà + [Họ và tên] – [Chức vụ cụ thể] – [Tên đơn vị công tác]

Ví dụ:

• Kính gửi: Ông Lê Văn Minh – Trưởng phòng Tuyển dụng và Phát triển nhân sự – Công ty Cổ phần Công nghệ Xanh.

2. Trường hợp không biết rõ người nhận

Nếu bạn chỉ xác định được đơn vị hoặc phòng ban chuyên trách nhưng không biết chính xác ai sẽ nhận hồ sơ, việc ghi đúng tên bộ phận vẫn giúp hồ sơ vừa đảm bảo tính chính xác, vừa tránh ghi chung chung quá mức.

Cấu trúc: Kính gửi: Ban/Phòng/Bộ phận + [Tên bộ phận chuyên môn] + [Tên công ty/tổ chức]

Ví dụ:

• Kính gửi: Phòng Nhân sự – Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Phương Đông.

III. Cách tìm thông tin người nhận trong đơn xin việc

Để biết chính xác bạn nên “Kính gửi” ai, hãy áp dụng ba cách dưới đây theo đúng thứ tự từ 1 đến 3. Cách nào tìm ra kết quả trước thì dừng lại và sử dụng kết quả đó.

Cách 1: Xem kỹ tin tuyển dụng

Đây là nguồn tin chính thống và dễ tìm nhất. Bạn cần đọc kỹ từ đầu đến cuối bài đăng.

• Mục đích: Tìm thông tin người nhận ngay trong bài đăng tuyển dụng.
• Thao tác: Mở lại tin tuyển dụng và đọc kỹ toàn bộ nội dung, đặc biệt phần đầu và cuối.
• Tìm gì?
  • Tên người liên hệ (Ví dụ: “Mọi thắc mắc xin liên hệ anh Nguyễn Văn A”).
  • Chức vụ người liên hệ (Ví dụ: “Gửi hồ sơ về cho Trưởng phòng Nhân sự Trần Thị B”).
  • Email có tên người nhận (Ví dụ: [email protected]).
• Kết quả:
  • Nếu tìm được, ghi chính xác tên và chức vụ để điền vào “Kính gửi”.
  • Nếu không tìm được, chuyển sang Cách 2.

Cách 2: Tìm trên website và mạng xã hội của công ty

Nếu thông tin không có trong tin tuyển dụng, hãy thử tra cứu trên website hoặc mạng xã hội chính thức của công ty.

(1) Tìm trên website chính thức

• Mục đích: Tra cứu danh sách nhân sự được công bố.
• Thao tác: Vào mục “Liên hệ”, “Đội ngũ nhân sự”, “Ban lãnh đạo” hoặc “Tuyển dụng”.
• Tìm gì: Người có chức danh liên quan đến phòng ban bạn ứng tuyển.
  
• Kết quả: Ví dụ, bạn ứng tuyển vào phòng Marketing và thấy thông tin: “Trưởng phòng Marketing: Lê Thị C”.

(2) Tìm trên Facebook

• Mục đích: Tìm thông tin từ fanpage chính thức.
• Thao tác: Vào fanpage công ty.
• Tìm gì?

• • Mục “Giới thiệu” (About): Xem có danh sách nhân sự không.
  • Các bài đăng tuyển dụng cũ: Nhiều công ty đề cập đến tên cán bộ tuyển dụng trong bài viết hoặc để lại thông tin liên lạc dưới phần bình luận.
• Kết quả: Ghi tên và chức vụ nếu tìm thấy.

(3) Tìm trên LinkedIn

• Mục đích: Tra cứu nhân sự công ty trên mạng chuyên nghiệp.
• Thao tác: Gõ tên công ty vào thanh tìm kiếm
• Dùng bộ lọc: Từ khóa HR, Talent Acquisition, Recruitment, Nhân sự hoặc chức danh quản lý phòng ban bạn ứng tuyển.
• Kết quả: Nhận danh sách người thật, có tên và chức danh cụ thể.

Cách 3: Gọi điện hỏi trực tiếp

Nếu tất cả cách trên không có kết quả, cách cuối cùng là gọi điện trực tiếp cho công ty để xác nhận.

• Mục đích: Xác nhận thông tin người nhận hồ sơ một cách chính xác khi các kênh tìm kiếm khác không có kết quả.
• Khi nào dùng: Đã thử Cách 1 và 2 nhưng không tìm ra tên cụ thể.
• Gọi cho ai: Sử dụng số điện thoại được cung cấp trong tin tuyển dụng, có thể là số bàn công ty hoặc số của người phụ trách tuyển dụng.
• Cách hỏi:
  “Chào anh/chị, em là [Tên bạn]. Em thấy tin tuyển dụng vị trí [Tên vị trí] của công ty. Em sắp gửi hồ sơ nhưng muốn hỏi chính xác em nên ghi tên người nhận là ai ạ?”
• Kết quả: Người nghe sẽ cung cấp tên và chức vụ cụ thể, ghi lại cẩn thận.

IV. Những lỗi cần tránh khi viết phần “Kính gửi” trong đơn xin việc

Một lỗi nhỏ trong phần “Kính gửi” cũng có thể khiến hồ sơ của bạn mất điểm ngay từ đầu. Dưới đây là những lỗi phổ biến bạn nên tránh:

• Viết sai tên, chức danh hoặc giới tính: Đây là lỗi nghiêm trọng, thể hiện sự thiếu cẩn thận. Trước khi điền thông tin, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo tên, chức danh và giới tính của người nhận hoàn toàn chính xác.
• Sử dụng cách xưng hô quá chung chung: Những cách ghi như “Kính gửi: Công ty…” hoặc “Kính gửi: Anh/Chị Nhân sự…” quá chung, không xác định được người nhận cụ thể, khiến hồ sơ thiếu chuyên nghiệp.
• Bỏ trống hoặc không ghi phần “Kính gửi”: Việc không ghi gì hoặc để trống phần này sẽ làm lá đơn thiếu lịch sự và khiến nhà tuyển dụng không biết trực tiếp ai là người phụ trách.
• Dùng ngôn ngữ thiếu trang trọng: Tránh viết tắt, sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc xưng hô “tớ – cậu”, “em – anh”. Hãy dùng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng để tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu.

V. Tổng hợp mẫu đơn xin việc chuẩn tại Vieclam.net

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, Vieclam.net cung cấp hàng chục mẫu đơn xin việc được thiết kế sẵn theo từng ngành nghề, từ các mẫu cơ bản đến những mẫu dành cho vị trí quản lý, nhân viên văn phòng hay lao động phổ thông…Mỗi mẫu đều kèm hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin, bao gồm cả phần “Kính gửi” phù hợp với từng trường hợp.

Bên cạnh đó, Vieclam.net còn hỗ trợ bạn:

• Tải các mẫu đơn xin việc dưới dạng Word hoặc PDF, dễ chỉnh sửa và điền thông tin.
• Tham khảo các bài viết hướng dẫn về CV, cách viết sơ yếu lý lịch và thư xin việc để hoàn thiện hồ sơ.
• Tìm kiếm việc làm nhanh chóng nhờ bộ lọc thông minh, giúp bạn ứng tuyển trực tiếp ngay trên nền tảng.

VI. Câu hỏi thường gặp

Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách ghi phần “Kính gửi” trong đơn xin việc theo từng trường hợp, cùng các cách tìm thông tin người nhận và những lỗi cần tránh. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn hoàn thiện hồ sơ một cách rõ ràng, đầy đủ và chuyên nghiệp. Đừng quên truy cập Vieclam.net để tham khảo thêm các mẫu đơn xin việc, hướng dẫn viết CV, thư xin việc, cũng như tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách ghi nghề nghiệp chuyên môn trong đơn xin việc
• Hướng dẫn cách viết mục sức khỏe trong đơn xin việc đúng chuẩn
• Cách viết phần ngoại ngữ trong Đơn xin việc đúng chuẩn