Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng đứng đầu trong danh sách kỹ năng mềm, được các nhà tuyển dụng đánh giá cao và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Giúp bạn trở nên gắn kết giữa mọi người và truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả? Xem ngay bài viết sau đây nhé!
Mục lục
I. Kỹ năng giao tiếp là gì
Kỹ năng giao tiếp tên gọi tiếng anh communication skills là khả năng của một người trong việc truyền đạt thông tin, ý kiến và cảm xúc một cách rõ ràng, dễ hiểu đến người khác. Nó bao gồm nhiều yếu tố như: ngôn ngữ, biểu cảm cơ thể, lắng nghe, tư duy logic,…
Kỹ năng giao tiếp giúp bạn tạo dựng mối quan hệ xã hội mở rộng, làm việc nhóm tốt, thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công việc. Và để có thể cải thiện và nâng cao kỹ năng giao tiếp, bạn cần phải rèn luyện thường xuyên và áp dụng nó ở mọi lúc mọi nơi.
Xem thêm: Top 20 kỹ năng cần có trong CV dễ dàng chinh phục nhà tuyển dụng
II. Các hình thức giao tiếp
Vậy cụ thể sẽ có bao nhiêu hình thức giao tiếp? Cùng Vieclam.net tìm hiểm sau đây:
2.1. Ngôn ngữ lời nói
Là hình thức giao tiếp phổ biết nhất, bằng cách sử dụng lời nói để để tương tác và chia sẻ thông tin.
Ví dụ về giao tiếp bằng lời nói:
- Thảo luận trong các buổi họp nhóm.
- Truyền đạt thông tin trong lúc thuyết trình.
- Trao đổi ý kiến và ý tưởng trong cuộc trò chuyện nhóm.
2.2. Phi ngôn ngữ
Bao gồm những hình thức giao tiếp bằng email, ghi chú, tin nhắn, báo cáo, tài liệu,…
Ví dụ về giao tiếp phi ngôn ngữ
- Gửi email để trao đổi thông tin, yêu cầu.
- Gửi tin nhắn để thảo luận hoặc thông báo.
- Soạn báo cáo hoặc tài liệu để chia sẻ thông tin chi tiết.
2.3. Viết
Giao tiếp bằng văn bản là việc trao đổi thông tin, ý kiến hoặc ý tưởng thông qua các phương tiện văn bản như: tin nhắn, email, bài viết trên diễn đàn hoặc các nền tảng trò chuyện trực tuyến….
Ví dụ về giao tiếp bằng văn bản: email, tin nhắn, báo cáo, mô tả công việc, bản tin, tài liệu quảng cáo, bài đăng trên blog,…
2.4. Trực quan (hình ảnh, biểu đồ…)
Là hình thức giao tiếp thông qua âm nhạc, ký hiệu, biểu đồ, …
Ví dụ về giao tiếp bằng trực quan:
- Sử dụng âm nhạc nhằm truyền đạt cảm xúc và ý nghĩa.
- Sử dụng ký hiệu và bản đồ để trình bày thông tin một cách trực quan, dễ hiểu.
- Sử dụng các phương tiện truyền thông như video để có thể truyền tải thông điệp một cách sinh động.
- Sử dụng hình ảnh hoặc tranh ảnh để minh họa các ý tưởng và khái niệm một cách rõ ràng.
Xem thêm: Cách phát triển kỹ năng tư duy sáng tạo hiệu quả
III. Các kỹ năng giao tiếp cơ bản cho người đi làm
Trong thực tế, giao tiếp không chỉ liên quan đến việc ứng xử và truyền đạt thông tin mà còn bao gồm nhiều kỹ năng khác.
1. Kỹ năng lắng ghe
Giao tiếp không đơn thuần chỉ là việc truyền tải thông tin, mà nó còn là quá trình tương tác và trao đổi giữa hai bên. Đỉnh cao của nghệ thuật giao tiếp không phải là nói thao thao bất tuyệt, mà là khả năng biết lắng nghe. Biết im lặng vào thời điểm thích hợp, lắng nghe và hiểu những gì đối phương nói là cách để bạn thể hiện sự tôn trọng và hiểu rõ quan điểm của họ.
Điều này cũng giúp bạn có thể phản hồi phù hợp, bằng cách như gật đầu, mỉm cười hoặc chớp mắt để cho đối phương thấy rằng bạn đang quan tâm đến câu chuyện họ chia sẻ.
Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe là gì? Phương pháp lắng nghe hiệu quả
2. Kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng đặt câu hỏi chính là là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình giao tiếp. Các câu hỏi được đặt ra được thể hiện thông qua lời nói, hành động phi ngôn ngữ như: biểu cảm nét mặt nhướng mày, để tạo sự tương tác giữa bạn và đối phương.
Nếu bạn biết cách sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi thông minh và khéo léo, điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, khám phá thêm nhiều thông tin mình chưa biết và thúc đẩy sự tương tác.
Xem thêm: Kỹ năng đặt câu hỏi: Vai trò và nguyên tắc đặt câu hỏi
3. Kỹ năng xử lý tình huống
Trong giao tiếp sự linh hoạt trong xử lý tình huống là vô cùng quan trọng. Lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ, hiểu biết về tâm trạng và quản lý cảm xúc là những từ khóa hữu ích cho việc này.
Và để trở thành một người thành thạo trong việc xử lý các tình huống, bạn cần trực tiếp tiếp xúc và trải qua nhiều lần đối mặt với các tình huống khác nhau. Với mỗi tình huống đều đem lại một bài học mới. Qua việc trải nghiệm và rút ra kinh nghiệm, bạn có thể cải thiện khả năng tư duy linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng.
4. Kỹ năng quan sát khi giao tiếp
Theo dõi ánh mắt, cử chỉ và tư thế ngồi của đối phương giúp bạn hiểu được tâm trạng và cảm xúc của họ, từ đó điều chỉnh hành vi của mình. Ví dụ nếu họ tỏ ra tức giận bạn nên ngừng nói, nếu họ buồn bạn hãy cố gắng an ủi…
Với một nhân viên bán hàng, quan sát khách hàng giúp nhân viên có thể dễ dàng bắt được “sóng” khi khách hàng bắt đầu quan tâm đến sản phẩm, tức là những gì bạn nói đã ảnh hưởng đến họ. Từ đó, bạn sẽ biết thời điểm để tiếp tục thuyết phục khách hàng và “chốt đơn”.
5. Kỹ năng thuyết phục, đàm phán
Trong cuộc sống hằng ngày, những tình huống mâu thuẫn và xung đột xảy ra là điều khó tránh khỏi. Để giải quyết chúng một cách hiệu quả và thoải mái, bạn cần áp dụng kỹ năng thuyết phục và đàm phán. Những kỹ năng này khi được sử dụng một cách thành thạo và tinh tế, có thể giúp bạn giải quyết mâu thuẫn và thúc đẩy lợi ích cho cả đôi bên.
Việc áp dụng kỹ năng thuyết phục và đàm phán không chỉ giúp giải quyết xung đột một cách hiệu quả mà còn góp phần vào việc xây dựng mối quan hệ dài lâu và gai tăng sự hợp tác.
6. Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Kỹ năng giao tiếp và ứng xử không chỉ là cách chào hỏi, ăn nói hay di chuyển mà còn thể hiện bản chất và phẩm chất của một người. Nó giúp xây dựng mối quan hệ tích cực và hiệu quả, tạo sự tin tưởng, tôn trọng và hiểu biết giữa mọi người.
Bên cạnh đó kỹ năng này cũng đóng vai trò quan trọng trong thành công cá nhân và sự nghiệp, giúp duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác kinh doanh đồng thời giải quyết các tình huống khó khăn một cách linh hoạt và hiệu quả.
7. Kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm
Việc hợp tác và làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng và mang lại những kết quả đáng giá. Hiệu suất làm việc của cả nhóm sẽ tăng lên đáng kể, khi các thành viên trong nhóm đều có khả năng giao tiếp tốt và làm việc nhóm một cách thành thạo.
Để giao tiếp và hợp tác hiệu quả với mọi người, bạn cần có khả năng dung hòa. Hãy tự tin thể hiện quan điểm của mình, nhưng đồng thời hãy biết lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của người khác, tôn trọng ý kiến của mỗi thành viên và chịu trách nhiệm với công việc.
Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, thúc đẩy thành công
IV. Ứng dụng để có kỹ năng giao tiếp tốt
Vậy làm thế nào để có thể rèn luyện cải thiện được kỹ năng giao tiếp?
4.1. Chuẩn bị trước khi giao tiếp
Hãy luyện tập nói trước gương trước khi gặp đối tác, khách hàng, đặc biệt là nếu cuộc gặp đó có tính quan trọng cao. Ghi chú lại các thông tin nào cần thiết để trình bày trao đổi và lựa chọn cách thức giao tiếp phù hợp với từng đối tượng. Kỹ năng này không chỉ giúp tạo ra sự tự tin và chuyên nghiệp, mà còn giúp tránh được những sai sót do thiếu sự chuẩn bị.
4.2. Nói chuyện rõ ràng, mạch lạc
Khi giao tiếp với khách hàng, bạn cần đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt đi một cách rõ ràng và dễ hiểu nhất. Từ đó giúp khách hàng hiểu được vấn đề một cách chính xác, đồng thời cũng tránh được sự hiểu nhầm hay các vấn đề không đáng có.
Việc sử dụng kỹ năng giao tiếp mạch lạc và có trình tự logic là vô cùng quan trọng để duy trì cuộc trò chuyện một cách trôi chảy, tránh được những khoảnh khắc im lặng không cần thiết hoặc mất tập trung. Điều này giúp tạo ra ấn tượng tích cực với khách hàng và nâng cao khả năng thành công trong công việc.
4.3. Thái độ thân thiện
Để giúp cuộc thảo luận, trò chuyện diễn ra tự nhiên bạn cần thể hiện thái độ thân thiện điều này tạo ra không khí thoải mái, vui vẻ và giảm bớt sự căng thằng. Hơn thế, thái độ thân thiện cũng là yếu tố giúp xây dựng và duy trì các mối quan hệ đồng nghiệp, khách hàng cũng như đối tác lâu dài và bền vững.
4.4. Linh hoạt phong cách giao tiếp
Tùy vào các tình huống khác nhau mà bạn cần áp dụng phong cách giao tiếp phù hợp. Và để có thể sử dụng tốt nhất kỹ năng giao tiếp, bạn cần cố gắng quan sát, hiểu rõ đối tượng và sau đó lựa chọn phong cách hiệu quả nhất để giao tiếp với họ.
Ví dụ: Nếu đang trong quá trình tìm kiếm việc làm, tốt hơn hết bạn nên gửi một email trang trọng hoặc gọi điện trực tiếp đến nhà tuyển dụng. Tùy thuộc vào tình huống, thậm chí bạn có thể tạo thu hút, ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng cách dùng một câu chuyện hay một bức thư nói về mục tiêu, ý định của mình trong công việc,…
4.5. Phê bình mang tính chất xây dựng
Việc này giúp nhân viên hiểu được những điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện của họ trong cách làm việc. Ngoài ra kỹ năng giao tiếp này cũng sẽ giúp nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và tiếp nhận nó tích cực, từ đó có động lực để cải thiện khuyết điểm.
Các nhà quản lý nên tập trung vào vấn đề cần cải thiện thay vì chỉ cố gắng tìm lỗi lầm và lên án nhân viên, tránh sử dụng những từ ngữ mang hơi hướng cá nhân. Đồng thời tạo ra bầu không khí thoải mái, tôn trọng và lắng nghe, trao đổi một cách thiện chí.
Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề: Tầm quan trọng và phương pháp rèn luyện
4.6. Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp
Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói và cách diễn đạt phù hợp là yếu tố quan trọng của giao tiếp hiệu quả:
- Về ngữ điệu, người nói cần điều chỉnh giọng nói, biểu cảm và cử chỉ để truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chân thật, điều này giúp thể hiện sự quan trọng của thông điệp.
- Về tốc độ nói, cần điều chỉnh sao cho người nghe có thể hiểu hết câu chuyện hoặc thông điệp. Nếu nói quá nhanh, người nghe có thể bị bối rối và không nhận đủ thông tin. Nếu nói quá chậm, đối phương có thể cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi.
4.7. Sử dụng những câu hỏi mở
Để có thể thúc đẩy sự tương tác và trao đổi ý kiến giữa mình và người nghe, bạn có thể đặt ra những câu hỏi mở giúp cho cuộc trò chuyện trở nên sâu sắc, ý nghĩa hơn.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng rằng việc dùng câu hỏi mở không phải lúc nào cũng là phương pháp hiệu quả, tối ưu. Giả sử nếu một thành viên đặt ra những câu hỏi quá rộng và không cung cấp đầy đủ thông tin cụ thể, điều này có thể dẫn đế gián đoạn và lãng phí thời gian của cả nhóm trong quá trình thảo luận về một dự án.
V. Những điều cần lưu ý khi giao tiếp
Bên cạnh những cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp thì bạn cũng tìm hiểu về những điều cần lưu ý sau đây:
- Tập trung lắng nghe câu chuyện, khi ngắt lời hãy sử dụng từ “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước khi phát biểu.
- Không sử dụng những từ ngữ chê bai, miệt thị, phán xét người khác hoặc thể hiện thái độ khó chịu trước mặt đối phương. Cũng như những ngôn từ hoặc hành động phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, giới tính, địa phương hoặc tôn giáo.
- Giao tiếp một cách mạch lạc, rõ ràng, nói với tốc độ vừa phải, cường độ phù hợp giúp người nghe hiểu được hết nội dung và thông điệp truyền tải.
- Đề cập đến những câu hỏi có liên quan đến chủ đề mà mọi người đang cùng thảo luận.
- Sử dụng cách thức giao tiếp thích hợp để trình bày ý kiến quan trọng như: gặp mặt hoặc gọi điện thoại, hạn chế sử dụng email hoặc tin nhắn SMS.
- Tuân thủ lời hứa và đáp ứng kịp thời, đầy đủ những câu hỏi, yêu cầu đối tác đưa ra.
- Hạn chế có những hành động không tôn trọng đối phương như: xem đồng hồ, cắn móng tay, vuốt tóc hoặc bấm điện thoại trong khi đang nói chuyện.
Trên đây Vieclam.net đã chia sẻ đến bạn đọc về chủ đề kỹ năng giao tiếp là gì cùng những thông tin quan trọng. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể nâng cao khả năng giao tiếp của mình, và đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống cũng như tìm việc làm thích hợp cho bản thân mình nhé!
Ngoài ra đừng quên truy cập Vieclam.net để nhanh tay tạo hồ sơ xin việc, cập nhật những tin đăng tuyển dụng mới nhất.
Có thể bạn quan tâm: Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết trong môi trường công sở
