Sơ yếu lý lịch tự thuật là gì? Các trường hợp cần sử dụng sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật là giấy tờ quan trọng dùng trong hồ sơ xin việc và nhiều thủ tục hành chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ sơ yếu lý lịch tự thuật là gì, khi nào cần sử dụng và phải kê khai như thế nào cho đúng. Trong bài viết này, Vieclam.net sẽ giúp bạn giải thích rõ những vấn đề này.

I. Sơ yếu lý lịch tự thuật là gì?

Sơ yếu lý lịch tự thuật là văn bản hành chính do cá nhân tự khai, dùng để tóm tắt các thông tin cơ bản về bản thân như nhân thân, quá trình học tập, công tác và quan hệ gia đình.

Đây là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức hoặc nhà tuyển dụng nắm được lý lịch và mức độ trung thực của người khai và cũng làm nền tảng pháp lý để phục vụ quản lý hồ sơ, xét tuyển, bảo hiểm hoặc các thủ tục liên quan theo quy định.

II. Những trường hợp cần sử dụng sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật không phải lúc nào cũng được yêu cầu, tuy nhiên trong nhiều trường hợp mang tính pháp lý, đây là giấy tờ bắt buộc nhằm xác minh nhân thân và thông tin cá nhân của người khai. Cụ thể, sơ yếu lý lịch tự thuật thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Xin việc chính thức (Nhà nước, Công chức, Viên chức): Dùng để xác minh lý lịch, thân nhân và mức độ trung thực của ứng viên theo quy định của cơ quan, tổ chức.
• Làm hồ sơ Quân đội, Công an: Dùng thông tin cá nhân, gia đình, quá trình hoạt động, công tác để phục vụ công tác thẩm tra lý lịch, đảm bảo yêu cầu về an ninh, chính trị.
• Làm hồ sơ học sinh – sinh viên: Được sử dụng khi nhập học, chuyển trường, làm hồ sơ đào tạo, xét chế độ chính sách hoặc học bổng; đây là trường hợp khá phổ biến trong môi trường giáo dục.
• Khi nhà tuyển dụng yêu cầu: Với các doanh nghiệp lớn hoặc vị trí cần hồ sơ pháp lý rõ ràng, sau vòng phỏng vấn, ứng viên có thể được yêu cầu bổ sung sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận để phục vụ thủ tục nội bộ và đối chiếu thông tin.
• Xác định thân nhân và lịch sử cá nhân: Sơ yếu lý lịch tự thuật giúp cung cấp đầy đủ thông tin về gia đình, quan hệ xã hội, phục vụ việc xác minh, truy vết hoặc giải quyết các vấn đề pháp lý khi cần thiết.
• Kê khai tài sản, thu nhập (ở một số vị trí đặc biệt): Trong một số trường hợp theo quy định, sơ yếu lý lịch tự thuật được sử dụng làm căn cứ kê khai tài sản, thu nhập, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

III. Các nội dung có trong sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật cần được kê khai đầy đủ, chính xác theo đúng mẫu quy định. Dưới đây là các phần bắt buộc và những lưu ý quan trọng khi viết sơ yếu lý lịch tự thuật.

1. Thông tin cá nhân

Đây là phần mở đầu và bắt buộc trong sơ yếu lý lịch tự thuật, các thông tin cần được điền đầy đủ, thống nhất với giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu), cụ thể gồm:

• Họ và tên, giới tính: Viết in hoa rõ ràng; giới tính điền đúng như giấy khai sinh.
• Ảnh thẻ: Nghiêm túc, áo có cổ càng tốt, kích cỡ tùy thuộc vào loại sơ yếu lý lịch có thể 4×6 hoặc 3×4, chụp trong thời gian gần nhất (không quá 6 tháng).
• Ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh: Ghi chính xác theo CMND/CCCD hoặc giấy khai sinh, không tự ý làm tròn hoặc ghi khác giấy tờ gốc.
• Nguyên quán: Thường là quê quán của ông bà nội hoặc cha; ghi theo thông tin trong sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh.
• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Ghi đầy đủ, đúng địa chỉ hành chính như trong sổ hộ khẩu.
• Chỗ ở hiện nay: Có thể trùng với hộ khẩu thường trú; nếu đang thuê trọ hoặc sinh sống nơi khác thì ghi theo địa chỉ thực tế.
• Số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp: Ghi đúng, đủ và rõ ràng theo giấy tờ tùy thân đang sử dụng.
• Số điện thoại liên hệ: Điền số điện thoại đang sử dụng thường xuyên.
• Người liên hệ khi cần báo tin: Thường là bố, mẹ hoặc anh/chị/em ruột; ghi rõ họ tên, nơi ở và số điện thoại liên hệ.
• Dân tộc: Trường hợp con lai có thể ghi rõ quốc tịch của bố/mẹ theo mẫu yêu cầu.
• Tôn giáo: Nếu không theo tôn giáo nào thì ghi rõ “Không”. Nếu theo tôn giáo nào thì ghi tôn giáo đó.
• Trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn: Nếu tốt nghiệp THPT, bạn ghi 12/12 chính quy (bổ túc văn hóa); nếu tốt nghiệp đại học: Ghi “Cử nhân”
• Ngoại ngữ: Ghi các ngoại ngữ biết sử dụng, kèm trình độ nếu có.
• Tình hình sức khỏe, chiều cao, cân nặng: Khai theo tình trạng thực tế tại thời điểm làm sơ yếu lý lịch.
• Nghề nghiệp hoặc trình độ chuyên môn hiện nay: Ghi công việc đang làm hoặc chuyên môn đang theo đuổi.
• Thông tin về Đảng, Đoàn (nếu có): Ghi rõ đã tham gia hay chưa; nếu chưa thì để trống hoặc ghi theo hướng dẫn của mẫu.
• Thông tin nghĩa vụ quân sự: Ghi rõ tình trạng nhập ngũ, xuất ngũ hoặc “Chưa” nếu chưa phát sinh.

Lưu ý: Các mục không có thông tin phát sinh cần ghi rõ “Không” hoặc “Chưa”, không nên bỏ trống để tránh bị đánh giá là khai thiếu nội dung.

2. Hoàn cảnh gia đình

Hoàn cảnh gia đình phản ánh rõ bối cảnh gia đình, nhân thân và môi trường sống của người khai. Cụ thể, người khai cần trình bày đầy đủ các nội dung sau:

• Thông tin về cha: Ghi rõ họ và tên, năm sinh (hoặc tuổi), nghề nghiệp; quá trình hoạt động, công tác theo từng giai đoạn (học tập, lao động, công tác, nghỉ hưu…).
• Thông tin về mẹ: Khai tương tự như đối với cha, đảm bảo thống nhất về cách trình bày và mức độ chi tiết.

3. Họ và tên anh, chị, em ruột

Ở mục này, người khai cần liệt kê đầy đủ tất cả anh, chị, em ruột trong gia đình. Thông tin cần được kê khai rõ ràng, ngắn gọn và đúng thực tế. Các nội dung cơ bản cần ghi cho từng người gồm:

• Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên theo giấy khai sinh, không dùng tên gọi ở nhà hay biệt danh.
• Tuổi hoặc năm sinh: Ưu tiên ghi năm sinh (ví dụ: 1995); chỉ ghi tuổi nếu mẫu yêu cầu.
• Nghề nghiệp hiện tại: Ghi rõ công việc đang làm; nếu chưa có việc làm thì ghi “chưa có việc làm” hoặc “đang học”.
• Chỗ ở hiện nay: Ghi địa chỉ nơi đang sinh sống (địa chỉ mới sau sáp nhập).

Lưu ý: Trường hợp người khai không có anh, chị, em ruột, cần ghi rõ “Không”, không để trống mục này. 

4. Quá trình hoạt động của bản thân

Mục này dùng để phản ánh toàn bộ quá trình học tập, làm việc và tham gia các hoạt động xã hội của người khai theo trình tự thời gian liên tục, từ trước đến nay. Khi kê khai, người khai cần trình bày rõ các nội dung sau:

• Thời gian: Ghi cụ thể từ tháng/năm đến tháng/năm, kê khai theo trình tự từ cũ đến mới (từ trước đến nay).
• Làm công tác gì: Ghi rõ học tập, làm việc, lao động hoặc tham gia hoạt động nào.
• Ở đâu: Tên trường học, cơ quan, đơn vị hoặc địa phương tương ứng với quá trình công tác.
• Giữ chức vụ gì: Nếu có thì ghi rõ; nếu không có chức vụ thì ghi “Không”

Các mốc thời gian cần được ghi liên tục, không bỏ trống giai đoạn. Trường hợp chưa có quá trình công tác hoặc hoạt động đáng kể, người khai vẫn phải điền mục này và ghi rõ “Chưa có”.

5. Khen thưởng và kỷ luật

Mục khen thưởng và kỷ luật dùng để thể hiện quá trình rèn luyện, chấp hành kỷ luật và các thành tích (nếu có) của người khai trong học tập, công tác hoặc hoạt động xã hội. Thông tin ở phần này góp phần đánh giá ý thức, trách nhiệm và mức độ tuân thủ quy định của cá nhân. Người khai cần ghi rõ:

• Các hình thức khen thưởng đã được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền công nhận (nêu rõ tên hình thức khen thưởng, thời gian và đơn vị khen thưởng nếu có).
• Các hình thức kỷ luật đã từng bị áp dụng (ghi cụ thể hình thức và thời điểm, nếu phát sinh).

Trường hợp không có khen thưởng hoặc kỷ luật, người khai cần ghi rõ “Không”

6. Lời cam đoan

Lời cam đoan là phần bắt buộc trong sơ yếu lý lịch tự thuật, thể hiện trách nhiệm pháp lý của người khai đối với toàn bộ thông tin đã kê khai. Thông qua mục này, người khai xác nhận:

• Tất cả nội dung trong sơ yếu lý lịch là đúng sự thật, được khai báo trung thực và đầy đủ.
• Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật nếu có bất kỳ thông tin nào sai lệch hoặc không chính xác.

Tại cuối mục lời cam đoan, người khai cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập sơ yếu lý lịch và ký, ghi rõ họ tên. Chữ ký phải thống nhất với chữ ký dùng trong các giấy tờ tùy thân để đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ.

7. Xác nhận của Ủy ban/cơ quan

Sau khi người khai đã điền đầy đủ thông tin và ký tên, sơ yếu lý lịch tự thuật cần được xác nhận công chứng bởi cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý.

• Căn cứ Công văn 873/HTQTCT-CT năm 2017, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch tự thuật bao gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện và các tổ chức hành nghề công chứng.
• Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp (đối với Phòng Tư pháp cấp huyện); Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã (đối với UBND xã, phường, thị trấn); Công chứng viên (đối với Phòng công chứng, Văn phòng công chứng).

Việc xác nhận thực chất là chứng thực chữ ký và nội dung khai báo, được thể hiện thông qua chữ ký của người có thẩm quyền và dấu mộc đỏ của cơ quan xác nhận. Người khai không tự ghi nội dung tại mục này, mà chỉ ký tên trước mặt người thực hiện chứng thực và xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ theo yêu cầu.

IV. Tải mẫu sơ yếu lý lịch đúng chuẩn tại Vieclam.net

Để giúp người đọc chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng và đúng yêu cầu, Vieclam.net cung cấp mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật đúng chuẩn, phù hợp cho nhiều mục đích như xin việc, bổ sung hồ sơ hành chính hoặc hồ sơ học tập. Mẫu được thiết kế với bố cục rõ ràng, các mục thông tin đầy đủ và logic, giúp người khai điền chính xác từng nội dung.

Bên cạnh sơ yếu lý lịch tự thuật, Vieclam.net còn tổng hợp nhiều mẫu sơ yếu lý lịch khác, kèm hướng dẫn chi tiết cách viết từng phần. Đặc biệt, nếu bạn đang trong quá trình tìm việc làm, Vieclam.net cũng là nền tảng thường xuyên cập nhật hàng ngàn tin tuyển dụng đa ngành nghề, hỗ trợ bạn tạo hồ sơ và kết nối nhanh chóng với nhà tuyển dụng uy tín.

V. Một số câu hỏi thường gặp về sơ yếu lý lịch tự thuật

Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ sơ yếu lý lịch tự thuật là gì, những trường hợp cần sử dụng sơ yếu lý lịch tự thuật và các nội dung cần có để chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ tìm việc, đừng quên xem thêm các mẫu sơ yếu lý lịch, mẫu đơn xin việc đúng chuẩn và hướng dẫn cách viết chi tiết tại Vieclam.net.

Nguồn tham khảo: Thư Viện pháp luật, Cổng Thông tin Điện tử Chính phủ 

• Cách viết quá trình đào tạo trong sơ yếu lý lịch chi tiết và chuẩn chỉnh
• Hướng dẫn cách ghi nơi kết nạp đoàn trong sơ yếu lý lịch
• Sơ yếu lý lịch và CV có khác nhau không? Trường hợp cần sử dụng CV và Sơ yếu lý lịch