Kỹ năng mềm là khái niệm khá quen thuộc đối với những người làm việc trong môi trường công sở. Đây là một trong những yếu tố quan trọng mà dân văn phòng cần trang bị cho bản thân để có thể hỗ trợ cho công việc, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân. Vậy kỹ năng mềm là gì? Hãy cùng Blog Vieclam.net “bỏ túi” 8 kỹ năng mềm cần có cho dân văn phòng sẽ được chia sẻ trong bài viết sau đây!
Mục lục
I. Kỹ năng mềm là gì?
Kỹ năng mềm (Soft Skill) là tập hợp những kỹ năng cần thiết đối với cuộc sống, đặc biệt là trong công việc. Đây là yếu tố thường được phản ánh qua tác phong giao tiếp và phong cách làm việc ở mỗi người. Nó bao gồm một số “kỹ năng thiết yếu” như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, hành vi, kỹ năng lắng nghe, thái độ làm việc, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tư duy, kỹ năng giải quyết vấn đề…
Kỹ năng mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng mạng lưới quan hệ với những người xung quanh, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc. Trong tuyển dụng, đây là những kỹ năng thiết yếu mà nhà tuyển dụng thường yêu cầu ở ứng viên. Nhờ vào kỹ năng mềm, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được năng lực của ứng viên cũng như mức độ phù hợp của họ đối với vị trí công việc và môi trường công ty.
II. 8 kỹ năng mềm cần có cho dân công sở
Kỹ năng mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống, đặc biệt là đối với môi trường công sở. Việc rèn luyện và phát triển kỹ năng mềm giúp mở ra nhiều cơ hội mới cho người đi làm. Sau là 8 kỹ năng mềm mà dân công nên “bỏ túi” để nâng cao hiệu quả công việc:
1. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền tải thông tin đến người khác một cách rõ ràng, mạch lạc và logic, giúp đối phương có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin bạn muốn truyền đạt. Không chỉ được trình bày bằng lời nói, kỹ năng giao tiếp còn được thể hiện qua cách thức lắng nghe và viết lách của mỗi người.
Kỹ năng giao tiếp vô cùng cần thiết để có thể xây dựng mối quan hệ với khách hàng cùng mọi người xung quanh. Người sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt thường sẽ có quan hệ rộng rãi, dễ dàng tạo ấn tượng tốt với mọi người xung quanh và xây dựng thương hiệu cá nhân, đồng thời mở rộng cơ hội phát triển sự nghiệp cho bản thân. Đặc biệt đây là kỹ năng vô cùng cần thiết đối với những người muốn tìm việc làm bán hàng.
2. Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng hợp tác làm việc với người khác để có thể cùng nhau đạt được mục tiêu chung đã đặt ra. Đòi hỏi mỗi cá nhân đều phải chia sẻ trách nhiệm và công việc với nhau trong việc tìm ra và thực hiện giải pháp cho mục tiêu chung. Đây là một trong những yếu tố quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển của mỗi cá nhân nói riêng và các tổ chức nói chung.
Kỹ năng làm việc nhóm cũng tạo ra nhiều cơ hội để mỗi người có thể học hỏi và trau dồi thêm nhiều kiến thức chuyên môn từ những người khác. Phát triển kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn rèn luyện và nâng cao kỹ năng giao tiếp, tương tác với những người xung quanh.
3. Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp và điều chỉnh thời gian trong ngày một cách tối ưu và hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu và công việc đã đề ra, đồng thời duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Kỹ năng quản lý thời gian thường bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.
Đây là “công cụ hữu ích” dành cho mỗi cá nhân khi đối diện với áp lực công việc, đồng thời giúp tăng cường hiệu quả làm việc của mỗi người. Bên cạnh đó các kỹ năng này giúp ”dân văn phòng” có thể tận dụng tối đa thời gian có sẵn và tránh lãng phí thời gian vào những hoạt động không cần thiết.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng sử dụng những kiến thức và tri thức vốn có để đưa ra các giải pháp hữu ích giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong cuộc sống và trong công việc. Đây là kỹ năng vô cùng cần thiết đối với “dân văn phòng” bởi trong quá trình làm việc không thể tránh khỏi những lúc gặp khó khăn hay trở ngại trong công việc.
Kỹ năng này giải quyết vấn đề dễ dàng hơn, từ đó xử lý được những khó khăn một cách hiệu quả, mở ra nhiều cơ hội phát triển mới trong công việc. Đặc biệt, đây là kỹ năng vô cùng cần thiết đối với những người làm việc ở vị trí lãnh đạo, hoặc người đứng đầu, dẫn dắt đội nhóm.
5. Kỹ năng quản lý cảm xúc
Cảm xúc của con người là nhân tố có thể kiểm soát được, tuy nhiên trong một vài trường hợp mang tính chất tiêu cực, cảm xúc có thể được bộc lộ ngoài sự kiểm soát của con người. Chính vì thế, việc quản lý cảm xúc có thể coi là một kỹ năng cần được học hỏi và rèn luyện. Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng nhận biết, hiểu và kiểm soát cảm xúc của mỗi con người.
Đây là kỹ năng thiết yếu giúp con người có thể kiểm soát những cảm xúc tiêu cực như stress, căng thẳng, áp lực, đồng thời giữ được sự bình tĩnh trước các tình huống khó khăn để có thể đưa ra quyết định đúng đắn. Việc quản lý cảm xúc cũng giúp cho con người tránh khỏi những phản ứng tiêu cực lúc nóng giận, thiếu kiềm chế có thể dẫn đến việc thực hiện các hành vi không mong muốn.
6. Kỹ năng tư duy phản biện
Tư duy phản biện là khả năng nhìn nhận sự việc theo hướng đa chiều với nhiều góc độ khác nhau. Đây là kỹ năng mềm giúp dân văn phòng có thể phân tích, nhìn nhận và đánh giá vấn đề, sự việc theo hướng khách quan và logic, từ đó đưa ra những phương hướng giải quyết vấn đề hiệu quả và toàn diện hơn.
Tư duy phản biện là yếu tố có tác động mạnh mẽ đến quá trình ra quyết định của con người. Đặc biệt, kỹ năng tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề luôn có mối liên hệ mật thiết với nhau, trong đó tư duy phản biện cung cấp “dữ liệu” để thực hiện kỹ năng giải quyết vấn đề.
7. Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe giúp cho con người có thể dễ dàng nắm được những thông tin quan trọng mà người khác muốn truyền đạt, nhận biết ý định của đối phương thông qua lời nói, cử chỉ cũng như giọng nói và cảm xúc. Từ đó có thể gia tăng sự tương tác và xây dựng được mối quan hệ tốt với đối phương thông qua việc thấu hiểu những mong muốn và ý định của họ.
Thông qua kỹ năng lắng nghe, con người còn có thể học hỏi và tiếp thu nhiều kiến thức mới từ những người xung quanh, từ đó mở rộng vốn tri thức của bản thân. Trong môi trường công sở, kỹ năng lắng nghe là yếu tố vô cùng quan trọng để tạo nên tác phong chuyên nghiệp ở mỗi cá nhân.
8. Kỹ năng quan sát
Bên cạnh kỹ năng lắng nghe, quan sát cũng là một trong những kỹ năng mềm cần có trong cuộc sống. Kỹ năng quan sát là khả năng chú ý, nhận biết các chi tiết, sự việc xảy ra xung quanh mình thông qua các thông tin hình ảnh, âm thanh, hành vi và biểu hiện về cảm xúc của con người hoặc môi trường.
Kỹ năng quan sát thường đòi hỏi ở người thực hiện khả năng tập trung cao độ cùng kỹ năng phân tích tốt để hiểu các thông tin vừa thu thập được từ quá trình quan sát. Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực như y học, an ninh,…
III. Vai trò của kỹ năng mềm trong công việc
Phần lớn các nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn đánh giá các ứng viên thông qua các kỹ năng mềm mà họ có được. Việc tuyển chọn ứng viên dựa trên kỹ năng mềm sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng cơ hội tìm kiếm được ứng viên vừa có trình độ chuyên môn, vừa phù hợp với môi trường và văn hóa công ty để có thể gắn bó lâu dài.
Theo nghiên cứu từ thực tiễn, hầu hết những người đạt được nhiều thành công trong cuộc sống chỉ nhờ vào khoảng 25% là kỹ năng cứng với các kiến thức chuyên môn được học từ trường lớp, các khóa học,… 75% còn lại đều phụ thuộc vào các kỹ năng mềm mà họ có được.
Chính vì thế, kỹ năng mềm được xem như là trợ thủ đắc lực của kỹ năng cứng trong môi trường làm việc, giúp con người nâng cao hiệu quả công việc và dễ dàng thích nghi, hòa nhập với văn hóa và môi trường công ty.
IV. Phân biệt kỹ năng mềm và kỹ năng cứng
Kỹ năng mềm và kỹ năng cứng là hai khái niệm khá phổ biến hiện nay, đặc biệt là trong môi trường công sở. Để phân biệt được kỹ năng cứng và kỹ năng mềm, chúng ta cần phải hiểu rõ định nghĩa của chúng:
- Kỹ năng mềm: là tập hợp những kỹ năng cần thiết trong cuộc sống, và được phản ánh thông qua tác phong giao tiếp, phong cách làm việc,… Đây là kỹ năng có liên quan đến tính cách cá nhân và không đề cập đến bất kỳ yếu tố chuyên môn nào, đồng thời có thể xây dựng được thông qua quá trình dài rèn luyện. Ví dụ: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian,…
- Kỹ năng cứng: là những kỹ năng, kiến thức chuyên môn thường gắn với một lĩnh vực cụ thể mà chúng ta có được thông qua các hình thức đào tạo, giáo dục đồng thời được tích lũy và rèn luyện qua quá trình thực hành. Khái niệm này thường đề cập đến một số yếu tố liên quan đến chuyên môn như bằng cấp, trình độ học vấn, khả năng thành thạo trong lĩnh vực liên quan…
Mặc dù thuộc hai phạm trù khác nhau, tuy nhiên giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng thường được vận dụng bổ trợ cho nhau trong môi trường làm việc. Nếu kỹ năng cứng cung cấp kiến thức để con người có thể hoàn thành tốt công việc thì kỹ năng mềm mang tính chất bổ trợ, cung cấp “công cụ” giúp con người có thể nâng cao hiệu suất làm việc.
V. Cách rèn luyện và phát triển các kỹ năng mềm
Con người có thể xây dựng kỹ năng mềm thông qua thời gian rèn luyện. Sau đây là một số cách giúp dân công sở có thể rèn luyện và phát triển các kỹ năng mềm để phục vụ cho công việc:
- Phát triển thông qua đọc sách, tài liệu: Tìm hiểu các kiến thức, kinh nghiệm và phương pháp phát triển kỹ năng mềm từ việc đọc sách, báo là cách thức hữu ích để con người có thể học hỏi và rèn luyện chúng.
- Thực hành: “Học” luôn đi đôi với “hành”. Hãy áp dụng những gì bạn đã tìm hiểu được về kỹ năng mềm vào các tình huống thực tế trong công việc, học tập, hoặc cuộc sống hàng ngày. Điều này giúp bạn cải thiện kỹ năng, đồng thời có thể ghi nhớ những kiến thức đã học lâu hơn.
- Tham gia các hoạt động xã hội: Bạn có thể tương tác với nhiều người và mở rộng mạng lưới quan hệ cho mình. Điều này có thể giúp bạn phát triển các kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và quản lý mối quan hệ.
- Học hỏi từ những người xung quanh: Bên cạnh những kiến thức trên sách vở, những người xung quanh như đồng nghiệp, bạn bè.. là người thầy tốt nhất để bạn có thể học hỏi và rèn luyện kỹ năng mềm. Hãy luôn sẵn lòng đón nhận phản hồi từ họ để có thể cải thiện và điều chỉnh phương pháp phát triển kỹ năng của bản thân.
- Đặt mục tiêu cho bản thân: Hãy tự đánh giá và nhận biết những kỹ năng mềm mà bạn muốn phát triển. Thiết lập mục tiêu cụ thể và đo lường được để theo dõi tiến trình của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có định hướng và thêm động lực trong quá trình rèn luyện và phát triển kỹ năng mềm.
Trên đây là những chia sẻ của Vieclam.net về khái niệm kỹ năng mềm, đồng thời bật mí cho người đọc 8 kỹ năng mềm cần thiết mà dân văn phòng cần có, hi vọng sẽ mang đến cho bạn nhiều kiến thức hữu ích để phục vụ cho công việc. Đừng quên theo dõi Vieclam.net để cập nhật các tin đăng tìm việc làm mới nhất trên toàn quốc.
Có thể bạn quan tâm:
