Mẫu đơn xin nghỉ việc viết tay và hướng dẫn cách ghi chi tiết

Đơn xin nghỉ việc viết tay là loại văn bản người lao động cần đến khi muốn chấm dứt hợp đồng lao động một cách chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày đúng chuẩn, đủ nội dung và đúng quy trình. Nếu bạn đang cần gấp một mẫu đơn xin nghỉ việc viết tay, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết cùng các mẫu miễn phí trong bài viết dưới đây của Vieclam.net.

I. Đơn xin nghỉ việc viết tay là gì?

Đơn xin nghỉ việc viết tay là văn bản do người lao động tự tay viết hoặc điền vào mẫu in sẵn nhằm thông báo chính thức về việc chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Đây là thủ tục quan trọng giúp bạn đảm bảo các quyền lợi sau này sau khi nghỉ việc.

Hiện nay, đơn xin nghỉ việc viết tay tồn tại dưới hai dạng phổ biến. Dạng thứ nhất là viết tay hoàn toàn trên tờ giấy trắng, từng phổ biến trước đây khi máy tính và máy in chưa được sử dụng rộng rãi. Dạng thứ hai là mẫu in sẵn có để trống các thông tin cần điền, hiện được dùng nhiều hơn vì tiện lợi, đảm bảo đủ nội dung và tiết kiệm thời gian cho người lao động.

II. Đơn xin nghỉ việc nên viết tay hay đánh máy?

Về mặt pháp lý, cả hai hình thức đều có giá trị như nhau, miễn là đơn có đầy đủ thông tin và chữ ký của người nộp. Tuy nhiên, đơn viết tay thường được đánh giá cao hơn về tính xác thực vì thể hiện rõ nét chữ và chữ ký của chính người lao động, khó giả mạo hơn so với đơn đánh máy.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các công ty sản xuất, nhà máy hoặc đơn vị có quy định nội bộ chặt chẽ vẫn yêu cầu nộp đơn viết tay. Trong những tình huống cần nghỉ việc gấp mà không có điều kiện in ấn, viết tay trực tiếp cũng là lựa chọn nhanh gọn và được chấp nhận. Tốt nhất, bạn nên hỏi trước bộ phận nhân sự hoặc tham khảo nội quy công ty để chọn đúng hình thức theo yêu cầu.

III. Tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ việc viết tay phổ biến

Hiện nay dạng đơn xin nghỉ việc viết tay in sẵn để điền thông tin được sử dụng phổ biến hơn vì đơn giản, nhanh chóng và đảm bảo đủ các mục cần thiết. Vì vậy, Vieclam.net đã tổng hợp các mẫu đơn theo dạng này để bạn dễ dàng tải về và điền trực tiếp. Nếu bạn muốn viết tay hoàn toàn, vẫn có thể tham khảo nội dung các mẫu dưới đây rồi tự viết lại theo đúng bố cục và thông tin yêu cầu.

IV. Nội dung cần có trong đơn xin nghỉ việc viết tay 

Dù viết tay hay đánh máy, một đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn vẫn cần đảm bảo đầy đủ các thành phần sau:

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ

Đây là phần bắt buộc trong hầu hết các văn bản hành chính tại Việt Nam. Người viết cần ghi đầy đủ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” ở dòng trên và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” ở dòng dưới, căn giữa trang giấy.

2. Tên đơn

Phía dưới quốc hiệu, tiêu ngữ, người viết ghi rõ tên loại văn bản là “ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC“, viết hoa toàn bộ và căn giữa để dễ nhận biết.

3. Kính gửi

Phần này ghi rõ tên người hoặc bộ phận tiếp nhận đơn, thường là Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự hoặc quản lý trực tiếp. Ghi đúng tên công ty và chức danh người nhận giúp đơn được xử lý nhanh hơn và thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết.

4. Thông tin người viết đơn

Người lao động cần tự giới thiệu đầy đủ họ tên, ngày sinh, số CCCD, chức vụ đang đảm nhiệm và phòng ban công tác. Phần này giúp bộ phận nhân sự xác định chính xác hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan.

5. Lý do xin nghỉ việc

Đây là phần quan trọng nhất của đơn xin nghỉ việc. Người lao động trình bày ngắn gọn, rõ ràng lý do muốn nghỉ việc, có thể là lý do cá nhân, sức khỏe, chuyển công tác hoặc định hướng nghề nghiệp mới. Lưu ý không cần giải thích quá dài dòng nhưng cũng không nên để trống phần này vì có thể gây khó khăn khi làm thủ tục.

6. Thời gian nghỉ việc dự kiến

Người viết cần ghi rõ ngày dự kiến chính thức nghỉ việc để công ty có kế hoạch sắp xếp nhân sự thay thế. Thời gian này cần đảm bảo đúng với quy định báo trước theo hợp đồng lao động đang ký kết.

7. Cam kết bàn giao công việc

Phần này thể hiện trách nhiệm của người lao động trong việc hoàn thành các công việc còn dang dở và bàn giao đầy đủ tài sản, tài liệu liên quan trước khi rời công ty. Đây cũng là yếu tố giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt với công ty cũ sau khi nghỉ việc.

8. Lời cảm ơn và ký tên

Kết thúc đơn, người lao động gửi lời cảm ơn đến công ty, lãnh đạo và đồng nghiệp, sau đó ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới. Đây là phần thể hiện thái độ chuyên nghiệp và văn minh trong quá trình nghỉ việc.

V. Quy chuẩn trình bày đơn xin nghỉ việc viết tay đúng chuẩn

Bên cạnh nội dung, hình thức trình bày cũng là yếu tố quan trọng quyết định đơn xin nghỉ việc có được chấp nhận hay không. Dưới đây là các quy chuẩn cần lưu ý khi viết tay:

1. Quy định về khổ giấy và bố cục

Đơn xin nghỉ việc viết tay nên được trình bày trên giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Bố cục cần cân đối, các phần được phân bổ hợp lý từ trên xuống dưới, không viết quá sát mép giấy. Nên chừa lề trái khoảng 3–3.5 cm để thuận tiện cho việc lưu trữ hồ sơ.Nếu bạn chưa quen với các quy định trình bày này, cách đơn giản nhất là tải và in sẵn một trong các mẫu đơn ở phần trên rồi điền thông tin trực tiếp, tất cả các mẫu của Vieclam.net đều đã được định dạng đúng chuẩn, bạn không cần chỉnh sửa thêm.

2. Quy định về chữ viết

Người lao động nên dùng bút mực xanh hoặc đen để viết, tuyệt đối không dùng bút chì vì dễ phai và không có giá trị pháp lý lâu dài. Chữ viết cần rõ ràng, ngay ngắn, không tẩy xóa. Nếu viết nhầm, nên viết lại trên tờ giấy mới thay vì gạch xóa nhiều chỗ vì điều này ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của đơn.

3. Lưu ý về ngôn ngữ và cách diễn đạt 

Đơn xin nghỉ việc cần được viết bằng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và trung lập. Tránh dùng những từ ngữ mang tính tiêu cực, phàn nàn hay chỉ trích công ty dù lý do nghỉ việc có xuất phát từ mâu thuẫn nội bộ. Giọng văn nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và thể hiện thái độ hợp tác trong quá trình bàn giao.

VI. Quy trình nộp đơn xin nghỉ việc đúng luật

Viết đơn đúng chuẩn mới chỉ là bước đầu tiên. Để quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ và tránh phát sinh tranh chấp, người lao động cần nắm rõ toàn bộ quy trình từ lúc nộp đơn cho đến khi hoàn tất thủ tục.

Bước 1: Đảm bảo thời gian báo trước đúng luật

Theo Bộ Luật Lao động 2019, thời gian báo trước tối thiểu được quy định như sau:

• Hợp đồng xác định thời hạn: báo trước ít nhất 30 ngày
• Hợp đồng không xác định thời hạn: báo trước ít nhất 45 ngày
• Lao động trong thời gian thử việc: chỉ cần báo trước 3 ngày làm việc, không cần nêu lý do

Nếu bạn không nhớ rõ loại hợp đồng mình đang ký, có thể kiểm tra tại mục “Thời hạn hợp đồng” hoặc “Loại hợp đồng” ghi trong bản hợp đồng lao động đã ký với công ty khi mới vào làm. Trường hợp không còn giữ bản hợp đồng, bạn có thể liên hệ trực tiếp phòng nhân sự để xác nhận.

Bước 2: Nộp đơn xin nghỉ việc và lưu bằng chứng

Người lao động nên nộp đơn trực tiếp cho quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự và đề nghị ký xác nhận đã nhận đơn. Nếu công ty không chịu ký nhận, có thể gửi qua bưu điện dạng thư bảo đảm hoặc gửi email để có bằng chứng thông báo đúng hạn.

Việc lưu lại bằng chứng nộp đơn là căn cứ để bảo vệ quyền lợi của bạn trong trường hợp công ty sau này phủ nhận đã nhận đơn, tính bạn tự ý bỏ việc hoặc trừ lương, phạt vi phạm hợp đồng một cách không có cơ sở.

Bước 3: Hoàn thành bàn giao và thanh lý hợp đồng

Trong thời gian chờ nghỉ, người lao động cần hoàn thành công việc đang dang dở, bàn giao tài sản và tài liệu liên quan, đồng thời phối hợp với phòng nhân sự để ký thanh lý hợp đồng và nhận trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện.

Bước 4: Thu thập giấy tờ trước khi rời công ty

Đây là bước nhiều người bỏ sót nhưng rất quan trọng. Trước khi rời công ty, người lao động cần chủ động yêu cầu và nhận đầy đủ các giấy tờ sau:

• Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH): Yêu cầu công ty chốt sổ và trả lại sổ BHXH. Đây là giấy tờ bắt buộc cần có để tiếp tục tham gia BHXH tại công ty mới hoặc làm hồ sơ hưởng các chế độ sau này. Bạn có thể tìm hiểu thêm về thủ tục chốt sổ BHXH khi nghỉ việc tại cổng thông tin của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam.
• Quyết định thôi việc hoặc xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động: Đây là văn bản xác nhận chính thức rằng bạn đã nghỉ việc hợp lệ, cần thiết khi nộp hồ sơ xin việc tại công ty mới hoặc làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.
• Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp: Nếu bạn có nhu cầu làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, cần yêu cầu công ty cấp giấy xác nhận thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp. Lưu ý nộp hồ sơ tại Trung tâm Dịch vụ Việc làm trong vòng 3 tháng kể từ ngày nghỉ việc để không mất quyền lợi. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Bảo hiểm thất nghiệp tại website Vieclam.net.

VII. Tìm việc làm mới tại Vieclam.net sau khi nghỉ việc

Nghỉ việc không phải là kết thúc mà là thời điểm để bạn tìm kiếm một môi trường phù hợp hơn với định hướng và năng lực của mình. Dù bạn đang muốn chuyển ngành, thăng tiến lên vị trí cao hơn hay đơn giản là tìm một nơi làm việc tốt hơn, điều quan trọng là hành động sớm để không để khoảng trống trong CV kéo dài quá lâu.

Hàng nghìn tin tuyển dụng tại Vieclam.net từ các doanh nghiệp uy tín được cập nhật liên tục mỗi ngày trên toàn quốc. Bạn có thể dễ dàng lọc theo ngành nghề, mức lương, địa điểm và hình thức làm việc để tìm đúng vị trí phù hợp với mình, thay vì mất thời gian sàng lọc thủ công từng tin.

VIII. Những câu hỏi thường gặp

Đơn xin nghỉ việc viết tay tuy là một văn bản ngắn nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng. Một đơn viết đúng nội dung, nộp đúng quy trình và đảm bảo thời gian báo trước sẽ giúp quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ, tránh phát sinh tranh chấp không đáng có với công ty cũ. Hy vọng các mẫu đơn và hướng dẫn trong bài đã giúp bạn chuẩn bị tốt cho bước chuyển tiếp này. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm mới, tìm việc làm phù hợp ngay tại Vieclam.net để không bỏ lỡ hàng nghìn tin tuyển dụng mới nhất từ các doanh nghiệp uy tín trên toàn quốc.

Xem thêm

• Hướng dẫn nhắn tin xin nghỉ việc khéo léo và chuyên nghiệp 
• Mẫu đơn xin nghỉ việc theo nghị định 178 và hướng dẫn cách điền 
• Người lao động cần xin nghỉ việc trước bao lâu là đúng theo quy định của Pháp luật