Sở hữu kỹ năng mềm là một trong những chiếc chìa khoá dẫn bạn đến với thành công. Kỹ năng mềm là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian,… đặc biệt là kỹ năng làm việc nhóm. Vậy kỹ năng làm việc nhóm là gì? Làm sao để làm việc nhóm hiệu quả? Cùng Vieclam.net tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Mục lục
I. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Làm việc nhóm (teamwork) là quá trình mà các thành viên trong một tổ chức, công ty hoặc dự án hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu chung. Trong quá trình làm việc nhóm, mỗi thành viên sẽ đảm nhận vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để giải quyết những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch.
Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork skills) là khả năng làm việc hiệu quả, tích cực trong việc hợp tác và tương tác giữa các thành viên trong một nhóm để đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng này thường được áp dụng trong các cuộc thảo luận, dự án, cuộc họp hay các hoạt động hợp tác khác. Bao gồm khả năng giao tiếp, hợp tác, thích ứng, lãnh đạo, giải quyết xung đột và nhiều khía cạnh khác liên quan khi làm việc nhóm.
II. Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố rất quan trọng trong việc giải quyết vấn đề, phát triển khả năng, tư duy của mỗi cá nhân và giảm thiểu áp lực công việc. Vậy cụ thể kỹ năng này có tầm quan trọng như thế nào? Cùng theo dõi nội dung tiếp theo để được giải đáp.
1. Nâng cao hiệu suất công việc
Nâng cao năng suất công việc là lợi ích đầu tiên mà kỹ năng làm việc theo nhóm mang lại. Nếu làm việc độc lập, bạn sẽ không giải quyết hết được những vấn đề hay yêu cầu của kế hoạch. Thậm chí, những phương án mà bạn đưa ra cũng không đạt hiệu quả như kỳ vọng.
Nguợc lại, trong khi làm việc nhóm, mỗi thành viên đều có những điểm mạnh, góc nhìn riêng để đưa ra các đề xuất, ý kiến cùng thảo luận. Các vấn đề gặp phải sẽ có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn. Nhờ vậy, dễ dàng tìm ra phương án phù hợp nhất giúp tiến trình công việc diễn ra thuận lợi hơn và hiệu suất công việc được nâng cao.
2. Phát triển các kỹ năng cho các thành viên trong nhóm
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm là nên hòn núi cao” là ví dụ điển hình cho những ý tưởng xuất sắc và thành công đều có sự đóng góp, nhận xét và ý kiến của nhiều người mới có được.
Khi một ý tưởng mới được đưa ra, chắc chắn sẽ có nhiều khía cạnh chưa thể nhìn thấy trước. Đó là lúc các thành viên trong nhóm cùng nhau chung tay đóng góp quan điểm, góc nhìn của mình để hoàn thiện ý tưởng và thưc hiện.
Lúc này, các thành viên thực hiện phối hợp, giao tiếp, chia sẻ ý kiến và hỗ trợ lẫn nhau. Quá trình này thúc đẩy sự rèn luyện và phát triển những kỹ năng của bản thân như kỹ năng giao tiếp để truyền đạt ý kiến của mỗi cá nhân, kỹ năng quản lý thời gian để phân bổ công việc hợp lý, hoàn thành deadline đúng hạn hay kỹ năng giải quyết xung đột khi có những ý kiến trái chiều.
3. Tăng cơ hội học hỏi
Trong môi trường làm việc theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi từ nhau thông qua việc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, sở trường, sở đoản của nhau. Việc tiếp xúc với các ý kiến và nhìn nhận vấn đề khác nhau từ các thành viên trong nhóm sẽ giúp bạn mở rộng kiến thức, nhận ra những khía cạnh thiếu sót của mình và cải thiện.
4. Lựa chọn được những phương án tối ưu nhất
Ưu điểm lớn nhất khi làm việc nhóm là mỗi thành viên có thể đưa ra ý kiến và quan điểm riêng. Mỗi ý kiến đều sẽ có sự sáng tạo, những góc nhìn mới, giúp nhóm phân tích và đánh giá tốt hơn về vấn đề đang được thảo luận. Người trưởng nhóm sẽ lắng nghe và phân tích. Sau đó đánh giá, trao đổi cùng các thành viên và loại bỏ những ý kiến không khả thi. Cuối cùng chọn ra lựa phương án tối ưu nhất để thực hiện.
5. Tăng cường sự đoàn kết giữa các thành viên
Làm việc nhóm giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực, tạo ra sự đoàn kết và tin tưởng giữa các thành viên. Sự hỗ trợ, tôn trọng nhau trong quá trình làm việc nhóm tạo điều kiện thuận lợi để mọi người đạt được mục tiêu chung. Từ đây, gia tăng sự đoàn kết giữa các thành viên.
III. 8 kỹ năng cần thiết khi làm việc nhóm
Để quá trình làm việc nhóm diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao, dưới đây là 8 kỹ năng bạn cần trau đồi:
1. Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe đòi hỏi khả năng tập trung và hiểu rõ ý kiến, ý tưởng, thông điệp mà các thành viên khác trong nhóm truyền tải. Lắng nghe hiệu quả là cách thức giúp bạn thấu hiểu được toàn bộ quan điểm và vấn đề xảy ra, sau đó, có thể đưa ra các ý tưởng và giải pháp tối ưu.
2. Kỹ năng giao tiếp
Khi bạn có khả năng giao tiếp tốt, bạn dễ dàng trình bày các quan điểm cũng như ý kiến cá nhân đến với cả nhóm hoặc một cộng đồng làm việc một cách rõ ràng, rành mạch. Đồng thời, kỹ năng giao tiếp giúp thể hiện sự tôn trọng đối với những ý kiến cũng như khuyến khích sự tham gia và đóng góp của các thành viên khác trong nhóm. Điều này, phát triển sự hợp tác bền vững và hiệu quả.
3. Kỹ năng phản biện
Kỹ năng tư duy phản biện là khả năng phân tích thông tin, đặt ra câu hỏi và suy luận một cách logic. Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhóm xem xét các vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, tìm ra lý do và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin có sẵn. Tư duy phản biện cũng khuyến khích sự sáng tạo và đánh giá khả năng xây dựng ý tưởng của mỗi cá nhân tham gia làm việc nhóm.
4. Kỹ năng giải quyết xung đột
Trong quá trình làm việc nhóm, xung đột và mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Vậy nên kỹ năng giải quyết xung đột là yếu tố cần thiết để giúp nhóm xử lý những mẫu thuẫn một cách hiệu quả và xây dựng môi trường làm việc hòa thuận.
Các thành viên trong nhóm cần thể hiện sự lắng nghe, tôn trọng và tìm kiếm giải pháp công bằng. Lúc này, nhóm có thể giải quyết xung đột một cách khách quan và tránh ảnh hưởng đến tiến độ làm việc và gây ra những hậu quả tiêu cực giữa các thành viên.
5. Kỹ năng ra quyết định
Khi một nhóm đối mặt với nhiều lựa chọn và ý kiến khác nhau, kỹ năng ra quyết định sẽ giúp nhóm tìm ra hướng đi chung và đạt được sự đồng thuận. Kỹ năng này thường sẽ do người lãnh đạo hoặc các thành viên có kỹ năng ra quyết định tốt thực hiện.
Khi đó, nhóm sẽ tự tin hơn với quyết định được đưa ra và làm việc hiệu quả hơn. Kỹ năng ra quyết định cũng giúp nhóm phân chia khối lượng công việc một cách rõ ràng và quản lý thời gian một cách hiệu quả, đúng hạn.
6. Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch
Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch giúp nhóm xác định và sắp xếp công việc một cách hợp lý. Việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và thời hạn hoàn thành, nhóm sẽ làm việc một cách có tổ chức và có trách nhiệm hơn. Bởi khi thiết lập lịch trình rõ ràng, nhóm có thể đảm bảo tiến độ và tránh để công việc bị trì hoãn.
7. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề là kỹ năng giúp nhóm nhận diện những khó khăn hoặc xung đột và tìm ra cách để giải quyết chúng. Quá trình này bao gồm việc xác định vấn đề, thu thập thông tin, đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định hợp lý nhất. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhóm vượt qua các rào cản và tiến đến mục tiêu chung một cách hiệu quả.
8. Kỹ năng lãnh đạo
Đây là một kỹ năng quan trọng để dẫn dắt và truyền động lực cho cả nhóm. Người lãnh đạo cần biết cách khuyến khích và tôn trọng ý kiến của các thành viên, đồng thời đảm bảo đạt được mục tiêu nhóm. Kỹ năng lãnh đạo giúp duy trì sự đoàn kết và tạo sự hòa hợp trong nhóm.
IV. Cách giải quyết xung đột trong làm việc nhóm
Khi làm việc trong một nhóm, xung đột là điều không thể tránh và có thể xảy ra do sự khác biệt về ý kiến, quan điểm hay phong cách làm việc. Dưới đây là một số cách để giải quyết xung đột hiệu quả:
1. Đặt mục tiêu chung
Xác định mục tiêu chung là bước quan trọng để đảm bảo sự đồng thuận và tập trung của nhóm. Mục tiêu chung giúp nhóm có định hướng rõ ràng, tạo sự hòa hợp và thúc đẩy công việc hiệu quả. Khi mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu chung, họ sẽ kiên trì bám sát theo kế hoạch ban đầu để đạt được kết quả tốt nhất.
2. Phân chia công việc cụ thể
Phân chia công việc rõ ràng giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ mình cần phải làm. Điều này đảm bảo hiệu quả trong việc hoàn thành deadline và tránh hiểu lầm về vai trò của từng thành viên trong nhóm. Để làm được điều đó, nhóm trưởng phải hiểu rõ năng lực và thế mạnh của từng người để có sự phân chia hợp lý.
3. Sẵn sàng lắng nghe
Sẵn sàng lắng nghe giúp đảm bảo rằng tất cả ý kiến đều được xem xét. Việc này thể hiện tôn trọng ý kiến của người khác, mọi người cảm thấy được lắng nghe và được khuyến khích sự tham gia tích cực, sẵn sàng đóng góp ý kiến. Sau cùng, tạo sự đồng thuận trong nhóm.
4. Làm việc trên tinh thần đoàn kết, giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau
Khi có sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, mọi thành viên sẽ sẵn sàng hỗ trợ và làm việc một cách hiệu quả. Hoạt động dựa trên tinh thần đoàn kết thúc đẩy nâng cao chất lượng hiệu suất công việc, đẩy nhanh tiến độ và tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, thoải mái.
5. Có trách nhiệm với công việc được giao
Các thành viên cần đảm bảo theo đúng deadline, mục tiêu và hoàn thành đầy đủ các yêu cầu của trưởng nhóm đã giao. Mỗi thành viên là một mảnh ghép, sự đóng góp và có trách nhiệm là điều quan trọng để đảm bảo công việc được giao hoàn thành hiệu quả.
6. Khuyến khích phát triển cá nhân
Việc khuyến khích phát triển cá nhân, giúp các thành viên có cơ hội tiếp cận kiến thức và kỹ năng mới, đồng thời có thể nhận ra những mặt yếu kém của bản thân và cải thiện, tránh xung đột trong tương lai.
Khi được khuyến khích phát triển cá nhân, họ có cơ hội nâng cao khả năng làm việc và tạo ra sự đồng lòng. Từ đó, xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khi phát sinh xung đột cũng được giải quyết hài hòa hơn.
V. Sai lầm khi làm việc nhóm
Ngoài cách giải quyết xung đột, thì bạn cũng cần tránh những sai lầm dưới đây để làm việc nhóm được suôn sẻ.
1. Công tư không phân minh
Công tư không phân minh là sai lầm lớn dẫn đến xung đột khó giải quyết khi làm việc nhóm. Bạn cần rạch ròi giữa công việc và chuyện cá nhân của mình với nhau. Khi làm việc nhóm, nên đặt mục tiêu và hiệu quả công việc lên hằng đầu. Tránh vì tình cảm hay những vấn đề riêng tư ảnh hưởng.
Khi không có sự phân minh công tư rõ ràng, các thành viên trong nhóm khó có thể tương tác và hỗ trợ lẫn nhau một cách hiệu quả. Dễ xảy ra những mâu thuẫn khó giải quyết, làm chậm tiến độ công việc và kết quả không như ý.
2. Ngại nêu lên quan điểm
Một sai lầm phổ biến khi làm việc nhóm là ngại nêu lên quan điểm cá nhân, dễ dàng đồng ý với ý kiến của người khác. Nhưng thật tâm lại không thực sự đồng ý hoặc chưa hiểu rõ về nó. Tình trạng này dẫn đến hiệu quả làm việc nhóm kém, không khai thác được nhiều góc nhìn và khía cạnh cho một vấn đề, dẫn đến kết quả không đạt được như mong đợi.
3. Đổ lỗi cho người khác
Khi các thành viên đỗ lỗi cho nhau sẽ tạo ra căng thẳng và xung đột trong nhóm, khiến quan hệ giữa các thành viên trở nên nên tệ hơn. Thành viên bị đổ lỗi cảm thấy bị phê phán và không được đánh giá đúng giá trị của mình, dẫn đến mất lòng tin và gây ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhóm. Thay vì truy xét trách nhiệm, đổ lỗi cho nhau hãy cùng nhau ngồi lại bàn bạc và tìm cách giải quyết.
4. Đùn đẩy trách nhiệm
Hành vi đùn đẩy trách nhiệm là không được chấp nhận trong môi trường làm việc nhóm. Việc này bắt nguồn từ việc trốn tránh trách nhiệm và đổ lỗi cho người khác khi gặp sự cố. Điều này có thể gây xung đột và làm giảm sự đoàn kết trong nhóm. Mỗi thành viên cần chấp nhận trách nhiệm công việc của mình và hỗ trợ lẫn nhau trong việc giải quyết vấn đề.
5. Không ưu tiên công việc của nhóm
Trong quá trình làm việc nhóm, có những thành viên thể hiện thái độ lơ là, thiếu tập trung vào công việc của nhóm và thường ít đóng góp ý kiến hoặc giải pháp cho cả nhóm. Điều này góp phần làm mất đi động lực và ảnh hưởng đến kết quả công việc. Vì vậy, khi làm việc nhóm, mọi người cần phải loại bỏ hoàn toàn thái độ lơ đễnh và thiếu tập trung. Để có thể đảm bảo tất cả thành viên cùng hướng tới mục tiêu chung và đóng góp hết mình để đạt được kết quả tốt nhất cho nhóm.
Như vậy, qua bài viết trên Vieclam.net đã tổng hợp những vấn đề xoay quanh kỹ năng làm việc nhóm cũng như cách để làm việc nhóm hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin hữu ích nhất cho bạn. Đừng quên theo dõi Vieclam.net thường xuyên để không bỏ lỡ những thông tin tuyển dụng việc làm mới nhất nhé.
