Bộ phận nhân sự là vị trí quan trọng không thể thiếu trong mỗi công ty hoặc doanh nghiệp. Nắm được bảng mô tả công việc nhân sự chi tiết sẽ giúp ứng viên hiểu rõ được mình cần làm gì và cũng như định hướng phát triển trong tương lai. Cùng Vieclam.net tham khảo bảng mô tả công việc nhân sự và những yêu cầu của nghề này qua bài viết sau.
Mục lục
I. Bảng mô tả công việc (JD) là gì?
Bảng mô tả công việc (JD – Job Description) là một tài liệu miêu tả những thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng cùng những yêu cầu khác liên quan tới vị trí tuyển dụng của một công ty hay doanh nghiệp. Để có được một bản JD hoàn chỉnh và chất lượng, nhà tuyển dụng cần trao đổi chi tiết với các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng.
Việc xây dựng bảng JD hiệu quả đóng vai trò quan trọng với cả ứng viên lẫn doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhu cầu tuyển dụng, cụ thể đó là:
- Đối với ứng viên: Bảng mô tả công việc rõ ràng cụ thể và đầy đủ thông tin sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyết định nộp đơn xin việc của ứng viên. Điều này sẽ giúp họ nắm rõ được những yêu cầu của vị trí tuyển dụng, từ đó xác định xem bản thân có đủ tiêu chuẩn hay không.
- Đối với doanh nghiệp/tổ chức: Bảng mô tả công việc rõ ràng khẳng định sự chuyên nghiệp cũng như tạo ấn tượng tốt với những ứng viên tiềm năng. Điều này cũng giúp nhà tuyển dụng có hình dung rõ nét nhất về ứng viên cần tìm, từ đó dễ dàng chọn lựa được người phù hợp với tiêu chuẩn.
Tham khảo thêm: Bản mô tả công việc của nhân viên Logistics cụ thể, chi tiết mới nhất
II. Nhân viên nhân sự làm gì?
Thông thường, bộ phận nhân sự có nhiệm vụ tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng và thực hiện một số hoạt động khác như đào tạo nhân sự, khen thưởng và các chính sách phúc lợi cho nhân viên. Bảng mô tả công việc nhân sự dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác nhất về công việc này.
1. Tuyển dụng nhân sự
Bảng mô tả công việc nhân sự mảng tuyển dụng như sau:
- Theo dõi nhân sự tại phòng ban để kịp thời sắp xếp nếu có thay đổi.
- Lên phương án tuyển dụng phù hợp cho vị trí cần tuyển.
- Soạn nội dung, đăng và theo dõi tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng việc làm.
- Sàng lọc những hồ sơ ứng viên tiềm năng để lựa chọn người phù hợp.
- Gọi điện hoặc gửi lịch hẹn phỏng vấn qua email cho từng ứng viên.
- Tham gia vào buổi phỏng vấn ứng viên.
- Thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển qua email hoặc điện thoại, gửi thư cảm ơn cho ứng viên không đạt.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ thông tin của ứng viên.
- Thống kê hiệu quả tuyển dụng thông qua số lượng CV ứng tuyển cũng như chất lượng ứng viên,…
- Lập báo cáo về kế hoạch và lên chiến lược tuyển dụng
2. Quản lý nhân sự
Bảng mô tả công việc nhân sự mảng quản lý nhân sự như sau:
- Lên kế hoạch tuyển dụng, đăng tin, tìm kiếm và cung ứng nhân viên cho các vị trí của doanh nghiệp còn thiếu.
- Giám sát quá trình tuyển dụng và đánh giá hồ sơ ứng viên tìm việc.
- Trong buổi phỏng vấn, chịu trách nhiệm thông báo về các quyền lợi cá nhân, quy định chung của công ty, cơ hội thăng tiến… cho các ứng viên.
- Đào tạo và hoàn thiện hồ sơ cho nhân viên mới vừa trúng tuyển.
- Xây dựng và quản lý các chính sách phúc lợi cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
- Thực hiện và giải quyết các chính sách, thủ tục nhân sự cho nhân viên trong công ty.
- Xử lý các vấn đề khiếu nại, tố cáo.. của nhân viên tại nơi làm việc.
- Thực hiện mootj soos công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Tham khảo thêm: Mô tả công việc Sale Admin chi tiết, kỹ năng cần có để thành công
3. Đào tạo nhân sự
Bảng mô tả nhân viên nhân sự trong mảng đào tạo như sau:
- Xác định chính xác nhu cầu đào tạo của công ty.
- Lập quy trình và chuẩn bị tài liệu đầy đủ cho các chương trình đào tạo nhân viên theo yêu cầu của công ty.
- Cập nhật và đổi mới chương trình đào tạo phù hợp với tiến trình.
- Theo dõi và đánh giá chất lượng của những chương trình đào tạo đã thực hiện
- Theo dõi tiến trình tiến bộ của nhân viên để khen thưởng hoặc phê bình khi cần thiết.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ đào tạo.
4. Công việc về phúc lợi và chế độ đãi ngộ
Bảng mô tả công việc nhân sự mảng phúc lợi và chế độ đãi ngộ cho nhân viên bao gồm các phần như sau:
- Giám sát, kiểm tra công tác chấm công và quản lý các chế độ nghỉ phép, thai sản, nghỉ ốm, nghỉ bù, tăng ca,…
- Xây dựng bảng lương phù hợp theo từng vị trí, công việc và năng lực.
- Lưu trữ hồ sơ lương, đề xuất tăng lương, hạ lương, đề bạt thăng tiến, bàn giao thôi việc…
- Xây dựng và quản lý hệ thống chính sách phúc lợi của doanh nghiệp.
- Cập nhật chế độ bảo hiểm.
- Lên danh sách những nhân viên phải đóng thuế, viết hóa đơn thu nộp thuế TNCN (nếu có).
- Xây dựng chính sách lương thưởng và chế độ phúc lợi.
- Cập nhật các quy định của pháp luật về chế độ chính sách, tiền lương.
- Giải quyết thủ tục nghỉ việc cho người lao động
- Tính lương thưởng cho nhân viên và giải quyết các thắc mắc về lương thưởng.
5. Hỗ trợ hành chính nhân sự
Bảng mô tả công việc nhân sự của nhân viên mảng hỗ trợ hành chính như sau:
- Quản lý toàn bộ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên
- Hướng dẫn và giải đáp thắc mắc các vấn đề về hợp đồng lao động, mức lương, chính sách phúc lợi.
- Quản lý và thực hiện các giấy tờ thủ tục nghỉ việc, dừng hợp đồng hoặc khen thưởng.
- Giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn, chuyển phát.
- Theo dõi thiết bị, tài sản của công ty và lên kế hoạch bảo trì máy móc định kỳ.
- Lập danh sách mua sắm thiết bị văn phòng phẩm
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động khác của công ty như du lịch, team building, liên hoan…
Tham khảo thêm: Mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ và chính xác nhất
III. Bảng mô tả công việc nhân sự gồm những gì?
1. Bảng mô tả công việc nhân sự tổng hợp
Dù làm việc độc lập hoặc đồng hành cùng nhân viên khác trong bộ phận hành chính nhưng về cơ bản bảng mô tả công việc nhân sự tổng hợp như sau:
Lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo
- Xác định nhu cầu tuyển dụng để có kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
- Triển khai kế hoạch tuyển dụng
- Phổ biến và định hướng văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới
- Lên ý tưởng xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Tổ chức các hoạt động phù hợp giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Quản lý nhân sự
- Quản lý hồ sơ nhân viên, đề xuất chính sách lương thưởng và chế độ phúc lợi cho nhân viên.
- Hỗ trợ và giải quyết các vấn đề phát sinh, các khiếu nại cho người lao động.
- Quản lý và đánh giá hiệu suất lao động của nhân viên hàng quý hoặc năm.
- Phổ biến quy định về an toàn lao động và chính sách nội bộ cho toàn bộ nhân viên.
2. Bảng mô tả công việc nhân sự làm việc tại nhà máy
Bảng mô tả công việc nhân viên nhân sự làm việc tại nhà máy có các nhiệm vụ chính sau đây:
Lên kế hoạch và triển khai tuyển dụng
- Làm việc với các phòng ban về các yêu cầu về vị trí cần tuyển dụng trong nhà máy.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đăng tin tuyển dụng
- Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ của những ứng viên đáp ứng tiêu chí tuyển dụng.
- Lên kế hoạch phỏng vấn.
- Liên hệ với những ứng viên đã trúng tuyển.
- Soạn hợp đồng thử việc, hướng dẫn các quy định, chế độ, chính sách của công ty cho nhân viên mới.
- Lập báo cáo đánh giá về kết quả tuyển dụng.
Đảm bảo môi trường làm việc trong công ty
- Tổng hợp những nhu cầu đào tạo nhân viên của từng bộ phận trong nhà máy.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với nhu cầu.
- Triển khai kế hoạch cũng như theo dõi quá trình đào tạo.
- Lập báo cáo về kết quả đào tạo đã đạt được.
- Tổ chức hoạt động văn hóa xã hội, giúp tạo môi trường làm việc tốt cho doanh nghiệp.
Kết nối với người lao động
- Chuẩn bị giấy tờ hồ sơ, thủ tục đóng bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định.
- Cập nhật số liệu về tăng giảm BHYT, BHXH, BHTN kịp thời lên hệ thống.
- Xử lý các trường hợp bồi thường, xử phạt khi vi phạm quy định hợp đồng.
Thông báo lương thưởng và chế độ phúc lợi
- Tính lương, thưởng, phụ cấp sau đó chuyển phòng kế toán.
- Cập nhật kịp thời các thay đổi về tăng/giảm lương.
- Cập nhật điều chỉnh lương thưởng và những chính sách phúc lợi khác.
- Lập kế hoạch quỹ lương và thưởng từng quý/ năm.
Thực thi luật lao động
- Phổ biến các quy định về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ.
- Cấp phát đầy đủ và hướng dẫn sử dụng các thiết bị an toàn, bảo hộ cho người lao động.
- Báo cáo quá trình thực hiện các công tác An Toàn Lao Động, Phòng Chống Cháy Nổ.
- Quản lý nghỉ phép của người lao động theo đúng quy định.
- Quản lý đơn xin nghỉ việc của nhân viên.
Đào tạo và phát triển nội bộ
- Phối hợp với các phòng ban đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động.
- Hướng dẫn các bộ phận thực hiện đánh giá theo đúng tiến độ.
- Tổng hợp các lỗi và thiếu sót còn tồn tại để tổ chức đào tạo và định hướng cho nhân viên nội bộ.
- Thông báo các quyết định điều động, thuyên chuyển, miễn nhiệm theo yêu cầu của trưởng bộ phận theo đúng thủ tục.
Một số công việc khác
- Báo cáo nếu có biến động về tình hình nhân sự
- Lưu trữ và cập nhật hồ sơ người lao động theo đúng quy định.
- Giải đáp những thắc mắc và khiếu nại về chính sách, lương thưởng, tiền trợ cấp của nhân viên.
Tham khảo thêm: Học không giỏi nên học ngành gì? Cách chọn nghề nghiệp khi không học giỏi
3. Bảng mô tả công việc mảng quản lý nhân sự
Dưới đây là bảng mô tả công việc cụ thể của quản lý nhân sự mà bạn có thể tham khảo và áp dụng như sau:
Quản lý hồ sơ
Cụ thể, công việc quản lý hồ sơ bao gồm: Nắm giữ thông tin, lưu trữ và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên bao gồm nhân viên đang làm việc và cả nhân viên đã nghỉ việc. Bên cạnh đó, hồ sơ của các ứng viên ứng tuyển cũng được bộ phận nhân sự lưu trữ làm tài liệu dự tuyển và liên hệ khi cần thiết.
Chấm công để lên bảng lương, thưởng
Nhân viên nhân sự sẽ thực hiện tổng hợp giờ công, ngày công của nhân viên mỗi tháng để lấy căn cứ tính lương, thưởng. Cần cập nhật chi tiết tất cả các ngày nghỉ phép, nghỉ không lương, đi muộn hoặc tăng ca. Đây là cơ sở để xây dựng kế hoạch tăng lương hoặc khen thưởng chính xác nhân viên có thâm niên hoặc chuyên cần. Sau khi có báo cáo lương thưởng đầy đủ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra và chi lương đúng ngày.
Đánh giá năng lực, thái độ làm việc của nhân viên công ty
Để đánh giá năng lực và thái độ làm việc của nhân viên cần dựa vào báo cáo của quản lý trực tiếp của nhân viên đó. Nếu có thắc mắc hay khiếu nại bộ phận nhân sự cần phải giải quyết ổn thỏa. Bên cạnh đó, những nhân viên vi phạm quy định hoặc không đạt yêu cầu về năng lực cũng sẽ phải tiến hành khiển trách, xử phạt theo đúng quy định.
Tuyển dụng nhân sự
Sau khi nhận đề xuất tuyển dụng từ các phòng ban thì bộ phận nhân sự sẽ lập kế hoạch tìm kiếm tuyển dụng các ứng viên. Việc tập hợp đầy đủ thông tin, mục tiêu, nhiệm vụ của từng vị trí sẽ giúp cho bảng mô tả công việc được chi tiết và thu hút ứng viên. Tiếp theo, tiến hành đăng tin tuyển dụng lên các kênh tuyển dụng uy tín (Ví dụ như Muaban.net, Vieclam.net…)
Sau khi tiếp nhận hồ sơ ứng viên, bộ phận nhân sự sẽ sàng lọc và chọn những ứng viên tiềm năng để hẹn phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn thành công, nhân sự sẽ gửi mail thông báo và hướng dẫn các ứng viên theo quy định của công ty cũng như ký hợp đồng thử việc với nhân viên mới.
Đào tạo nhân sự
Tổ chức các chuyên đề đào tạo ngắn hoặc dài hạn cho nhân viên mới để giúp họ học hỏi văn hóa công ty cũng như nắm rõ quy trình làm việc. Còn đối với nhân viên cũ, có thể tổ chức các khóa học nghiệp vụ chuyên môn, giúp họ cải thiện kỹ năng, nâng cao tay nghề…
IV. Yếu tố cần có của một nhân viên nhân sự
Cùng tìm hiểu 6 yêu cầu công việc nhân sự quan trọng và vô cùng cần thiết đối với một nhân viên nhân sự ngay sau đây:
1. Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt
Giao tiếp và thuyết trình được đánh giá là kỹ năng nhân viên nhân sự vô cùng cần thiết, trong đó là các yếu tốt cơ bản như:
- Giọng nói dễ nghe, không nói ngọng, nói lắp, cách diễn đạt dễ hiểu.
- Hòa đồng, nhẹ nhàng, lịch sự với nhân viên công ty.
- Biết tiết chế cảm xúc của bản thân trong tình huống xảy ra mâu thuẫn.
- Xử lý khéo léo các tình huống phát sinh hay hoặc có mâu thuẫn giữa các nhân viên trong công ty.
- Biết lắng nghe những lời đóng góp của đồng nghiệp trong công ty.
2. Kỹ năng tổ chức và quản lý hiệu quả thời gian
Có thể nói rằng khối lượng công việc của bộ phận nhân sự là tương đối lớn do đó việc sắp xếp thời gian hiệu quả là vô cùng quan trọng. Mặt khác, kỹ năng quản lý thời gian phần nào sẽ phản ảnh tính cách cũng như thái độ làm việc của một người. Do đó đây chính là cơ sở để ban lãnh đạo đánh giá mức độ làm việc của bạn hiệu quả hay không.
Tham khảo thêm: Bảng mô tả công việc nhân viên bán hàng mới nhất 2024
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định
Nhân viên bộ phận nhân sự sẽ phải đối mặt với những vấn đề phức tạp và một số trường hợp khó khăn trong quá trình làm việc. Do đó việc có kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp họ phân tích, nhận định và đánh giá được tình huống để đưa ra hướng giải quyết chính xác.
4. Kiến thức về luật lao động và chính sách nhân sự
Việc nắm rõ và cập nhật liên tục những kiến thức về luật lao động cũng như chính sách chế độ của công ty là điều vô cùng cần thiết. Có như vậy mới giúp cho nhân viên nhân sự xử lý được các vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết quyền lợi, thắc mắc, khiếu nại của nhân viên trong công ty.
5. Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm tốt
Tại các doanh nghiệp hay tập đoàn lớn với số lượng nhân sự lên đến hàng trăm, hàng ngàn người thì cũng đồng nghĩa với việc nhiệm vụ của bộ phận nhân sự càng nhiều và khó khăn. Chính vì vậy mà cần phải có sự phối hợp với đồng nghiệp hoặc các bộ phận khác mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Do đó, ngoài khả năng làm việc độc lập, kỹ năng phát triển bản thân thì cần có kỹ năng làm việc nhóm để công việc được tiến triển một cách thuận lợi nhất.
6. Kỹ năng đọc vị người đối diện
Biết cách đọc vị cũng như nắm bắt được tâm lý của người khác giúp ích rất nhiều cho bạn công việc nhân sự tuyển dụng. Bởi điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá chính xác được tiềm năng của ứng viên ngay trong lần đầu hẹn phỏng vấn hoặc tìm ra vấn đề mà người lao động đang khúc mắc, từ đó đưa ra hướng giải quyết vẹn toàn.
Bài viết trên đã gửi đến bạn chi tiết về bảng mô tả công việc nhân sự cũng như những thông tin liên quan đến nghề nhân sự. Hy vọng bạn đã có thể hiểu thêm về công việc này và có định hướng phát triển phù hợp với bản thân. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc thì đừng quên cập nhật những thông tin tuyển dụng mới nhất trên Vieclam.net hàng ngày nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- Bảng mô tả công việc chăm sóc khách hàng chi tiết
- Bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh chi tiết nhất 2024
Nguyễn Trà My
