Hướng dẫn cách viết email từ chối phỏng vấn khéo léo, không gây “mất lòng” nhà tuyển dụng

Khi nhận được email hẹn phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, nhưng vì lý do cá nhân hoặc có lời mời từ công ty khác nên bạn muốn từ chối cuộc gặp phỏng vấn này. Hãy để Vieclam.net hướng dẫn bạn cách viết email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp giúp tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng nhé!

I. Có nên viết email từ chối phỏng vấn không?

Email từ chối phỏng vấn là thư mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng nhằm từ chối lời mời hoặc hủy lịch phỏng vấn. Vậy có nên viết email từ chối phỏng vấn hay không? Câu trả lời là có, vì thư từ chối phỏng vấn cho thấy ứng viên đang cân nhắc tới cơ hội làm việc hoặc không còn có nhu cầu xin việc tại công ty.

Ngoài ra, thư từ chối phỏng vấn thông báo cho nhà tuyển dụng không cần chuẩn bị buổi phỏng vấn. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt đến nhà tuyển dụng, nếu có cơ hội lần sau xin việc thì họ vẫn vui vẻ và gửi lời mời đến bạn.

Xem thêm: Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, ghi điểm 2024

II. Hướng dẫn cách viết email từ chối lời mời phỏng vấn khéo léo

1. Tiêu đề email

Mỗi công ty sẽ có các phòng ban khác nhau và mỗi ngày các phòng ban sẽ nhận rất nhiều email. Chính vì thế bạn nên đặt tiêu đề email ngắn gọn, súc tích và đầy đủ. Nếu bạn trả lời trong luồng mail của thư mời phỏng vấn thì hãy nêu nội dung ở phần đầu của nội dung email.

2. Gửi lời cảm ơn

Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn trong quá trình ứng tuyển. Dù không tiếp tục tham gia phỏng vấn nữa, hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn trân trọng khoảng thời gian và công sức của họ dành cho bạn. Lời cảm ơn chân thành sẽ hơn cả ngàn câu nói và mang lại thiện cảm trong mắt người đọc thư phản hồi.

3. Lý do từ chối phỏng vấn

Trình bày lý do từ chối phỏng vấn phù hợp. Trong trường hợp bạn không có lý do gì để từ chối thì có thể nêu là lý do cá nhân. Tuy nhiên cần nên nêu lên lý do hợp lý để nhà tuyển dụng có thông tin, từ đó họ có thể điều chỉnh email hoặc gửi lời mời mới tốt hơn đến các ứng viên tiếp theo. Không nên nêu những lý do không phù hợp như nhà xa, công ty có nhiều red flag, lương thấp, môi trường toxic,… điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng không hài lòng. 

Ở nội dung thư, bạn cũng nên thể hiện sự tiếc nuối vì không thể hợp tác cùng công ty và mong muốn cơ hội hợp tác trong tương lai.

4. Gửi lời chúc

Hãy viết lời chúc sức khỏe và thành công đến nhà tuyển dụng, công ty. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái khi đọc thư từ chối từ bạn đó.

5. Tạo sự gắn kết trong tương lai

Ở cuối thư bạn nên bày tỏ mong muốn được hợp tác làm việc trong tương lai với nhà tuyển dụng. Trong tương lai biết đâu bạn sẽ apply lại công ty và kết nối lại với họ. Và đừng quên thông tin liên lạc ở phần chữ ký ở cuối thư nhé. 

Xem thêm: Cách trả lời thư phỏng vấn bằng tiếng Anh ấn tượng nhất

III. Một số mẫu email từ chối phỏng vấn lịch sự

1. Mẫu thư từ chối vì không phù hợp

2. Mẫu thư từ chối vì đã có sự lựa chọn khác

3. Mẫu thư từ chối vì lý do cá nhân

IV. Những lưu ý quan trọng khi viết email từ chối lời mời phỏng vấn

1. Sử dụng ngôn từ lịch sự

Khi nhà tuyển dụng gửi mời mời phỏng vấn đến và bạn đang cân nhắc hoặc đã có công việc khác tốt hơn thì hãy đảm bảo giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp trong quá trình trao đổi để duy trì mối quan hệ tích cực. Vì trong tương lai biết đâu bạn sẽ có những cơ hội khác tốt và phù hợp hơn với công ty.

2. Không chi tiết quá về lý do

Bạn không cần chi tiết quá về lý do bởi sự đơn giản, chân thành và ngắn gọn là điều quan trọng nhất. Đừng viện ra những lý do không đúng sự thật. Vì điều này sẽ khiến bạn bị hiểu là người không trung thực và ảnh hưởng đến quá trình xin việc của bạn về sau.

3. Từ chối trước khi đến cuộc hẹn phỏng vấn

Mọi người đều cần thời gian để cân nhắc về quyết định của mình, nhưng bạn cần thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt để tránh làm mất thời gian của hai bên.

Tóm lại, khi biết cách viết email từ chối phỏng vấn một cách khéo léo và chuyên nghiệp, bạn không chỉ giữ được mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng mà còn thể hiện sự tôn trọng và uy tín cá nhân. Dù bạn không tiếp tục quy trình tuyển dụng, việc từ chối phỏng vấn đúng cách có thể mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai. Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến các chủ đề liên quan đến phỏng vấn, mẹo tìm việc hay các tin đăng tuyển dụng việc làm thì đừng quên truy cập vào Vieclam.net để cập nhật những thông tin mới nhất.

Có thể bạn quan tâm:

• Cách viết email gửi CV “ghi điểm tuyệt đối” với nhà tuyển dụng
• Có nên hỏi kết quả phỏng vấn? Cách viết email chuyên nghiệp
• 11 cách trả lời phỏng vấn thông minh, ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng
• Bỏ túi cách trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp và khéo léo
• Gợi ý cách viết email từ chối nhận việc lịch sự, tinh tế