Kỹ năng đặt câu hỏi đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống, giúp chúng ta thu thập thông tin, giải quyết vấn đề, phát triển tư duy phản biện và xây dựng mối quan hệ. Cùng Vieclam.net tham khảo bài viết sau để hiểu rõ hơn về nguyên tắc và cách vận dụng kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả nhé!
Mục lục
I. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng tạo ra và sử dụng các câu hỏi một cách hiệu quả để đạt được mục đích giao tiếp cụ thể. Kỹ năng này không chỉ đơn giản là đưa ra những thắc mắc, mà còn là nghệ thuật lựa chọn loại câu hỏi phù hợp, sử dụng ngôn ngữ chính xác và lắng nghe cẩn thận câu trả lời.
Xem thêm: Top 20 kỹ năng cần có trong CV dễ dàng chinh phục nhà tuyển dụng
II. Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
Kỹ năng đặt câu hỏi đóng vai trò vô cùng quan trọng trong giao tiếp hiệu quả. Nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:
1. Thu thập thông tin
Đặt câu hỏi giúp bạn thu thập thông tin chính xác và đầy đủ từ người khác, đặc biệt trong các tình huống cần tìm hiểu kỹ lưỡng về một vấn đề nào đó.
2. Tìm kiếm giải pháp
Khi gặp phải vấn đề khó khăn, việc đặt câu hỏi đúng đắn sẽ giúp bạn xác định nguyên nhân, phân tích tình huống và tìm ra hướng giải quyết phù hợp.
3. Xây dựng mối quan hệ
Nếu bạn đặt câu hỏi trong quá trình giao tiếp sẽ thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của bạn với đối phương. Từ đó, giúp tạo dựng sự tin tưởng và kết nối trong các mối quan hệ.
Xem thêm: Chỉ số SQ là gì? 5 lợi ích nổi bật của người có SQ cao
4. Hiểu rõ ý kiến đối phương
Thông qua việc đặt câu hỏi, bạn có thể khai thác ý kiến, quan điểm của người khác một cách sâu sắc và toàn diện hơn.
5. Chia sẻ thông tin
Việc đặt câu hỏi một cách hợp lý sẽ khơi gợi cho người khác chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và quan điểm của họ, tạo nên bầu không khí giao tiếp cởi mở và thú vị. Đồng thời, nhờ đó mà cả 2 bên trong quá trình giao tiếp sẽ tiếp nhận thêm nhiều nguồn thông tin hữu ích.
6. Giải quyết vấn đề
Khi gặp vấn đề, kỹ năng đặt câu hỏi thực sự vô cùng cần thiết. Bởi nó sẽ giúp bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện, định hướng giải pháp và đưa ra quyết định phù hợp dựa trên thông tin thu thập được.
Xem thêm: Chỉ số AQ là gì? Bật mí cách cải thiện chỉ số AQ hiệu quả
III. 5 nguyên tắc đặt câu hỏi mà bạn cần biết
Để đặt câu hỏi hiệu quả, bạn cần nắm vững 5 nguyên tắc vàng sau đây:
1. Đặt câu hỏi có mục đích
Mỗi câu hỏi bạn đặt ra nên có mục đích rõ ràng. Bạn muốn thu thập thông tin, giải quyết vấn đề hay đơn giản là khơi gợi cuộc trò chuyện? Xác định mục đích sẽ giúp bạn chọn lựa loại câu hỏi phù hợp và đạt được hiệu quả mong muốn.
2. Sử dụng từ ngữ phù hợp
Hãy lựa chọn từ ngữ phù hợp với trình độ hiểu biết của người nghe, ngữ cảnh giao tiếp và mối quan hệ giữa bạn và họ. Tránh sử dụng những từ ngữ chuyên ngành hoặc quá phức tạp khiến người nghe khó hiểu.
3. Thể hiện thái độ văn minh, lịch sự
Cách bạn đặt câu hỏi thể hiện thái độ và sự tôn trọng của bạn đối với người nghe. Vì thế, lời khuyên cho bạn là nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, giọng điệu ôn hòa để thể hiện sự mong muốn được giải đáp thắc mắc, tránh tỏ ra dồn ép hay thiếu kiên nhẫn.
Xem thêm: Dự đoán xu hướng ngành nghề HOT tại Việt Nam trong tương lai
4. Đặt câu hỏi dựa theo mối quan hệ với đối phương
Mức độ thân thiết trong mối quan hệ sẽ ảnh hưởng đến cách bạn đặt câu hỏi. Với người thân, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thoải mái và tự nhiên hơn. Tuy nhiên, với người mới quen, cần giữ thái độ lịch sự và tế nhị.
5. Không ngắt lời và chân thành lắng nghe
Một điều vô cùng quan trọng mà bạn cần lưu ý trong suốt quá trình giao tiếp đó là không được ngắt lời người đối diện. Hãy dành thời gian để lắng nghe cẩn thận câu trả lời của người nghe. Việc ngắt lời hay tỏ ra thiếu tập trung sẽ khiến họ cảm thấy không được tôn trọng và làm giảm hiệu quả giao tiếp.
Xem thêm: Lương ngành Marketing chi tiết, làm gì để có mức lương cao?
IV. Các dạng câu hỏi trong giao tiếp
Dưới đây là 5 dạng câu hỏi thường gặp trong giao tiếp mà bạn có thể tham khảo:
1. Câu hỏi mở
Là dạng câu hỏi không có câu trả lời cố định, khuyến khích người nghe chia sẻ thông tin, suy nghĩ và quan điểm của họ.
Ví dụ:
- Bạn có thể chia sẻ thêm về dự án của bạn không?
- Theo bạn, nguyên nhân của vấn đề này là gì?
Ưu điểm:
- Thu thập nhiều thông tin chi tiết.
- Khuyến khích thảo luận và chia sẻ.
- Hiểu rõ hơn về quan điểm của người nghe.
Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian hơn để trả lời.
- Khó kiểm soát hướng đi của cuộc trò chuyện. Người trả lời có thể không thoải mái chia sẻ thông tin cá nhân.
2. Câu hỏi đóng
Là dạng câu hỏi chỉ yêu cầu người trả lời cung cấp thông tin ngắn gọn, súc tích, thường trả lời là “có” hoặc “không”.
Ví dụ:
- Bạn đã hoàn thành bản thảo này chưa?
- Bạn có đồng ý với ý kiến này không?
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian và dễ dàng kiểm soát hướng đi của cuộc trò chuyện.
- Thu thập thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Phù hợp để đánh giá kiến thức hoặc kiểm tra sự hiểu biết.
Nhược điểm:
- Không khuyến khích tư duy phản biện và sáng tạo.
- Có thể tạo cảm giác gò bó và hạn chế cho người trả lời.
- Khó thu thập thông tin chi tiết và sâu sắc.
Xem thêm: OT là gì? Những quy định về thời gian OT cần biết rõ!
3. Câu hỏi thăm dò
Là dạng câu hỏi được sử dụng để thu thập thêm thông tin chi tiết về một chủ đề cụ thể.
Ví dụ:
- Bạn có thể nói rõ hơn về ý kiến của bạn được không?
- Bạn hãy chia sẻ thêm về kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực này?
- Bạn có thể cung cấp thêm bằng chứng để chứng minh cho quan điểm này của bạn được không?
Ưu điểm:
- Thu thập thông tin chi tiết và đầy đủ về một chủ đề.
- Giúp người hỏi hiểu rõ hơn về quan điểm và suy nghĩ của người trả lời.
- Khuyến khích sự trao đổi và thảo luận chuyên sâu.
Nhược điểm:
- Có thể khiến người trả lời cảm thấy bị “tra hỏi”.
- Mất nhiều thời gian để thực hiện.
- Có thể gây khó chịu nếu sử dụng quá nhiều.
4. Câu hỏi tu từ
Là dạng câu hỏi không yêu cầu câu trả lời, mà được sử dụng để khẳng định, phủ định hoặc để làm nổi bật một vấn đề nào đó.
Ví dụ:
- Liệu chúng ta có thể học được gì từ những sai lầm trong quá khứ?
- Cần phải làm gì để giải quyết vấn đề này?
Ưu điểm:
- Gây ấn tượng và thu hút sự chú ý của người nghe.
- Khuyến khích người nghe suy nghĩ và phản biện.
- Nhấn mạnh vào thông điệp mà người nói muốn truyền tải.
Nhược điểm:
- Có thể gây khó hiểu nếu người nghe không hiểu ý nghĩa của câu hỏi.
Xem thêm: Layoff là gì? Nên làm gì để đối diện với làn sóng sa thải hàng loạt?
5. Câu hỏi “hình nón”
Là dạng câu hỏi được sử dụng để dẫn dắt người trả lời đến một câu trả lời cụ thể mà người hỏi mong muốn. Thường bắt đầu bằng một câu hỏi tổng quát, sau đó là các câu hỏi chi tiết hơn.
Ví dụ:
- Nếu được trúng tuyển, tôi sẽ làm việc tại phòng ban nào?
- Quy mô phòng ban đó khoảng bao nhiêu người?
- Cách thức phòng ban vận hành như thế nào?
Ưu điểm:
- Dẫn dắt người trả lời đến một kết luận cụ thể.
- Giúp người hỏi đạt được mục đích của cuộc trò chuyện.
- Tạo sự đồng thuận và thống nhất trong ý kiến.
Nhược điểm:
- Có thể gây khó khăn cho việc thu thập thông tin đa chiều.
V. Hướng dẫn cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng đặt câu hỏi là một yếu tố quan trọng giúp bạn thu thập thông tin, khơi gợi sự tò mò và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là một số cách thức để rèn luyện kỹ năng này:
1. Hiểu rõ mục tiêu
Trước khi đặt câu hỏi, hãy xác định rõ mục đích của bạn là gì. Bạn muốn thu thập thông tin, khơi gợi thảo luận, hay đơn giản là thể hiện sự quan tâm? Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn lựa chọn loại câu hỏi phù hợp.
2. Thực hành lắng nghe
Lắng nghe cẩn thận câu trả lời của đối phương là chìa khóa để đặt câu hỏi hiệu quả. Bạn hãy chú ý đến những thông tin đối phương chia sẻ, những điểm họ còn lảng tránh hoặc chưa nói rõ, và những vấn đề họ có thể đang gặp phải. Việc lắng nghe không chỉ thể hiện sự quan tâm của bạn mà còn giúp bạn đặt ra những câu hỏi tiếp theo một cách phù hợp để khai thác vấn đề.
Xem thêm: Bị bế tắc trong công việc? Nguyên nhân và cách giải tỏa
3. Sử dụng các từ ngữ mở
Sử dụng các từ ngữ mở như “thế nào”, “tại sao”, “bạn có thể chia sẻ thêm về…” sẽ khuyến khích người trả lời chia sẻ thông tin và suy nghĩ của họ một cách chi tiết hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lưu ý hạn chế sử dụng các câu hỏi đóng chỉ có thể trả lời bằng “có” hoặc “không”.
4. Thực hành thường xuyên
Càng đặt câu hỏi nhiều, bạn càng trở nên tự tin và thành thạo hơn. Vì thế, bạn hãy thử đặt câu hỏi trong các cuộc trò chuyện hàng ngày với bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp. Hoặc có thể tham gia các hoạt động thảo luận hoặc diễn đàn để luyện tập kỹ năng đặt câu hỏi của mình.
Xem thêm: Bỏ túi cách trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp và khéo léo
VI. Vận dụng kỹ năng đặt câu hỏi
Sau khi đã tìm hiểu kỹ về nguyên tắc đặt câu hỏi và những dạng câu hỏi thường dùng trong giao tiếp, bạn có thể vận dụng ngay kỹ năng này trong các trường hợp cụ thể dưới đây:
1. Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng
Mục đích: Hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu sản phẩm phù hợp và thuyết phục khách hàng mua hàng.
Nguyên tắc:
- Sử dụng các câu hỏi mở để khuyến khích khách hàng chia sẻ nhu cầu và mong muốn của họ.
- Lắng nghe cẩn thận câu trả lời của khách hàng để xác định những điểm chính và những điểm cần khai thác thêm.
- Sử dụng các dạng câu hỏi khác nhau để thu thập thông tin, khơi gợi sự quan tâm và dẫn dắt khách hàng đến quyết định mua hàng.
Ví dụ:
- Câu hỏi mở: “Anh/chị có thể chia sẻ thêm về nhu cầu sử dụng sản phẩm này của mình không?”
- Câu hỏi đóng: “Anh/chị có hài lòng với tính năng này của sản phẩm không?”
- Câu hỏi thăm dò: “Anh/chị thường gặp những vấn đề gì khi sử dụng sản phẩm tương tự?”
Xem thêm: Bộ câu hỏi và cách trả lời phỏng vấn xin việc bán hàng ấn tượng
2. Kỹ năng đặt câu hỏi khi phỏng vấn
Mục đích: Hiểu rõ hơn về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ,… của ứng viên, từ đó đánh giá năng lực của họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển không.
Nguyên tắc:
- Sử dụng những câu hỏi mở để khuyến khích ứng viên chia sẻ kinh nghiệm và kỹ năng của họ.
- Hỏi câu hỏi đóng để xác nhận thông tin và đánh giá mức độ phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Dùng câu hỏi thăm dò để khai thác sâu hơn vào những điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.
- Tạo không khí phỏng vấn thoải mái, thể hiện sự thân thiện và tôn trọng ứng viên.
Ví dụ:
Câu hỏi về tính cách:
- Bạn là người hướng nội hay hướng ngoại?
- Khi rảnh rỗi bạn thường làm gì?
- Tại sao bạn nghĩ bản thân phù hợp với công việc này?
Câu hỏi về kỹ năng:
- Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
- Bạn thường áp dụng mô hình nào để nghiên cứu insight khách hàng?
Câu hỏi về kinh nghiệm:
- Bạn đã từng làm vị trí này trước đây chưa?
- Bạn có thể chia sẻ về một dự án mà bạn đã từng tham gia và gặp nhiều khó khăn không?
- Trong công việc trước đây, bạn đã đạt được những thành tích nào?
Xem thêm: 11+ câu hỏi phỏng vấn bằng tiếng Anh thường gặp và cách trả lời ghi điểm
3. Kỹ năng đặt câu hỏi khi nghe thuyết trình
Mục đích: Muốn hiểu rõ hơn về nội dung bài thuyết trình, giải đáp các thắc mắc liên quan, thu thập thêm thông tin hoặc thể hiện sự quan tâm đối với bài thuyết trình.
Nguyên tắc:
- Chờ đến thời điểm thích hợp để đặt câu hỏi, tránh làm gián đoạn người thuyết trình.
- Đặt câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu.
- Sử dụng các dạng câu hỏi khác nhau để thu thập thông tin, làm rõ ý kiến và khơi gợi thảo luận.
Ví dụ:
- Câu hỏi mở: Thưa diễn giả, anh/chị có thể cho biết thêm về giá trị mà dự án này sẽ mang đến cho cộng đồng là gì không?
- Câu hỏi hình nón: Anh/chị có thể chia sẻ thêm về những khó khăn đã gặp phải khi thực hiện dự án này không? Nguyên nhân gặp phải những sự cố đó là gì? Và cách anh/chị đã giải quyết như thế nào?
Lời kết:
Hi vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về kỹ năng đặt câu hỏi là gì, cũng như cách rèn luyện và vận dụng kỹ năng này vào thực tế. Bên cạnh những kiến thức về phát triển bản thân, tại website Vieclam.net còn thường xuyên cập nhật những chia sẻ kinh nghiệm bổ ích khác liên quan đến trắc nghiệm tính cách, mẹo tìm việc,… giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Có thể bạn quan tâm:
