Lễ tân là một trong những bộ phận quan trọng đại diện cho thương hiệu doanh nghiệp. Bộ phận lễ tân thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng nên vị trí này đòi hỏi rất nhiều kỹ năng cùng sự khéo léo và linh hoạt. Vậy lễ tân là gì? Cơ hội nghề nghiệp ra sao? Cùng Vieclam.net tìm hiểu về ngành nghề thú vị này qua bài viết dưới đây.
Mục lục
I. Lễ tân là gì?
Nhân viên lễ tân là người phụ trách đón tiếp khách hàng ở khu vực tiền sảnh của nhà hàng, khách sạn, hay các công ty ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Lễ tân được xem là đại diện của doanh nghiệp để tiếp xúc đầu tiên và trao đổi trực tiếp với khách hàng. Nếu đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp và khéo léo thì sẽ tạo được thiện cảm và sự thoải mái cho khách hàng, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Tham khảo: Nhân viên buồng phòng là gì? Mức lương của nhân viên buồng phòng
II. Lễ tân đảm nhận công việc gì?
Tương tự như các bộ phận khác, lễ tân cũng sẽ phụ trách những công việc riêng trong quá trình vận hành của mỗi công ty. Tùy vào đặc thù công việc của từng doanh nghiệp mà nhiệm vụ của nhân viên lễ tân cũng sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản thì lễ tân sẽ đảm nhận một số công việc sau:
- Chào hỏi, tiếp đón đối tác, khách hàng, giải đáp thắc mắc, xử lý các vấn đề của khách hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại.
- Chỉ dẫn cho khách hàng vị trí phòng ốc, thang máy,…
- Tiếp nhận, lưu giữ hồ sơ, thông tin của đối tác và khách hàng quan trọng.
- Tiếp nhận cuộc gọi và xử lý những thắc mắc từ khách hàng.
- Đảm bảo vệ sinh cho khu vực lễ tân. Tuân thủ đầy đủ các quy tắc, quy định của doanh nghiệp, tổ chức.
- Tuân thủ mọi quy định an toàn, kiểm tra những người ra/vào thông qua bàn lễ tân, theo dõi sổ nhật ký, phát và kiểm tra thẻ thông hành của khách hàng.
- Theo dõi số lượng văn phòng phẩm tồn kho, tiến hành đặt hàng khi có nhu cầu.
- Phối hợp với những đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện, xử lý các công việc chung.
Tìm hiểu thêm: Tạp vụ là gì? Những điều mà bạn cần biết về tạp vụ
III. Yêu cầu công việc cho nghề lễ tân
Chất lượng phục vụ của khách sạn, nhà hàng hay công ty có được khách hàng đánh giá tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào sự chuyên nghiệp của đội ngũ lễ tân. Công việc lễ tân không đòi hỏi quá nhiều về kiến thức chuyên môn song vẫn cần có nhiều kỹ năng bổ trợ để hoàn thành tốt công việc như:
- Kỹ năng giao tiếp: Giải quyết các vấn đề hoặc phàn nàn của khách hàng một cách khéo léo, giúp khách hàng cảm thấy dễ chịu và thoải mái khi trò chuyện.
- Yêu cầu về ngoại hình và thái độ làm việc: Ngoại hình sáng, giọng nói thu hút và thái độ chuyên nghiệp khi xử lý tình huống sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo tiếng nước ngoài như tiếng Anh, tiếng Trung, Tây Ban Nha,… được xem là yêu cầu bắt buộc trong môi trường cần tiếp xúc với khách hàng người nước ngoài.
- Tinh thần tự học hỏi: Thường xuyên tự trau dồi kỹ năng và kiến thức liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin của công ty để phục vụ cho công việc.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong cùng thời điểm, lễ tân có thể sẽ phải giải quyết nhiều vấn đề song song với nhau. Họ sẽ phải tiếp nhận nhiều khách hàng cùng lúc và đảm bảo xử lý công việc kịp thời để làm hài lòng khách hàng. Nếu có vấn đề phát sinh, lễ tân cần nhanh nhạy, khéo léo và sắp xếp công việc thật ổn thỏa và phù hợp để tránh làm mích lòng khách hàng.
Đọc thêm: Bellman là gì? Mô tả công việc và mức lương
IV. Một số vị trí việc làm lễ tân phổ biến
Công việc lễ tân được khá nhiều bạn trẻ lựa chọn như lễ tân nhà hàng, lễ tân khách sạn, lễ tân văn phòng…. Dưới đây là một số việc làm lễ tân phổ biến hiện nay:
1. Lễ tân khách sạn
Nhân viên lễ tân khách sạn được là ngành nghề được nhiều bạn trẻ quan tâm. Vị trí này đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng chuyên môn cao và khả năng ngoại ngữ tốt. Song song với đó thì mức lương của công việc lễ tân khách sạn cũng khá ổn định.
Một số công việc mà lễ tân khách sạn sẽ đảm nhận gồm có:
- Tiến hành quy trình nhận phòng (check-in), trả phòng (check-out) cho khách
- Tư vấn và bán dịch vụ cho khách
- Giải đáp thắc mắc và xử lý phàn nàn với khách hàng
- Hỗ trợ và phục vụ các khách hàng đang lưu trú tại khách sạn
- Sắp xếp hồ sơ lưu trú và giấy tờ liên quan đến công việc
- Một số công việc khác như vệ sinh khu vực lễ tân, ghi chú công việc và bàn giao tiền bạc, đồ đạc cho lễ tân ca sau…
2. Lễ tân nhà hàng
Lễ tân nhà hàng là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, tiếp nhận mọi nhu cầu, ý kiến, thông tin từ khách hàng. Công việc chính của bộ phận này là quản lý đặt bàn, nhân viên lễ tân nhà hàng cần có sự linh hoạt để nắm rõ thông tin về lượng khách, bố trí hợp lý và không để khách hàng chờ đợi lâu.
Nhân viên lễ tân nhà hàng sẽ đảm nhận những công việc sau:
- Tiếp nhận nhu cầu đặt bàn và quản lý lượng khách phục vụ
- Đón tiếp khách hàng và sắp xếp bàn phục vụ
- Kiểm soát, điều phối chung khu vực sảnh lễ tân
- Báo cáo và bàn giao công việc
- Một số công việc khác theo phân công
3. Lễ tân văn phòng
Lễ tân văn phòng sẽ chuyên phụ trách những hoạt động hành chính văn thư tại tổ chức. Đây là vị trí quan trọng đảm bảo cho sự hoạt động trơn tru của các phòng ban trong công ty.
Ở vị trí lễ tân văn phòng, nhân viên sẽ thực hiện một số công việc sau:
- Tiếp đón khách hàng đến làm việc tại công ty.
- Hướng dẫn khách tham quan văn phòng làm việc.
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ.
- Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
- Cung cấp văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
- Trả lời email và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng.
- Tiếp nhận và phân loại thư đến văn phòng hàng ngày.
- Theo dõi an ninh văn phòng, kiểm soát nhân sự ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phát thẻ cho khách hàng.
- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng.
- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết theo yêu cầu của cấp trên.
- Một số công việc khác theo phân công của cấp trên như: nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…
4. Lễ tân phòng khám
Lễ tân phòng khám là bộ phận tiếp đón khách hàng và phụ trách những công tác liên quan khác tại đây. Công việc này cũng mang lại nguồn thu nhập ổn định và cơ hội thăng tiến cho nhiều bạn trẻ. Chi tiết công việc mà một lễ tân phòng khám thường phụ trách gồm có:
- Nhận đặt lịch khám chữa bệnh trực tiếp qua điện thoại, email….
- Đón tiếp khách hàng
- Xếp lịch khám chữa cho khách hàng
- Theo dõi hồ sơ khám chữa bệnh và thông báo lịch tái khám
- Hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình khám bệnh tại phòng khám
- Thực hiện thủ tục thanh toán điều trị, làm báo giá dịch vụ cho khách hàng.
- Giới thiệu các sản phẩm dịch vụ, chương trình ưu đãi cho khách hàng.
- Hỗ trợ những công tác hành chính khác ở phòng khám
5. Lễ tân trung tâm tiếng anh
Vị trí lễ tân tại trung tâm tiếng Anh thường sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến gặp gỡ, giao tiếp với khách hàng. Vì thế họ là người nắm được tổng quan các thông tin liên quan đến khóa học để tư vấn và hỗ trợ cho khách hàng tốt nhất. Một số hạng mục công việc mà nhân viên lễ tân trung tâm tiếng Anh thường đảm nhận gồm có:
- Trực văn phòng, đảm bảo khu vực lễ tân và phòng học luôn sạch sẽ, gọn gàng
- Quản lý trang thiết bị văn phòng, cấp phát văn phòng phẩm
- Quản lý tài liệu học tập, học liệu tại văn phòng
- Tư vấn tuyển sinh và tiếp nhận học viên
- Hỗ trợ thu học phí, nhắc lịch nộp học phí, đón trả học sinh
- Liên hệ với học viên/phụ huynh để mời học thử, thông báo lịch học, hoặc theo yêu cầu của Quản lý
- Một số công việc khác theo yêu cầu từ quản lý
V. Mức thu nhập của lễ tân hiện nay
Mức lương lễ tân hiện tại sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào quy mô tổ chức và vị trí đảm nhận. Cụ thể:
| Vị trí | Mức lương (đồng) |
| Lễ tân khách sạn | 4-7 triệu |
| Lễ tân nhà hàng | 5-15 triệu |
| Lễ tân phòng khám | 5-7 triệu |
| Lễ tân trung tâm tiếng Anh | 7-10 triệu |
VI. Nhu cầu tuyển dụng lễ tân hiện nay
Lễ tân là một trong những vị trí có nhu cầu tuyển dụng cao hiện nay bởi vì bất kỳ công ty, doanh nghiệp, nhà hàng, khách sạn nào cũng cần nhân viên lễ tân. Ngày càng có nhiều nhà hàng, khách sạn… mở rộng quy mô kinh doanh khiến nhu cầu nhân sự ở vị trí này tăng cao.
Với từ khóa tìm kiếm “tuyển dụng lễ tân” sẽ có hơn 3000 việc làm trên các trang tuyển dụng việc làm như Vieclam.net. Qua đó cho thấy nhu cầu tuyển dụng vẫn tiếp tục tăng cao trong thời gian tới. Bên cạnh cơ hội phát triển nghề nghiệp thì quá trình thay thế nhân sự lễ tân ở các công ty, khách sạn, nhà hàng, spa… cũng thường xuyên diễn ra. Vì thế doanh nghiệp sẽ liên tục tuyển dụng bổ sung cho vị trí này.
Ngoài ra các công ty ngày càng chú trọng đến việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp nên cần thiết lập đội ngũ lễ tân lành nghề với những quy chuẩn tuyển dụng khắc khe riêng. Do vậy những nhân sự lễ tân giỏi, giàu kinh nghiệm rất được các nhà tuyển dụng săn đón với nhiều đãi ngộ hấp dẫn.
Một trong những kênh thông tin tuyển dụng vị trí lễ tân trực tuyến uy tín đó là Vieclam.net. Với số lượng tin đăng lớn, thu hút nhiều đơn vị tuyển dụng lớn để các ứng viên dễ dàng tìm kiếm việc làm lễ tân với thu nhập tốt. Ngoài ra ứng viên cũng có thể tạo CV để tăng cơ hội tiếp cận với nhiều nhà tuyển dụng lớn và nhanh chóng tìm kiếm được việc làm phù hợp.
Lời kết
Trên đây là một số thông tin về nghề lễ tân mà Vieclam.net đã tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng rằng bạn đọc đã giải đáp được câu hỏi lễ tân là gì cũng như những cơ hội việc làm liên quan đến ngành nghề này. Đừng quên truy cập Vieclam.net để tiếp cận thêm nhiều tin tuyển dụng hay và sớm tìm được công việc mình yêu thích nhé.
Xem thêm:
