Mô tả công việc hành chính nhân sự đầy đủ và chính xác nhất

Xem bản mô tả công việc hành chính nhân sự là điều mà bạn cần phải làm trước khi ứng tuyển vào vị trí hành chính nhân sự, vì mỗi công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau. Để hiểu rõ hơn về công việc này, hãy cùng Vieclam.net tham khảo ngay những chia sẻ liên quan đến yêu cầu công việc cũng như mức lương của nhân viên hành chính nhân sự trong bài viết dưới đây nhé.

I. Việc làm hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến “hành chính” và “nhân sự”, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì, phát triển công ty. Nhân viên hành chính nhân sự thường đảm nhận các công việc như quản lý hoạt động nội bộ, giám sát quá trình làm việc của nhân viên, hỗ trợ các vấn đề liên quan đến chính sách lương thưởng, lưu trữ văn thư, thông tin nhân viên và các hồ sơ quan trọng khác, …

Tìm hiểu thêm: Nhân viên kho là gì? Mô tả công việc của nhân viên kho

II. Mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự

Để hiểu rõ hơn các công việc cụ thể cần làm, bạn hãy tham khảo bảng mô tả công việc hành chính nhân sự chi tiết dưới đây:

1. Thực hiện công việc quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ

Trong bảng mô tả công việc hành chính nhân sự sẽ bao gồm quản lý các văn kiện,hồ sơ và các giấy tờ có liên quan. Cụ thể là nhân viên hành chính nhân sự sẽ trực tiếp quản lý:

• Tiếp nhận các đơn thư, giấy đề nghị, công văn, văn bản, tài liệu gửi đến công ty/doanh nghiệp.
• Giải quyết các văn bản thuộc trách nhiệm và quyền hạn, lưu trữ văn bản trong kho dữ liệu.
• Tiếp nhận những giấy tờ của nhân sự như đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm, đơn giải trình…
• Theo dõi và quản lý những văn bản có liên quan đến chế độ lương, thưởng của nhân sự trong công ty/doanh nghiệp.
• Theo dõi và quản lý những hoạt động văn hóa công ty/doanh nghiệp như tổ chức sinh nhật, team building (xây dựng đội ngũ)…

2. Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động

Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động trong mô tả công việc hành chính nhân sự còn có tên gọi khác là quản lý hồ sơ nhân sự. Trong đó, bộ phận hành chính nhân sự sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm lưu trữ các hồ sơ lao động đã được ký giữa công ty/doanh nghiệp và người lao động.

3. Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp

Khi tìm hiểu mô tả công việc hành chính nhân sự, bạn sẽ thấy trách nhiệm của nhân viên hành chính nhân sự thường bao gồm:

• Theo dõi – quản lý, bàn giao – bàn nhận các máy móc, thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty/doanh nghiệp đến các Bộ phận/nhân sự có liên quan.
• Theo dõi lịch bảo trì, đổi mới các thiết bị máy móc. Trong trường hợp hư hỏng cần hư mới, bộ phận hành chính nhân sự sẽ đề xuất lên Ban quản lý để đặt mua mới.
• Mỗi tháng, thực hiện công việc kê khai văn phòng phẩm theo yêu cầu từ các phòng ban.

4. Xử lý bảng lương

Đối với những công ty/doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa thì nhân viên hành chính nhân sự có thể sẽ phải hỗ trợ xử lý bảng lương với kế toán. Một số công việc hỗ trợ cụ thể như theo dõi bảng chấm công nhân viên, làm lương và thưởng hàng tháng, thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán lương đúng hạn.

5. Hỗ trợ công tác lễ tân

Tương tự với việc hỗ trợ kế toán thì nhân viên hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ công tác lễ tân khi cần, trong đó gồm có:

• Tiếp đón các khách hàng hoặc đối tác đến công ty.
• Tiếp nhận các giao dịch bằng hình thức trực tiếp hoặc trao đổi điện thoại.
• Tham gia hỗ trợ những sự kiện của công ty/doanh nghiệp, các sự kiện nội bộ (nếu có).

Với các vị trí tuyển dụng nhân viên hành chính tổng hợp, thì trong bảng mô tả công việc hành chính nhân sự tổng hợp cũng sẽ tương tự với bảng mô tả hành chính nhân sự trên.

Tìm hiểu thêm: Bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh chi tiết nhất 2024

III. Yêu cầu cần có của việc làm hành chính nhân sự

Trên thực tế, thông qua bảng mô tả công việc hành chính nhân sự, bạn sẽ thấy để làm được vị trí này thì cần phải đáp ứng được yêu cầu trình độ của nhà tuyển dụng. Cụ thể, bạn phải tốt nghiệp Cao Đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, hoặc các chuyên ngành Xã hội học có liên quan đến con người. Ngoài ra, bạn cần phải đáp ứng được các kỹ năng quan trọng như:

• Kỹ năng giao tiếp: Cần giao tiếp tốt để tạo dựng các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp và cả đối tác. Đặc biệt là sự nhạy bén và tinh tế trong các mối quan hệ công việc xung quanh. Chính kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự gắn bó, khả năng phát triển nghề nghiệp hành chính nhân sự.
• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc: Cần phải biết tổ chức và sắp xếp công việc hợp lý. Biết công việc nào quan trọng cần làm trước, công việc nào làm sau. Để có được kỹ năng này, bạn cần phải rèn luyện trong môi trường làm việc.
• Kỹ năng làm việc đa nhiệm: Cần phải biết những kỹ năng cơ bản của các công việc liên quan như kế toán, lễ tân, … Điều này sẽ giúp cho nhân viên hành chính xử lý vấn đề một cách nhanh chóng mà ít phải nhờ sự hỗ trợ của các bộ phận này.
• Kỹ năng lắng nghe: Làm công việc liên quan đến nhân sự nên bạn cần phải biết cách lắng nghe mọi người xung quanh. Phải tạo nên sự cởi mở, thân thiết với người lao động, tăng sự tín nhiệm trong công việc đối với cấp trên cũng như các đối tác.

Ngoài các kỹ năng trên, bạn còn phải có các kỹ năng khác như kỹ năng tin học văn phòng, quản lý thời gian, khả năng chịu được áp lực và biết sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự…

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng phỏng vấn khi xin việc; Mẹo giúp bạn tự tin trả lời phỏng vấn

IV. Mức lương của các vị trí hành chính nhân sự là bao nhiêu?

Khi tìm việc và tham khảo bảng mô tả công việc hành chính nhân sự, mức lương luôn là yếu tố rất được quan tâm. Bạn có thể tham khảo mức lương các vị trí hành chính nhân sự qua bảng dưới đây:

Lưu ý: Trên đây là bảng lương tham khảo vì mức lương cụ thể còn phụ thuộc vào số lượng công việc, quy mô công ty/doanh nghiệp mà bạn làm. Nếu bạn muốn cập nhật mức lương chính xác hơn, bạn có thể tìm hiểu thông qua các thông tin tuyển dụng được cập nhật thường xuyên trên Vieclam.net.

Tìm hiểu thêm: Chi tiết mô tả công việc thủ kho; Mức lương trung bình hiện nay 

V. Hướng dẫn tìm việc làm hành chính nhân sự lương cao, uy tín

Hành chính nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng đối với doanh nghiệp, nên nhu cầu tuyển dụng cao. Cùng với đó là tốc độ phát triển internet như hiện nay, bạn rất dễ dàng để tìm kiếm việc làm phù hợp từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn có thể tìm hiểu và tham khảo thông tin tuyển dụng chất lượng được đăng tải trên các website uy tín như Muaban.net, Vieclam.net…; hoặc tìm việc thông qua sự giới thiệu của bạn bè, người quen…

Đặc biệt, khi tìm việc làm trên website Vieclam.net, những thông tin tuyển dụng mới luôn được cập nhật thường xuyên với các mức lương hấp dẫn nhất. Bạn có thể tìm việc bằng cách lọc theo ngành nghề “hành chính nhân sự” và tìm kiếm theo khu vực tỉnh/thành phố, quận/huyện gần bạn nhất.

Tại Vieclam.net, bạn có thể chọn vào chức năng “Ứng tuyển ngay” để gửi thông tin hồ sơ cho nhà tuyển dụng, hoặc liên hệ theo số điện thoại có trong tin đăng. Bên cạnh đó, với trường hợp tìm thấy thông tin muốn chia sẻ với bạn bè, người quen thì bạn có thể sử dụng chức năng chia sẻ bằng cách sao chép liên kết tin đăng, hoặc chia sẻ qua zalo/facebook.  

Lời kết

Qua bài viết, bạn đọc đã có thể hiểu hơn về bảng mô tả công việc hành chính nhân sự, cũng như những yêu cầu cần có của vị trí này. Nếu bạn thấy công việc phù hợp thì hãy nhanh tay ứng tuyển. Ngoài ra, để tìm việc làm khác, có chế độ đãi ngộ tốt, mức lương cao, bạn cũng có thể truy cập vào website Vieclam.net. Đây là trang web có các thông tin tuyển dụng từ nhiều ngành nghề khác nhau được cập nhật mỗi ngày. Đừng quên tạo hồ sơ xin việc trên Vieclam.net để các nhà tuyển dụng chủ động liên hệ khi CV của bạn đạt các yêu cầu của họ nhé!

Xem thêm:

• TOP 30 CV hành chính nhân sự chuyên nghiệp, ấn tượng
• Các kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả mà bạn nên biết
• Thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc ý nghĩa và chuyên nghiệp