Việc gửi thư cảm ơn khi nhân viên nghỉ việc là một cách thể hiện sự trân trọng và biết ơn đối với những đóng góp của họ dành cho công ty. Điều này không chỉ thể hiện văn hóa doanh nghiệp mà còn giúp giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên cũ. Bài viết sau của Vieclam.net sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc chuyên nghiệp và ý nghĩa nhất.
Mục lục
I. Vì sao nên viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc?
Ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng vậy, khi có nhân sự nghỉ việc, công ty cũng nên viết thư cảm ơn họ. Bởi vì điều này không chỉ là một cách để bày tỏ lòng biết ơn đối với những đóng góp mà nhân viên đã mang lại cho công ty, mà còn là cách để thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao những nỗ lực của họ.
Đồng thời, đây cũng là hình thức thể hiện văn hóa chuyên nghiệp của công ty đó, nhờ vậy mà đội ngũ nhân viên sẽ luôn cảm nhận được sự an ủi, khích lệ từ công ty dù vẫn còn gắn bó hoặc đã rời đi.
II. Nội dung thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc bao gồm những gì?
Sau đây là nội dung của từng phần quan trọng cần có trong một bức thư cảm ơn nhân sự nghỉ việc mà bạn cần biết:
1. Phần mở đầu
Trong phần mở đầu, bạn nên bắt đầu bằng lời chào hòa nhã và thân thiện, sau đó nêu rõ mục đích của thư là để cảm ơn nhân viên đã cống hiến cho công ty trong thời gian làm việc vừa qua.
Ví dụ:
Kính gửi [Tên nhân viên],
Tôi là [Tên người gửi], [Chức vụ] tại [Tên doanh nghiệp].
Tôi viết thư này để bày tỏ sự biết ơn và trân trọng đối với những đóng góp của bạn trong suốt thời gian qua.
Lưu ý: Nếu bạn viết thư cảm ơn khi nhân viên nghỉ việc qua mail thì nên trình bày tiêu đề mail một cách rõ ràng và chi tiết, chẳng hạn như: “Xin chân thành cảm ơn anh/chị thời gian qua đã đồng hành cùng công ty [Tên công ty]”. Điều này sẽ giúp người nhận biết được nội dung của mail để không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
2. Phần thân
Ở phần thân của thư, người viết nên thể hiện sự ghi nhận cụ thể những thành tích và đóng góp mà nhân viên đã mang lại cho công ty. Đồng thời, bày tỏ sự tiếc nuối khi nhân viên ra đi và mong muốn họ sẽ thành công trong công việc mới.
Ví dụ:
Trong suốt thời gian làm việc tại [Tên doanh nghiệp], bạn đã luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình. Bạn là một nhân viên chăm chỉ, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao. Cảm ơn bạn đã luôn sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao.
Xem thêm: Mentor là gì? Các hình thức Mentoring và yêu cầu cần có
3. Phần kết thư
Nội dung phần kết thư sẽ bao gồm lời chúc tốt đẹp dành cho nhân viên, quyết định khen thưởng (nếu có) và mong muốn được giữ liên lạc với nhân viên trong tương lai.
Ví dụ:
Chúng tôi chúc bạn thành công trong công việc mới và rất mong được giữ liên lạc với bạn.
Trân trọng,
[Tên người gửi]
III. Những yếu tố cần lưu ý khi viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc
Trong quá trình viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc, bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau đây:
1. Mối quan hệ và vị trí của nhân viên
Mối quan hệ và vị trí của nhân viên trong công ty là yếu tố quan trọng cần được cân nhắc khi viết thư cảm ơn. Đối với những nhân viên cấp cao, có đóng góp to lớn cho công ty, thì thư cảm ơn cần được viết một cách trang trọng và thể hiện sự trân trọng sâu sắc. Đối với những nhân viên cấp thấp hơn, hoặc thời gian làm việc ngắn, bạn có thể viết thư ngắn gọn hơn, nhưng vẫn cần thể hiện sự chân thành và tôn trọng với họ.
Xem thêm: Mẫu đơn xin từ chức, xin thôi chức vụ chuẩn, mới nhất 2024
2. Ghi nhận thành tích và nỗ lực của nhân viên
Bất kể nhân viên có vị trí như thế nào thì những đóng góp của họ cũng có ý nghĩa quan trọng đối với công ty. Việc ghi nhận cụ thể những thành tích và nỗ lực của nhân viên sẽ giúp họ cảm thấy được đánh giá cao và tôn trọng. Chẳng hạn, nhân viên nghỉ việc thuộc quản lý cấp cao, trưởng phòng thì bạn có thể đề cập đến vai trò tích cực của họ tác động đến sự phát triển của công ty và là nguồn cảm hứng động viên, khuyến khích những nhân viên khác hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
3. Xem xét văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố cần được xem xét khi viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc. Mỗi công ty có một văn hóa riêng, và thư cảm ơn cần phù hợp với văn hóa đó. Ví dụ, nếu văn hóa doanh nghiệp cởi mở và thân thiện, thư cảm ơn có thể viết theo phong cách gần gũi, thân mật. Còn nếu văn hóa doanh nghiệp là nghiêm túc và chuyên nghiệp, thì thư cảm ơn cần viết theo phong cách trang trọng và lịch sự.
4. Sử dụng ngôn từ lịch sự, gần gũi
Ngôn từ trong thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cần được sử dụng một cách lịch sự và gần gũi. Tuyệt đối không sử dụng những ngôn từ mang tính chất chỉ trích, trách móc hay nặng nề. Hãy thể hiện sự tôn trọng và thiện chí của công ty đối với nhân viên ngay cả khi họ sắp rời đi.
Xem thêm: Thất nghiệp làm gì để kiếm tiền? 8 việc cần làm khi thất nghiệp
5. Thái độ chân thành và tích cực
Thái độ chân thành và tích cực trong thư sẽ giúp nhân viên cảm thấy họ được đánh giá cao và được quý trọng chứ không phải theo khuôn mẫu có sẵn. Trong thư, hãy thể hiện sự biết ơn và gửi lời chúc nhân viên gặp thuận lợi trên con đường sự nghiệp mới. Nếu là nhân viên nghỉ hưu thì hãy bày tỏ lòng biết ơn đến sự đóng góp lâu dài mà họ đã dành cho công ty trong thời gian qua.
IV. Gợi ý 5 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc ý nghĩa và chuyên nghiệp
Cùng Vieclam.net tham khảo một số gợi ý mẫu thư cảm ơn nhân sự nghỉ việc dưới đây để biết cách viết thư thật ý nghĩa và chuyên nghiệp nhé!
1. Mẫu thư cảm ơn nhân viên đồng hành trong thời gian ngắn
Mẫu thư tiếng Việt
Kính gửi [Tên nhân viên], Thay mặt [Tên công ty], tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh/chị về những đóng góp của anh/chị cho công ty trong suốt [số] tháng vừa qua. Mặc dù chỉ đồng hành cùng công ty trong thời gian ngắn, nhưng anh/chị đã thể hiện được sự nhiệt huyết, năng động và chuyên nghiệp trong công việc. Anh/chị đã nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, anh/chị đã đóng góp quan trọng vào thành công của dự án [Tên dự án]. Chúng tôi rất tiếc khi anh/chị quyết định nghỉ việc. Tuy nhiên, chúng tôi hiểu và tôn trọng quyết định của anh/chị. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị và chúc anh/chị thành công trên con đường mới. Trân trọng, [Tên người gửi] |
Mẫu thư tiếng Anh
Dear [Employee Name], On behalf of [Company Name], I would like to send my sincere thanks to you for your contributions to the company during the past [number of] months. Although you have only been with the company for a short term, you have shown enthusiasm, dynamism and professionalism in your work. You quickly adapted to the new work environment and completed your assigned tasks exceptionally. In particular, you played an important role in the success of the [Name of project] project. We are sorry that you have decided to leave your job. However, we understand and respect your decision. We sincerely thank you and wish you success on your new path. Sincerely, [Sender’s name] |
Xem thêm: Tổng hợp 7 công việc văn phòng không cần bằng cấp, dễ xin việc
2. Mẫu thư cảm ơn nhân viên đồng hành trong thời gian dài
Mẫu thư tiếng Việt
Kính gửi [Tên nhân viên], Thay mặt cho [Tên công ty], tôi xin gửi đến bạn lời cảm ơn chân thành nhất về những đóng góp của bạn trong suốt [số] năm qua. Trong thời gian làm việc tại [Tên công ty], bạn đã luôn hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao. Bạn được đánh giá là một nhân viên xuất sắc và là một người đồng nghiệp đáng tin cậy, luôn sẵn sàng giúp đỡ mọi người. Chúng tôi vẫn nhớ như in ngày đầu tiên bạn gia nhập công ty. Lúc đó, bạn là một người trẻ tuổi, nhiệt huyết và tràn đầy năng lượng, nhưng đã nhanh chóng nắm bắt được công việc và hòa nhập với môi trường mới. Bạn luôn là một nhân viên gương mẫu, xung phong đi đầu trong các phong trào thi đua của công ty. Chúng tôi rất biết ơn bạn vì tất cả những gì bạn đã làm. Sự cống hiến của bạn dành cho công ty là vô giá. Chúng tôi thực sự rất tiếc khi phải nói lời chia tay với bạn. Tuy nhiên, chúng tôi hiểu rằng đây là quyết định của bạn và chúng tôi tôn trọng quyết định đó. Chúc bạn thành công trong công việc và cuộc sống mới. Trân trọng, [Tên người gửi] |
Mẫu thư tiếng Anh
Dear [Employee name], On behalf of [Company name], I would like to extend our sincere thanks for your contributions during your [number] years with us. During your time at [Company name], you have always been an outstanding employee, consistently exceeding expectations. You are also a reliable colleague who is always willing to lend a hand. Your contributions to the company are invaluable. You have played a significant role in the company’s growth. We are very grateful for all that you have done. It brings back fond memories of when you first became a part of our team. You were a young, enthusiastic, and energetic person. You quickly grasped the job and adapted to the new environment. You have always been a model employee, always leading the company’s competition movement. You have contributed a lot to the company’s development. You are the one who contributed to the company’s successes over the past time. We are very sorry to say goodbye to you. We wish you all the best in the future. We believe that you will continue to be successful in your career and life. Sincerely, [Your name] |
3. Mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ hưu
Mẫu thư tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [tên nhân viên], Tôi xin thay mặt công ty [tên công ty] gửi lời cảm ơn chân thành đến anh/chị vì những năm tháng đóng góp cho sự phát triển của công ty. Anh/Chị là một nhân viên xuất sắc, có tinh thần trách nhiệm cao, luôn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, anh/chị cũng là một đồng nghiệp tuyệt vời, luôn sẵn sàng hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm với các thành viên khác trong công ty. Chúng tôi rất tiếc khi biết anh/chị sắp nghỉ hưu, nhưng cũng rất vui mừng cho anh/chị vì đã có một sự nghiệp thành công và đáng tự hào. Chúng tôi mong anh/chị sẽ có một cuộc sống hạnh phúc và khỏe mạnh sau khi nghỉ hưu, có nhiều thời gian thư giãn và tận hưởng cuộc sống bên gia đình và bạn bè. Anh/Chị luôn là một phần quan trọng của công ty, và chúng tôi sẽ nhớ đến anh/chị mãi mãi. Hy vọng anh/chị sẽ giữ liên lạc với chúng tôi và ghé thăm công ty khi có dịp. Chúng tôi xin gửi tặng một món quà nhỏ như lời tri ân của toàn thể công ty dành cho anh/chị. Xin chúc anh/chị mọi điều tốt đẹp nhất. Ngày [ngày tháng năm] [Ký tên] [Tên người viết thư] [Chức danh] |
Mẫu thư tiếng Anh
Dear [employee name], On behalf of [company name], I would like to express my sincere gratitude to you for your years of contribution to the company’s development. You are an excellent employee, with a high sense of responsibility, always completing your work in the best way. You are also a wonderful colleague, always ready to support and share your experience with other members in the company. We are very sorry to hear that you are about to retire, but we are also very happy for you because you have had a successful and proud career. We hope you will have a happy and healthy life after retirement, have more time to relax and enjoy life with your family and friends. You are always an important part of the company, and we will remember you forever. We hope you will keep in touch with us and visit the company when you have the opportunity. We would like to offer you a small gift as our token of appreciation. We wish you all the best. Date [date] [Signature] [Name of the letter writer] [Position] |
Xem thêm: Khi nào nên nghỉ việc? 15 dấu hiệu cho thấy bạn nên nghỉ việc ngay lập tức
4. Mẫu thư cảm ơn thực tập sinh kết thúc kỳ thực tập
Mẫu thư tiếng Việt
Kính gửi [tên thực tập sinh], Thay mặt cho [tên công ty], tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã tham gia chương trình thực tập tại công ty chúng tôi trong thời gian qua. Trong suốt [số] tuần thực tập, chúng tôi nhận thấy sự chăm chỉ, nhiệt tình và ham học hỏi của bạn. Mặc dù thời gian đồng hành cùng nhau không dài nhưng bạn đã nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc và hoàn thành tốt tất cả các nhiệm vụ được giao. Bạn cũng luôn tích cực tham gia các hoạt động chung của công ty, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao và tinh thần đồng đội tốt. Chúng tôi rất vui mừng khi nhận thấy bạn đã có những tiến bộ vượt bậc trong quá trình thực tập. Bạn đã học hỏi được nhiều kiến thức và kỹ năng quý báu, đồng thời có cơ hội được trải nghiệm thực tế trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Chúng tôi tin rằng những kinh nghiệm này sẽ giúp bạn phát triển sự nghiệp trong tương lai. Một lần nữa, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn. Chúc bạn thành công trên hành trình sự nghiệp sắp tới. Trân trọng, [Tên người gửi] |
Mẫu thư tiếng Anh
Dear [intern name], On behalf of [company name], I would like to express my sincere gratitude for your participation in our internship program over the past [number] weeks. During your internship, you have demonstrated your hard work, enthusiasm, and willingness to learn. You quickly adapted to the work environment and completed all assigned tasks well. You were also an active participant in company events, demonstrating a strong sense of responsibility and teamwork. We are very pleased to see that you have made significant progress during your internship. You have learned a great deal of valuable knowledge and skills, and you have had the opportunity to gain real-world experience in a professional work environment. We believe that these experiences will help you develop your career in the future. Once again, we would like to express our sincere gratitude to you. We wish you all the best in your career and your life. Sincerely, [Your name] |
5. Mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc thuộc cấp cao
Mẫu thư tiếng Việt
Kính gửi: Anh/Chị [Tên nhân viên] – Trưởng phòng [Tên phòng] Thay mặt Ban lãnh đạo công ty [Tên công ty], tôi là [Tên người gửi thư] – [Chức danh] xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến anh/chị vì những nỗ lực và thành tựu xuất sắc trong công việc mà anh/chị mang lại. Trong suốt [số năm] năm làm việc tại công ty, chúng tôi nhận thấy anh/chị là một nhân viên xuất sắc, là một người đồng nghiệp đáng quý, là một người lãnh đạo tài năng, luôn nhiệt huyết với công việc, sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ mọi người. Những đóng góp của anh/chị cho sự phát triển của công ty là vô cùng quý báu. Anh/chị đã góp phần quan trọng vào những thành công của công ty trong suốt thời gian qua. Chúng tôi vô cùng trân trọng những đóng góp đó. Chúng tôi rất tiếc khi nghe tin anh/chị sẽ chia tay công ty. Chúng tôi hiểu rằng anh/chị có những lý do chính đáng và chúng tôi tôn trọng sự lựa chọn của anh/chị. Tuy nhiên, chúng tôi cũng hy vọng rằng anh/chị sẽ không quên những kỷ niệm đẹp và những mối quan hệ thân thiết mà anh/chị đã xây dựng tại đây. Hi vọng anh/chị sẽ luôn giữ liên lạc với các đồng nghiệp tại công ty. Chúc anh/chị gặp nhiều may mắn và thành công trong sự nghiệp và cuộc sống mới của mình. Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến anh/chị. Trân trọng, [Tên người gửi thư] |
Mẫu thư tiếng Anh
Dear Mr./Ms. [employee name], On behalf of [company name], I would like to express my sincere gratitude for your outstanding efforts and achievements during your time with the company. During your [số năm] years of service, you have always been a highly motivated and talented employee. You are a natural leader who is always willing to help and support your colleagues. You are also a valuable colleague who is always positive and helpful. Your contributions to the company’s growth have been invaluable. You have played a key role in the company’s success over the years. We are truly grateful for your hard work and dedication. We are very sorry to see you go, but we understand that you have personal reasons for leaving. We wish you all the best in your new role and know that you will always be a valued friend and colleague. Sincerely, [Name of the letter writer] |
Lời kết:
Hi vọng những thông tin mà bài viết trên đề cập đã giúp ích cho bạn trong quá trình viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc thật khéo léo và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên ghé thăm Vieclam.net thường xuyên nếu có nhu cầu tìm việc làm hoặc muốn học hỏi thêm những kiến thức hữu ích về phát triển bản thân, mẹo tuyển dụng, hoặc tìm đọc những câu chuyện đi làm thú vị khác nhé!
Có thể bạn quan tâm: