Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, ghi điểm 2024

Bạn vừa nhận được thư mời phỏng vấn? Chúc mừng bạn! Bây giờ bạn cần làm một việc quan trọng là viết email phản hồi. Đây là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng. Hãy cùng Blog Vieclam.net khám phá cách trả lời thư mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp và ghi điểm với nhà tuyển dụng.

1. Cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt chuyên nghiệp

1.1. Cách xác nhận mail phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Dưới đây là cách trả lời thư mời phỏng vấn qua email theo từng bước chi tiết mà bạn cần nắm rõ:

* Tiêu đề email phản hồi

Chọn tiêu đề email phản hồi phỏng vấn là bước quan trọng đầu tiên, quyết định ấn tượng của bạn với nhà tuyển dụng. Một tiêu đề ngắn gọn, cụ thể và chứa đựng thông tin cần thiết sẽ giúp email của bạn nổi bật. 

Điều này không chỉ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện email của bạn, mà còn thể hiện sự chú trọng và nghiêm túc trong từng chi tiết. Thêm thông tin cá nhân vào tiêu đề cũng là một lợi thế, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại và nhớ đến bạn. 

Ví dụ, bạn có thể viết “Phản hồi lời mời Phỏng Vấn – [Họ tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Thời gian phỏng vấn]”.

• Mẫu tiêu đề email phản hồi:
  • Phản hồi lời mời Phỏng Vấn – Nguyễn Văn A – Kế toán viên – Ngày 15/02/2024
  • Phản hồi lời mời Phỏng Vấn – Trần Thị B – Chuyên viên Quảng cáo trực tuyến – Ngày 20/02/2024

* Lời mở đầu

Bắt đầu email của bạn với lời chào lịch sự và thân thiện, như “Kính gửi [Tên người nhận],” hoặc “Xin chào [Tên người nhận],”. Một câu chào mở đầu tinh tế, chẳng hạn như “Chúc quý Công ty một ngày mới tốt lành.” không chỉ thể hiện sự lịch thiệp mà còn tạo sự gần gũi và thân thiện.

Mẫu lời mở đầu:

• Mẫu 1:

Kính gửi [Tên người nhận],

Chúc quý Công ty một ngày mới tốt lành. Em rất vui và cảm ơn vì đã nhận được lời mời phỏng vấn từ [Tên Công Ty] cho vị trí Kế toán viên vào ngày 15/02/2024. Em rất mong được gặp các anh chị HR và đội ngũ của công ty để thảo luận thêm về cơ hội này.

• Mẫu 2:

Xin chào [Tên người nhận],

Em rất vui và phấn khích khi nhận được thông báo về lời mời phỏng vấn từ [Tên Công Ty] cho vị trí Chuyên viên Quảng cáo trực tuyến vào ngày 20/02/2024. Em kính chúc một ngày tốt đẹp đến với anh/chị và toàn bộ các thành viên của công ty.

* Lời cảm ơn

Trong email xác nhận tham gia phỏng vấn gửi đến nhà tuyển dụng, việc bày tỏ lòng biết ơn là không thể thiếu. Điều này thể hiện sự quan tâm và trân trọng của bạn đối với cơ hội này. Dưới đây là ví dụ về cách thể hiện sự biết ơn và hào hứng với cơ hội tham gia buổi phỏng vấn:

• “Em muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về lời mời tham gia cuộc phỏng vấn vị trí [Tên Vị Trí] tại [Tên Công Ty]. Sự quan tâm và cơ hội này đối với em thật sự quý báu.”
• “Em xin gửi lời cảm ơn chân thành vì đã nhận được lời mời tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị Trí] tại [Tên Công Ty]. Đây là một cơ hội tuyệt vời và em rất háo hứng với nó.”
• “Em rất vui mừng và trân trọng lời mời tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị Trí]. Xin chân thành cảm ơn [Tên Công Ty] đã trao cho em cơ hội này.

* Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn

Trong phần này, hãy rõ ràng trình bày lý do bạn soạn thảo email phản hồi. Ví dụ, “Email này được gửi để xác nhận sự tham gia của tôi trong buổi phỏng vấn đã được lên lịch.” Hoặc, “Tôi mong muốn xác nhận các chi tiết về buổi phỏng vấn sắp tới, bao gồm thời gian, địa điểm và ngày.”

Nếu có thông tin cụ thể cần được làm rõ, hãy đề cập tới chúng trong phần này. Điều quan trọng là thông tin phải được trình bày một cách dễ hiểu và chính xác.

* Trao đổi thông tin

Khi bạn đã xác nhận tham gia buổi phỏng vấn và muốn bày tỏ lòng cảm ơn, một phần quan trọng cần có là trao đổi thông tin. Đây là cơ hội để bạn làm rõ bất kỳ thắc mắc hoặc cần thông tin chi tiết hơn về buổi phỏng vấn.

Khi đặt câu hỏi hoặc thắc mắc, hãy giữ ngôn ngữ lịch sự và rõ ràng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ mong muốn của bạn.

• Ví dụ:
  • “Em muốn xác nhận địa điểm cụ thể cho buổi phỏng vấn.”
  • “Liệu có yêu cầu cụ thể nào về tài liệu hoặc chuẩn bị mà em nên biết trước buổi phỏng vấn không?”

* Lời cảm ơn

Đối với email xác nhận tham gia phỏng vấn khi gửi cho nhà tuyển dụng, lời cảm ơn là một yếu tố quan trọng nên có. Việc này thể hiện rằng bạn rất quan tâm đến vị trí đang ứng tuyển và trân trọng cơ hội mà nhà tuyển dụng mang tới. Vì vậy bạn hãy thể hiện lòng biết ơn và sự cảm kích của mình với cơ hội tham gia buổi phỏng vấn.

Ví dụ:

• “Em muốn bày tỏ lòng biết ơn về lời mời phỏng vấn vị trí Nhân viên Thiết kế đồ họa mà công ty dành cho em. Em rất vui mừng khi được nhận cơ hội này.”
• “Em xin gửi lời cảm ơn chân thành vì quý công ty đã gửi lời mời tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên kế toán.”
• “Em rất vui và trân trọng cơ hội tham dự buổi phỏng vấn mà quý công ty đã dành cho em.”

* Chữ ký email

Cuối cùng, hãy kết thúc bằng chữ ký cá nhân. Chữ ký nên bao gồm tên đầy đủ của bạn, thông tin liên lạc như số điện thoại và địa chỉ email. Điều này giúp người nhận dễ dàng liên lạc với bạn nếu cần.

• Ví dụ chữ ký:

Trân trọng,

[Nguyen Van B]

Số điện thoại: [Số điện thoại]

Email: [Email của bạn]

Chữ ký cuối email không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo rằng thông tin liên lạc của bạn sẵn sàng và dễ dàng truy cập.

1.2. Cách từ chối Mail phỏng vấn khéo léo

Nếu bạn không có ý định nhận việc thì có thể tham khảo cách viết email từ chối phỏng vấn khéo léo, không gây mất lòng nhà tuyển dụng theo mẫu dưới đây.

* Tiêu đề thư từ chối phỏng vấn

Chọn tiêu đề thư từ chối phỏng vấn cần được thực hiện một cách cẩn thận và tôn trọng. Tiêu đề cần phản ánh rõ ràng mục đích của email mà vẫn giữ được sự lịch sự. 

Ví dụ, bạn có thể sử dụng tiêu đề như “Lời cảm ơn và từ chối lời mời phỏng vấn – [Tên bạn]”.

* Lời mở đầu

Bắt đầu thư bằng một lời chào hỏi lịch sự, tạo cảm giác tôn trọng và chân thành. Ví dụ: “Kính gửi [Tên người nhận],” hoặc “Chào [Tên người nhận],”. Một lời chào hỏi chân thành sẽ đặt nền tảng tích cực cho thông điệp bạn muốn truyền đạt.

* Lời cảm ơn

Dù bạn đang từ chối lời mời, việc bày tỏ lòng biết ơn doanh nghiệp đã tạo cơ hội phỏng vấn là rất quan trọng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt. 

Ví dụ: “Xin cảm ơn sâu sắc vì đã cân nhắc tôi cho vị trí [tên vị trí]. Tôi đánh giá cao sự quan tâm và cơ hội mà quý công ty đã dành cho tôi.”

* Lý do từ chối phỏng vấn

Khi đề cập đến lý do từ chối, hãy trình bày một cách chân thành nhưng vẫn giữ được sự tế nhị. Các lý do có thể bao gồm: đã chấp nhận lời mời từ một công ty khác, thay đổi trong hoàn cảnh cá nhân, hoặc bạn cảm thấy vị trí không hoàn toàn phù hợp với kỹ năng hoặc mục tiêu nghề nghiệp của mình. 

Ví dụ: “Sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi đã quyết định chấp nhận một lời đề nghị khác mà tôi cảm thấy phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của mình.”

* Lời chúc

Kết thúc email bằng lời chúc tốt lành, thể hiện sự tôn trọng và mong muốn thành công cho họ. Ví dụ: “Tôi chúc quý công ty mọi điều tốt lành và hy vọng có cơ hội hợp tác trong tương lai.”

* Tạo dựng mối quan hệ, giữ liên lạc

Ngay cả khi từ chối, việc duy trì mối quan hệ và cánh cửa mở cho tương lai là rất quan trọng. Bạn có thể nói, “Tôi mong rằng chúng ta có thể duy trì liên hệ và hợp tác trong các cơ hội tương lai.” 

Điều này thể hiện bạn mở lòng với các cơ hội tương lai và trân trọng mối quan hệ với nhà tuyển dụng.

Ví dụ minh họa

Xem thêm: Cách trả lời thư phỏng vấn bằng tiếng Anh ấn tượng nhất

2. Tham khảo một số mẫu trả lời thư mời phỏng vấn hay

Mẫu 1: Xác nhận và bày tỏ sự cảm kích

Nguồn tham khảo: Top CV

Mẫu 2: Xác nhận và mong muốn cung cấp thêm chi tiết

Mẫu 3: Xác nhận tham gia phỏng vấn

Nguồn tham khảo: Top CV

Mẫu 4: Xác nhận tham gia phỏng vấn

Nguồn tham khảo: Top CV

Xem thêm: Gợi ý cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn chắc chắn được phản hồi

3. Những lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn mà bạn nên nhớ

3.1. Những điều nên làm

Sử dụng tính năng “trả lời tất cả” (Reply All)

Trong trường hợp email mời phỏng vấn được gửi đến bạn và cả những người khác trong công ty, bạn nên sử dụng tính năng “Trả lời tất cả” khi phản hồi. Điều này đảm bảo mọi người liên quan đều nhận được câu trả lời của bạn. 

Tuy nhiên, nếu trong thư mời có hướng dẫn cụ thể yêu cầu bạn phản hồi đến một địa chỉ email nhất định, hãy tuân thủ theo đó. Việc này thể hiện bạn đã chú ý đọc kỹ thông tin và tuân theo hướng dẫn một cách chính xác.

Ghi rõ tên họ trong dòng tiêu đề của Email

Khi soạn tiêu đề email xác nhận phỏng vấn, hãy chắc chắn bao gồm tên của bạn. Nhà tuyển dụng có thể đang xử lý nhiều cuộc phỏng vấn cùng một lúc, vì vậy việc thêm tên vào tiêu đề sẽ giúp họ dễ dàng nhận ra và sắp xếp các email. 

Một cấu trúc tiêu đề hiệu quả có thể là “Xác nhận phỏng vấn vị trí [Tên Công Việc] – [Tên Của Bạn]”. Điều này cũng rất có ích nếu email của bạn sau đó được chuyển tiếp đến người phỏng vấn hoặc quản lý tương lai của bạn.

Lời chào và Lời cảm ơn trong thư xác nhận phỏng vấn

Khi bạn viết thư xác nhận phỏng vấn, mở đầu bằng cách sử dụng cụm từ “Kính gửi ông/bà” nếu thư bằng tiếng Anh, hoặc “Kính chào anh/chị” nếu thư bằng tiếng Việt, kèm theo tên của người đã gửi thư mời bạn. Cách chào này thể hiện sự tôn trọng và chân thành đối với người bạn chưa từng gặp, đồng thời bày tỏ sự lịch sự trong giao tiếp. 

Đừng quên bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với lời mời phỏng vấn và thể hiện sự hứng thú trong việc khám phá thêm về vị trí bạn đang ứng tuyển.

Chọn thời gian phỏng vấn

Trong trường hợp nhà tuyển dụng cung cấp nhiều lựa chọn về thời gian phỏng vấn, hãy lựa chọn một thời điểm phù hợp nhất với lịch trình của bạn. Nếu có thể, hãy ưu tiên chọn giữa buổi sáng và tránh các ngày đầu tuần hoặc cuối tuần như thứ Hai và thứ Sáu, bởi đây thường là những thời điểm mọi người dễ bị phân tâm. 

Nếu nhà tuyển dụng không đề xuất thời gian cụ thể, hãy chủ động đề xuất một hoặc hai khung giờ mà bạn cảm thấy thoải mái nhất khi trả lời thư mời phỏng vấn.

Tìm hiểu thông tin cần thiết trước phỏng vấn

Khi nhận được email mời phỏng vấn, thông thường bạn sẽ được thông báo về các chi tiết cần thiết như tên và vị trí của người sẽ phỏng vấn bạn, hình thức phỏng vấn (qua điện thoại, video, hoặc trực tiếp), cũng như thời gian và địa điểm cụ thể. 

Ngoài ra, có thể có hướng dẫn về cách di chuyển đến địa điểm phỏng vấn, yêu cầu về hồ sơ xin việc và quy định về trang phục. Nếu những thông tin này không được đề cập rõ trong email, bạn hoàn toàn có quyền hỏi lại nhà tuyển dụng trong email xác nhận của mình. Hiểu rõ những chi tiết này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và tăng cơ hội thành công.

Đồng thời, đừng quên hỏi nhà tuyển dụng xem bạn cần mang theo tài liệu nào khác đến buổi phỏng vấn. Các nhà tuyển dụng thường ấn tượng với những ứng viên chuẩn bị kỹ càng, bao gồm cả việc mang theo các bài viết, dự án hoặc mẫu sản phẩm liên quan. 

Kể cả khi nhà tuyển dụng không yêu cầu, việc bạn tự nguyện mang theo những tài liệu này có thể thể hiện sự nỗ lực và sẵn sàng của bạn cho vị trí bạn đang ứng tuyển.

3.2. Những điều cần tránh

Nếu bạn đã nắm bắt các lời khuyên trước đó, bạn sẽ biết cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Việt để nhanh chóng đặt lịch phỏng vấn và tạo ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để tránh mắc lỗi khi thực hiện:

Đầu tiên, hãy phản hồi email mời phỏng vấn càng sớm càng tốt. Bạn nên cố gắng trả lời trong vòng 24-48 giờ. Không cần phải liên tục kiểm tra email, nhưng việc để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu không phải là một lựa chọn tốt.

Thứ hai, khi trả lời email, nếu nhà tuyển dụng không đề cập cụ thể, hãy chủ động đề xuất ít nhất một khung thời gian bạn có sẵn để tham gia phỏng vấn. Điều này thể hiện bạn là một người chủ động và có khả năng giao tiếp tốt. Hãy cung cấp nhiều lựa chọn thời gian để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng sắp xếp lịch trình.

Cuối cùng, việc đọc kỹ lưỡng email trước khi gửi là vô cùng quan trọng. Mặc dù một lỗi đánh máy hoặc chính tả nhỏ có thể không khiến bạn mất cơ hội, nhưng nó có thể tạo ra ấn tượng không tốt. Do đó, hãy kiểm tra kỹ lưỡng email của mình để tránh những sai sót không mong muốn. Một mẹo nhỏ là đọc email từ trên xuống dưới và ngược lại, giúp bạn phát hiện ra nhiều lỗi hơn.

Như vậy, bạn đã được trang bị với các bước cụ thể và hữu ích về cách trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp. Thông qua việc áp dụng những hướng dẫn này, bạn không chỉ thể hiện sự tôn trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng, mà còn nâng cao cơ hội của mình trong mỗi cuộc phỏng vấn. Từ đó giúp bạn thành công trong quá trình tìm việc làm. Cuối cùng, đừng quên truy cập vieclam.net để tìm hiểu thêm các kiến thức về phỏng vấn, phát triển bản thân… và các tin tuyển dụng việc làm sớm nhất.

Có thể bạn quan tâm:

• Cách viết thư xin việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất năm 2024
• Cách viết email gửi CV “ghi điểm tuyệt đối” với nhà tuyển dụng
• Bỏ túi cách trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp và khéo léo
• Gợi ý cách viết email từ chối nhận việc lịch sự, tinh tế