Nhân viên lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp đón và hỗ trợ khách hàng. Khả năng giao tiếp và ứng xử của nhân viên lễ tân có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của doanh nghiệp. Ngày nay cũng có nhiều bạn trẻ quan tâm đến nghề nghiệp này. Bài viết dưới đây Vieclam.net sẽ liệt kê những công việc thường gặp trong bảng mô tả công việc lễ tân. Cùng theo dõi nhé!
Mục lục
I. Nhân viên lễ tân là gì?
Nhân viên lễ tân (Receptionist) là người đầu tiên chào đón khách hàng khi họ đến doanh nghiệp. Vị trí lễ tân thuộc bộ phận FO (front office) có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng check in, check out và thực hiện các công việc liên quan đến hành chính văn thư và nhân sự,…
Cách thể hiện của nhân viên lễ tân được xem là những tiêu chí đầu tiên đại diện cho chất lượng dịch vụ và hình ảnh của doanh nghiệp. Thường thì bạn sẽ thấy bàn lễ tân đặt ở vị trí trung tâm, ngay cửa vào khi đến các công ty hoặc doanh nghiệp.
Xem thêm: Việc làm thời vụ là gì? Top 10 công việc thời vụ lương cao
II. Bảng mô tả công việc lễ tân
Hiện nay, vị trí lễ tân có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề và đặc thù của từng công ty. Tuy nhiên, các công việc cơ bản của lễ tân thường bao gồm:
1. Tiếp đón khách hàng
Đây là công việc đầu tiên cũng là công việc quan trọng của vị trí nhân viên lễ tân. Việc đón tiếp khách hàng tốt sẽ bao gồm các nhiệm vụ chính như:
- Chào đón khách hàng với thái độ vui vẻ và niềm nở.
- Khéo léo, tinh tế để khiến khách hàng thoải mái khi đặt chân vào doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn, chỉ dẫn cho khách hàng
Sau khi đón tiếp khách hàng, nhân viên lễ tân cần hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng. Dưới đây là một số công việc cụ thể:
- Thu thập, tiếp nhận thông tin và nhu cầu của khách hàng.
- Hướng dẫn khách hàng đến khu vực họ cần (vị trí thang máy, số phòng, văn phòng,…)
3. Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi
Gần giống vai trò như một nhân viên chăm sóc khách hàng, lễ tân thực hiện tiếp nhận và giải quyết các nhu cầu của khách hàng qua điện thoại. Cụ thể bao gồm các việc như:
- Tiếp nhận thông tin các cuộc gọi đến từ khách hàng, đối tác,…
- Chuyển thông tin cuộc gọi đến bộ phận có liên quan để xử lý.
4. Giải đáp thắc mắc của khách hàng
Bên cạnh kênh chăm sóc khách hàng là hotline thì nhân viên lễ tân cần trực các kênh online nhằm giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng. Họ sẽ phải thực hiện các công việc như:
- Kịp thời giải đáp những khiếu nại, thắc mắc của khách hàng qua các nền tảng Facebook, Zalo, Instagram, Skype, Twitter,…
- Hỗ trợ khách hàng trực tiếp hoặc online những sự cố khách hàng gặp phải.
5. Lưu trữ các thông tin của khách hàng
Số lượng khách hàng của mỗi doanh nghiệp là rất nhiều và đôi khi cần tìm kiếm thông tin của khách hàng thì việc tra soát rất mất thời gian. Vì vậy nhân viên lễ tân có nhiệm vụ lưu trữ một cách khoa học và bảo mật thông tin khách hàng. Cụ thể:
- Lưu trữ, cập nhật thường xuyên các thông tin của khách hàng.
- Ghi nhận nhật ký các email đến và đi, các cuộc gọi để đảm bảo sự chính xác.
6. Hỗ trợ văn phòng hành chính
Thông thường tại các doanh nghiệp, bộ phận lễ tân ngoài làm các công việc chính của mình sẽ hỗ trợ thêm các công việc hành chính, chẳng hạn như:
- Quản lý và chịu trách nhiệm lên kế hoạch mua mới văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ scan, photo, fax,… tài liệu khi được nhờ.
- Nhập dữ liệu hoặc các công việc hành chính khác khi cần
7. Phối hợp với các bộ phận khác
Các bộ phận trong công ty có liên quan mật thiết đến nhau, vì thế bộ phận lễ tân cũng nên phối hợp với những bộ phận khác nhằm linh hoạt hơn trong xử lý vấn đề. Do đó, ở vị trí này cũng cần phải thực hiện các việc như:
- Tương tác và phối hợp với nhân viên của các phòng ban khác kịp thời nắm bắt các thông tin của doanh nghiệp.
- Sẵn sàng hỗ trợ giải quyết các công việc chung khi có phát sinh bất ngờ.
III. Mức thu nhập của nhân viên lễ tân
Nhiều người cho rằng công việc lễ tân là một công việc “nhẹ nhàng, lương cao”. Tuy nhiên, mức lương của nhân viên lễ tân phụ thuộc vào tính chất của ngành nghề và quy mô của công ty. Nhiệm vụ của một lễ tân thường không có giới hạn cụ thể, bao gồm việc đón tiếp khách hàng, quản lý thông tin và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến lễ tân.
Hiện nay, lương của nhân viên lễ tân khá ổn định và áp lực công việc không quá lớn. Cụ thể, mức lương cho vị trí lễ tân thường dao động từ 6.000.000 đến 10.000.000 VNĐ/tháng, tùy thuộc vào vị trí và quy mô của công ty.
Xem thêm: Top những mẫu CV Marketing chuyên nghiệp, tạo hứng thú cho nhà tuyển dụng
IV. Yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm đối với công việc lễ tân
Đối với vị trí nhân viên lễ tân, thông thường sẽ yêu cầu ứng viên cần có một số kinh nghiệm có liên quan như hành chính nhân sự, chăm sóc khách hàng,… Bên cạnh đó còn yêu cầu các kỹ năng về giao tiếp, xử lý tình huống linh hoạt. Dưới đây là chi tiết các yêu cầu kinh nghiệm và kỹ năng cho công việc lễ tân:
* Yêu cầu về kinh nghiệm:
Để ứng tuyển nhân viên lễ tân, bạn cần có các kinh nghiệm về kiến thức chuyên môn, ngoại hình,… như dưới đây:
- Cần có kinh nghiệm tương đương hoặc liên quan đến hành chính và nhân sự.
- Yêu cầu trình độ ngoại ngữ tốt và khả năng giao tiếp linh hoạt.
- Có ngoại hình ưa nhìn, thân thiện và tác phong chuyên nghiệp.
- Sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng và thiết bị như máy in, máy fax.
- Đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng.
* Yêu cầu về kỹ năng:
Bên cạnh các yêu cầu về kinh nghiệm kể trên, vị trí lễ tân cũng yêu cầu các kỹ năng cần thiết như:
- Lên kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và quản lý thời gian hiệu quả.
- Khả năng giao tiếp thành thạo, thân thiện, chuyên nghiệp, cả bằng lời nói và viết.
- Kỹ năng lắng nghe, tổng hợp thông tin và đưa ra giải pháp vấn đề.
- Quản lý nhiều công việc cùng một lúc, bao gồm trả lời điện thoại, chào đón khách và xử lý các yêu cầu.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả cho các vấn đề hoặc thách thức.
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng, đảm bảo khách hàng nhận được sự quan tâm, được hỗ trợ kịp thời và cảm thấy hài lòng với dịch vụ.
- Kỹ năng thích ứng và linh hoạt, nhạy bén để thích ứng với các tình huống khác nhau.
- Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả với các đồng nghiệp và bộ phận khác để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
V. Tìm công việc lễ tân ở đâu?
Khi tìm công việc lễ tân, bạn nên lựa chọn những nguồn tuyển dụng uy tín. Bởi nếu lựa chọn các nền tảng không chính thống sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian, công sức và thậm chí là lộ thông tin cá nhân. Dưới đây là một số kênh uy tín mà bạn có thể tham khảo để tìm công việc lễ tân:
- Vieclam.net: Vieclam.net là một trong những trang web tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam. Trang này cung cấp hàng ngàn việc làm từ các công ty uy tín. Bạn có thể tạo hồ sơ chuyên nghiệp và tìm việc làm phù hợp với mình trên Vieclam.net.
- Muaban.net: Muaban.net không chỉ là nơi để mua bán hàng hóa, mà còn có mục tìm việc làm. Các việc làm tại website này vô cùng đa dạng, không chỉ lễ tân mà bạn còn có thể tìm kiếm công việc ở những lĩnh vực khác.
- Mạng xã hội: Mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, và Zalo cũng là nơi bạn có thể tìm kiếm việc làm. Hãy tham gia các nhóm chuyên về việc làm hoặc theo dõi các trang công ty trên mạng xã hội để cập nhật thông tin về việc làm.
- Bạn bè, người thân: Đừng ngần ngại hỏi bạn bè, người thân hoặc người quen có thông tin về việc làm lễ tân. Thỉnh thoảng, chính các mối quan hệ xung quanh bạn sẽ giúp bạn có được những cơ hội việc làm tốt.
- Trang web của thương hiệu: Truy cập trực tiếp trang web của các tổ chức để xem thông tin tuyển dụng. Hiện tại cũng có nhiều công ty đăng tải thông tin việc làm trực tiếp trên trang web của họ.
Lời kết
Nhìn chung, ngành nghề này khá đa dạng công việc và có thể làm việc ở nhiều môi trường khác nhau. Bài viết trên của Vieclam.net đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mô tả công việc lễ tân. Nếu bạn đam mê công việc này, hãy chuẩn bị hồ sơ và đăng ký ứng tuyển ngay trên trang web của Vieclam.net nhé. Mong rằng bạn sẽ tìm được công việc như ý muốn.
Tham khảo thêm:
