Giấy giới thiệu thực tập là một trong những giấy tờ quan trọng sinh viên cần chuẩn bị trước khi bắt đầu kỳ thực tập. Để giúp sinh viên chủ động hơn trong quá trình hoàn thiện học phần, Vieclam.net tổng hợp đầy đủ thông tin từ khái niệm, trường hợp cần có, cách viết từng phần đúng chuẩn, đến mẫu giấy giới thiệu thực tập mới nhất có thể tải về và sử dụng ngay.
Mục lục
- I. Giấy giới thiệu thực tập là gì?
- II. Những trường hợp cần giấy giới thiệu thực tập
- III. Hướng dẫn cách viết giấy giới thiệu thực tập chi tiết
- IV. Mẫu giấy giới thiệu thực tập các trường Đại học cho sinh viên
- V. Quy trình xin giấy giới thiệu thực tập từ nhà trường
- VI. Những lỗi thường gặp khi làm giấy giới thiệu thực tập
- VII. Tìm kiếm cơ hội thực tập và việc làm tại Vieclam.net
- VIII. Câu hỏi thường gặp
- Giấy giới thiệu thực tập là gì và dùng để làm gì?
- Sinh viên có bắt buộc phải có giấy giới thiệu thực tập không?
- Giấy giới thiệu thực tập xin ở đâu và ai là người ký xác nhận?
- Cách viết giấy giới thiệu thực tập đúng chuẩn như thế nào?
- Giấy giới thiệu thực tập có thời hạn bao lâu?
- Có thể sử dụng bản scan hoặc photo giấy giới thiệu thực tập không?
- Doanh nghiệp từ chối giấy giới thiệu thực tập thường do những lỗi nào?
I. Giấy giới thiệu thực tập là gì?
Giấy giới thiệu thực tập là văn bản xác nhận sinh viên đủ điều kiện đến thực tập tại doanh nghiệp. Văn bản này đóng vai trò như cầu nối chính thức giữa sinh viên và đơn vị tiếp nhận, giúp công ty yên tâm khi nhận thực tập sinh và phân công công việc phù hợp.
Giấy giới thiệu thực tập này thường được cấp trực tiếp bởi nhà trường (phòng đào tạo, khoa hoặc đoàn khoa tùy từng trường). Thông thường nhà trường sẽ cấp mẫu, sinh viên sẽ in mẫu và chờ nhà trường ký, đóng dấu trước khi mang đến doanh nghiệp thực tập.
II. Những trường hợp cần giấy giới thiệu thực tập
Việc có cần giấy giới thiệu thực tập hay không phụ thuộc vào hai yếu tố chính là quy định của trường và yêu cầu của nơi thực tập. Dưới đây là những trường hợp bắt buộc phải có giấy giới thiệu thực tập:
- Trường yêu cầu sinh viên nộp lại giấy giới thiệu để làm căn cứ tính điểm thực tập.
- Nơi thực tập là cơ quan nhà nước, ngân hàng, bệnh viện hoặc tập đoàn lớn, những đơn vị có quy trình tiếp nhận thực tập sinh chặt chẽ.
- Sinh viên tự xin thực tập bên ngoài và công ty cần xác minh tư cách sinh viên trước khi tiếp nhận.
- Các ngành học đặc thù như luật, tài chính – kế toán, y dược, sư phạm, kỹ thuật thường có yêu cầu cao về giấy tờ xác nhận.
Đối với trường hợp công ty tư nhân nhỏ hoặc startup có quy trình tiếp nhận linh hoạt và nơi thực tập có mối quan hệ quen biết trực tiếp với sinh viên thì không cần giấy giới thiệu. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp không bắt buộc, sinh viên vẫn nên chuẩn bị sẵn giấy giới thiệu thực tập để đề phòng khi đơn vị tiếp nhận yêu cầu bổ sung.
III. Hướng dẫn cách viết giấy giới thiệu thực tập chi tiết
Giấy giới thiệu thực tập thường được trình bày theo mẫu văn bản hành chính của trường hoặc khoa. Khi điền thông tin, bạn nên thực hiện lần lượt từ trên xuống dưới theo các bước sau để tránh thiếu sót và đảm bảo giấy hợp lệ khi nộp cho doanh nghiệp.
Bước 1: Phần Số văn bản và Địa điểm, Thời gian ban hành
Số văn bản (bên trái): Do nhà trường cấp và quản lý theo hệ thống văn thư nội bộ; sinh viên không tự điền phần này.
Địa điểm – thời gian ban hành (bên phải): Ghi theo cấu trúc [Tỉnh/Thành phố], ngày … tháng … năm … Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 10 năm 2025.
Bước 2: Điền tiêu đề giấy giới thiệu
Tiêu đề thường được đặt ở giữa trang và viết in hoa. Bên dưới có thể kèm theo dòng như:
- Tên đơn vị thực tập
- Tên trường
- Giới thiệu sinh viên thực tập
Phần này thường đã được trường soạn sẵn, sinh viên chỉ cần kiểm tra lại trước khi nộp.
Bước 3: Điền thông tin sinh viên
Tiếp theo là phần thông tin cá nhân của sinh viên được giới thiệu đến doanh nghiệp thực tập. Các thông tin cần điền gồm:
- Họ và tên
- Mã số sinh viên
- Lớp
- Khóa học
- Ngành hoặc chuyên ngành đào tạo
Toàn bộ thông tin phải trùng khớp với hồ sơ sinh viên tại trường.
Bước 4: Ghi rõ vị trí hoặc bộ phận thực tập
Thông tin về vị trí thực tập giúp doanh nghiệp dễ dàng phân công người hướng dẫn và công việc phù hợp. Nên ghi cụ thể như:
- Thực tập sinh Marketing
- Thực tập sinh Kế toán
- Thực tập sinh Nhân sự
- Thực tập sinh Công nghệ thông tin
Không nên ghi quá chung chung như thực tập chuyên môn hay thực tập tại công ty.
Bước 5: Điền thời gian thực tập cụ thể
Thời gian thực tập cần được ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nên trình bày theo định dạng: Từ ngày …/…/… đến ngày …/…/…
Không nên ghi chung chung như thực tập hè, thực tập 2 tháng hay thực tập trong học kỳ. Việc ghi cụ thể giúp doanh nghiệp dễ sắp xếp lịch tiếp nhận và quản lý thực tập sinh.
Bước 6: Viết phần đề nghị theo văn phong hành chính
Sau khi nêu thông tin sinh viên và mục đích thực tập, cần có đoạn đề nghị doanh nghiệp hỗ trợ tiếp nhận. Có thể tham khảo cách viết sau:
"Nhà trường kính đề nghị Quý công ty tạo điều kiện tiếp nhận và hướng dẫn sinh viên trong thời gian thực tập tại đơn vị."
Hoặc:
"Kính mong Quý đơn vị tạo điều kiện cho Sinh viên [Họ và tên] hoàn thành chương trình thực tập”
Lưu ý: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, viết ngắn gọn, rõ ràng. Tránh sử dụng văn phong hội thoại hoặc diễn đạt dài dòng.
Bước 7: Kiểm tra chữ ký và dấu xác nhận
Trước khi nộp cho doanh nghiệp, cần kiểm tra phần xác nhận ở cuối văn bản. Giấy giới thiệu thực tập chỉ có giá trị khi:
- Có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Được đóng dấu xác nhận của trường hoặc khoa.
- Có ngày tháng cấp giấy rõ ràng.
Sinh viên lưu ý không nên:
- Tự ký thay người có thẩm quyền.
- Sử dụng chữ ký hoặc con dấu chỉnh sửa bằng phần mềm.
- Nộp bản chưa được xác nhận đầy đủ.
Sau khi hoàn thành đầy đủ các bước trên, hãy rà soát lại toàn bộ thông tin một lần nữa để đảm bảo giấy giới thiệu thực tập chính xác, chuyên nghiệp và được doanh nghiệp tiếp nhận thuận lợi.
IV. Mẫu giấy giới thiệu thực tập các trường Đại học cho sinh viên
Đây là mẫu giấy được cấp cho sinh viên tham gia thực tập theo kế hoạch đào tạo chính thức của trường. Thông thường, khi đến giai đoạn thực tập tốt nghiệp hoặc thực tập chuyên ngành, khoa hoặc phòng đào tạo sẽ chủ động phát hành giấy giới thiệu cho sinh viên mà không cần làm đơn xin riêng.
Dưới đây là mẫu giấy giới thiệu thực tập thường gặp, tương ứng với các trường hợp khác nhau. Sinh viên có thể tham khảo và tải về để sử dụng.
V. Quy trình xin giấy giới thiệu thực tập từ nhà trường
Để xin được giấy giới thiệu thực tập đúng hạn và đầy đủ, sinh viên nên thực hiện theo quy trình các bước dưới đây.
- Xác nhận nơi thực tập trước: Trước khi xin giấy, sinh viên cần có thông tin chính xác về tên công ty và bộ phận sẽ thực tập, vì nhiều trường yêu cầu điền trực tiếp các thông tin này vào giấy giới thiệu.
- Liên hệ phòng đào tạo hoặc văn phòng khoa: Sinh viên đến gặp trực tiếp hoặc liên hệ qua email, điện thoại với phòng đào tạo hoặc văn phòng khoa để hỏi về thủ tục xin giấy giới thiệu thực tập.
- Điền thông tin vào mẫu của trường: Nhận mẫu giấy từ trường (hoặc tải mẫu về từ website khoa), sau đó điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo hướng dẫn.
- Nộp lên khoa hoặc phòng đào tạo để ký và đóng dấu: Sau khi điền xong, sinh viên nộp lại cho khoa hoặc phòng đào tạo. Cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra thông tin, trình lãnh đạo ký và đóng dấu.
- Nhận giấy và mang đến nơi thực tập nộp: Khi đã có giấy giới thiệu hoàn chỉnh, sinh viên mang đến nộp cho bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách tại đơn vị thực tập theo yêu cầu.
Lưu ý: Sinh viên nên xin giấy trước ngày bắt đầu thực tập ít nhất 1 đến 2 tuần. Khoảng thời gian này giúp dự phòng cho các tình huống phòng đào tạo bận việc, lịch ký của lãnh đạo chưa sắp xếp được, hoặc trường hợp cần chỉnh sửa thông tin
VI. Những lỗi thường gặp khi làm giấy giới thiệu thực tập
Trên thực tế, không ít sinh viên bị doanh nghiệp từ chối tiếp nhận hoặc phải làm lại giấy giới thiệu thực tập vì mắc phải những lỗi cơ bản. Dưới đây là năm lỗi phổ biến nhất mà sinh viên cần đặc biệt lưu ý để tránh.
- Sai tên công ty hoặc cơ quan tiếp nhận: Đây là lỗi nghiêm trọng và phổ biến nhất. Chỉ cần sai một chữ cái trong tên doanh nghiệp, giấy giới thiệu có thể bị coi là không hợp lệ. Sinh viên cần kiểm tra kỹ tên đầy đủ và chính xác của đơn vị tiếp nhận trước khi điền.
- Không ghi rõ thời gian hoặc vị trí thực tập: Giấy giới thiệu mà ghi thời gian thực tập mập mờ, không có ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể, hoặc thiếu thông tin về vị trí thực tập sẽ khiến doanh nghiệp khó sắp xếp công việc và dễ bị từ chối.
- Thiếu chữ ký hoặc con dấu của trường: Một số sinh viên vội vàng nộp giấy khi chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền hoặc chưa được đóng dấu đỏ. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền từ chối những giấy tờ chưa hoàn thiện về mặt pháp lý này.
- Xin giấy quá muộn, không kịp nộp cho doanh nghiệp: Nhiều sinh viên đợi đến sát ngày thực tập mới đi xin giấy, dẫn đến tình trạng không có giấy để nộp đúng hạn, ảnh hưởng đến kế hoạch tiếp nhận của doanh nghiệp và tiến độ thực tập của chính mình.
- Dùng giấy cũ của khóa trước rồi tẩy xóa thông tin: Hành vi sử dụng giấy giới thiệu của sinh viên khóa trước, sau đó tẩy xóa hoặc chỉnh sửa thông tin là hành vi gian dối và có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng nếu bị phát hiện. Sinh viên tuyệt đối không nên làm điều này.
VII. Tìm kiếm cơ hội thực tập và việc làm tại Vieclam.net
Nếu bạn đang tìm nơi thực tập hoặc muốn tìm việc sau khi ra trường, hãy tham khảo ngay tin tuyển dụng mới nhất tại Vieclam.net. Nền tảng này cập nhật nhiều tin tuyển dụng thực tập sinh, fresher và việc làm mới tốt nghiệp ở đa dạng ngành nghề, giúp sinh viên dễ dàng tìm được công việc phù hợp với kỹ năng và định hướng của mình.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem thêm các bài hướng dẫn hữu ích trong quá trình viết báo cáo thực tập như cách viết từng phần trong báo cáo, mẫu bìa báo cáo thực tập hoặc cách viết nhật ký thực tập, … Ngoài ra, nếu bạn đang trong quá trình tìm việc có thể tham khảo cách chuẩn bị hồ sơ xin việc, kinh nghiệm tìm việc tại Vieclam.net.
VIII. Câu hỏi thường gặp
-
Giấy giới thiệu thực tập là gì và dùng để làm gì?
Giấy giới thiệu thực tập là văn bản do nhà trường cấp để giới thiệu sinh viên đến doanh nghiệp thực tập. Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp xác nhận sinh viên đang theo học tại trường và hỗ trợ tiếp nhận thực tập đúng quy trình.
-
Sinh viên có bắt buộc phải có giấy giới thiệu thực tập không?
Trong đa số trường hợp thì có. Nhiều doanh nghiệp yêu cầu giấy giới thiệu thực tập để xác minh thông tin sinh viên trước khi tiếp nhận. Ngoài ra, đây cũng là giấy tờ thường được nhà trường yêu cầu trong quá trình thực tập.
-
Giấy giới thiệu thực tập xin ở đâu và ai là người ký xác nhận?
Sinh viên thường xin giấy tại phòng đào tạo, phòng công tác sinh viên hoặc khoa chuyên ngành. Người ký xác nhận thường là đại diện nhà trường như trưởng khoa, giảng viên phụ trách hoặc ban giám hiệu tùy theo quy định từng trường.
-
Cách viết giấy giới thiệu thực tập đúng chuẩn như thế nào?
Giấy cần ghi đầy đủ thông tin sinh viên, tên doanh nghiệp tiếp nhận, thời gian thực tập, vị trí thực tập và phần đề nghị hỗ trợ từ phía nhà trường. Nội dung nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng và đúng văn phong hành chính.
-
Giấy giới thiệu thực tập có thời hạn bao lâu?
Thông thường, giấy giới thiệu thực tập chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian ghi trên giấy. Một số doanh nghiệp có thể yêu cầu giấy được cấp trong thời gian gần, thường không quá 1–3 tháng.
-
Có thể sử dụng bản scan hoặc photo giấy giới thiệu thực tập không?
Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nơi vẫn yêu cầu bản gốc có chữ ký và dấu đỏ để đảm bảo tính hợp lệ. Vì vậy, sinh viên nên chuẩn bị bản giấy chính thức trước khi nộp.
-
Doanh nghiệp từ chối giấy giới thiệu thực tập thường do những lỗi nào?
Những lỗi phổ biến gồm ghi sai tên công ty, thiếu dấu xác nhận, thiếu chữ ký, thông tin không đầy đủ hoặc sử dụng bản scan không hợp lệ. Ngoài ra, việc ghi thời gian thực tập không rõ ràng cũng dễ khiến giấy bị yêu cầu chỉnh sửa.
Giấy giới thiệu thực tập là thủ tục quan trọng giúp sinh viên kết nối với doanh nghiệp và bắt đầu quá trình thực tập thuận lợi hơn. Chỉ cần chuẩn bị đúng mẫu, điền đầy đủ thông tin và đảm bảo tính hợp lệ của văn bản, bạn sẽ hạn chế được tình trạng bị từ chối hoặc phải làm lại nhiều lần. Nếu bạn đang tìm nơi thực tập phù hợp với chuyên ngành của mình, đừng quên truy cập Vieclam.net để cập nhật nhanh hàng nghìn tin tuyển dụng và cơ hội thực tập mới nhất.
Xem thêm:
